Veja aqui 5 dicas para escolher de forma bem-sucedida um software de automação de documentos para a sua empresa ou organização jurídica.

Como escolher um software de automação de documentos?

Sem dúvida, um bom sistema de automação de documentos é essencial para todas as empresas em crescimento. Em algum momento, não será mais uma opção criar e compartilhar e assinar documentos com seus clientes e fornecedores utilizando processos manuais ou desestruturados.

Neste sentido, o software de automação de documentos jurídicos certo pode ajudá-lo a se manter competitivo, permitindo que você:

• Crie documentos rapidamente;
• Tenha uma visão geral de seu fluxo de documentos em todos os momentos;
• Elimine erros e inconsistências na sua documentação;
• Aumente a produtividade de suas equipes.
  

No entanto, não é fácil escolher o sistema de automação certo para sua empresa. Por essas e outras razões, aqui estão 5 dicas importantes para ajudá-lo a navegar nas diversas opções no mercado de tecnologia jurídica e tornar seu projeto de automação um sucesso.

1 – Identifique as necessidades e objetivos do seu negócio

Sempre que você escolhe uma nova solução de tecnologia, é importante ter em mente que o software deve servir à sua estratégia e não o contrário. Então, por que você deseja configurar um sistema de automação? Qual