Você já ouviu falar de automação de documentos jurídicos, mas ainda não tem certeza se essa tecnologia vai ajudá-lo na sua transformação digital? Este guia foi feito sob medida para você! Compilamos todas as informações relevantes que você precisa saber em definitivo.
A relevância da automação de documentos para o setor jurídico
Primeiro, o setor jurídico é conhecido por seus processos de negócios com uso intensivo de documentos, além disso os tipos de documentos e situações para os quais são usados são os mais diversos, assim como abrangem uma variedade de formas e conteúdos. Neste sentido, a automação inteligente de documentos jurídicos eleva a criação e a gestão de dados ao próximo nível.
Com a ajuda dessa tecnologia, as equipes jurídicas ampliam a sua capacidade de criar, extrair e processar informações de uma ampla variedade de formatos de documentos. Por esse motivo, a automação de documentos tem se mostrado uma das estratégias de digitalização cruciais de todo escritório de advocacia.
E é importante frisar isso, visto que a automação de documentos se tornará, nos próximos anos, não um elemento de competitividade, mas um elemento mínimo para permanecer no mercado. Então, se você quer saber mais sobre automação de documentos jurídicos e o que é importante ter em mente para começar, continue aqui e boa leitura!
2. O que é automação de documentos jurídicos?
Primeiro, a automação de documentos jurídicos está relacionada com a otimização das tarefas de criação e processamento de documentos. Independentemente do tipo de documento criado, a automação é projetada para executar esse trabalho. Além disso, como parte da automação, todos os documentos são armazenados na nuvem e em um fluxo de trabalho.
Assim, a entrada de dados torna mais fácil para qualquer negócio ou organização gerenciar informações e a lógica de ramificação e informações pré-preenchidas. Da mesma forma, melhora a precisão e a eficiência da criação de documentos sem comprometer a segurança dos dados. Isso significa que nenhum documento desaparece nas unidades separadas ou arquivos de e-mail.
Principais valores agregados
Quem implementa a automatização de documentos, percebe que o tempo, dinheiro e papel necessários para gerenciar documentos impressos são reduzidos, visto que o armazenamento de documentos digitais em um local central elimina a necessidade de arquivos físicos no escritório. Ao mesmo tempo, o sistema protege todos os documentos, controlando o acesso ao conteúdo com base no perfil do usuário.
Por último, mas não menos importante, a automação de documentos também melhora a gestão do conhecimento, principalmente no que tange à prevenção de erros, visto que garante consistência e precisão. Portanto, os dados extraídos são mais úteis.
3. Onde é aplicada a automação de documentos jurídicos
Existem alguns pontos importantes a serem considerados ao usar automação de documentos jurídicos. Em primeiro lugar, é fundamental compreender que em um ambiente jurídico e de conformidade, a tecnologia de automação pode ser usada para criar documentos legais, como petições, contratos de trabalho e serviços, acordos de confidencialidade, procurações e muito mais.
Em segundo lugar, quando aplicada e outros setores, a automação de documentos permite operações diversas como solicitar suprimentos, gerenciar equipes e melhorar o atendimento ao cliente e, inclusive, melhorar a negociação.
4. Como funciona um sistema de automação de documentos jurídicos?
Na prática, a automação de documentos é o processo de conversão de tarefas manuais em fluxos de trabalho inteligentes. Quando a criação automática de documentos está em vigor, os departamentos jurídicos criam rotinas não apenas para sua equipe interna, mas para toda a organização.
Esta atividade também é chamada de “montagem de documentos“, visto que é possível gerar rapidamente contratos a partir de um questionário, API ou conjunto de dados carregado. Ademais, os sistemas mais eficientes permitem marcações internamente em uma única versão ativa do documento antes de negociar com sua contraparte.
Um sistema de automação de documentos jurídicos permite:
- Colaboração interna em tempo real;
- Negocie com as contrapartes diretamente na plataforma;
- Histórico de versão e trilha de auditoria;
- Integração de dados otimizada.
Conheça todas as funcionalidades de um sistema de automação. Acesse: Funcionalidades do software de automação de documentos – Avvoka – Parte I
5. Os maiores benefícios da automatização de documentos no setor
Como já sabemos, a necessidade de automatizar documentos aumenta quando as demandas dos usuários por novas funcionalidades e correções devem ser entregues cada vez mais rapidamente. A automação de documentos é hoje um importante suporte e complemento na transformação digital dos escritórios jurídicos e mais uma ferramenta na busca constante pela melhor qualidade.
Temos muito a ganhar automatizando utilizando a tecnologia jurídica para agilizar partes de nossos processos:
- entregas mais rápidas;
- maior qualidade e;
- funcionários mais satisfeitos.
6. Resultados em longo prazo ao automatizar documentos jurídicos
Hoje, o desenvolvimento segue um ritmo de inovação constante e com apenas processos manuais, parece impossível tentar acompanhar essa cadência. E a automação oferece a oportunidade de executar operações mais rapidamente e podem fazer coisas que nós, humanos, não podemos fazer. Por conseguinte, um feedback mais rápido significa que temos um processo simplificado e, no final, é possível se dedicar a atividades mais estratégicas.
Ou seja, a automação pode liberar muitos recursos que podem ser gastos em outro trabalho de qualidade. Menos horas extras também fornecem mais trabalho vinculado a tarefas de criação de valor. Em vez de tarefas de regressão detalhados, demorados e muitas vezes monótonos. Para além disso, a tecnologia também libera mais tempo para insights exploratórios. Quanto mais tempo para explorar um sistema, mais se aprende mais fácil será tomar decisões informadas.
7. Como seu escritório jurídico evolui com a com a automação
1. Eficácia
Em primeiro lugar, um dos maiores benefícios da automação inteligente de documentos é minimizar a intervenção manual. Bastam alguns cliques para:
- criar seus documentos;
- organizar;
- arquivar e;
- analisar dados.
Isso significa que automação aumenta a eficiência geral do fluxo de trabalho diário, visto que organizar seus dados na nuvem também torna a recuperação de informações muito mais rápida e fácil, economizando muitas horas de trabalho.
2. Custos reduzidos
Como já mencionado, as empresas que adotam soluções para automatizar seu fluxo de trabalho reduzem o tempo de processamento e, portanto, os custos de mão de obra. Isso é especialmente verdadeiro para os escritórios e departamentos jurídicos que optam por automatizar a elaboração de seus documentos, visto que economiza custos operacionais ao concluir parte do trabalho em um período de tempo mais curto.
3. Velocidade
A velocidade com que os documentos são criados é um benefício adicional do automação jurídica. O processamento manual leva tempo e esforço. Isso torna o processo sujeito a erros e a equipe não se envolve. Contar com uma solução não só garante resultados sem erros, mas permite que você execute o trabalho em uma fração do tempo.
4. Simplificação de conformidade
À medida que o software de automação jurídica automatiza substancialmente as tarefas demoradas, como entrada de dados e validação de informações, a automação simplifica a conformidade regulatória. Estas soluções deixam um traço digital útil para a auditoria, permitindo assim garantir o cumprimento de procedimentos complexos e também garantem a privacidade dos dados para evitar o uso indevido.
5. Produtividade
Muitas advogados já usam a tecnologia para automatizar fluxos de trabalho, melhorando assim a produtividade geral. A automação de documentos jurídicos solução que agiliza a pesquisa e análise de documentos, pois tudo está em formato digital. A solução permite que os escritórios jurídicos obtenham dados estruturados e pesquisáveis, economizando várias horas na recuperação de dados.
6. Flexibilidade
A automação ajuda as empresas a mobilizarem todos os seus dados e os armazenar em serviços em nuvem ao invés de usar soluções convencionais de armazenamento de dados. A vantagem de armazenar documentos na nuvem é que é possível acessar informações de qualquer lugar do mundo. As equipes podem colaborar mesmo se estiverem em lugares diferentes.
Para finalizar esse conteúdo, podemos concluir que com a digitalização cada vez mais difundida em todos os setores e locais, o uso de tecnologia jurídica e ferramentas avançadas é imperativo para atingir a eficiência do processo que envolve a sua documentação jurídica. Por isso, antes de escolher um prestador de serviço, conheça a sua forma de trabalho e as funcionalidades do sistema para saber o quão profissional é o sistema oferecido.
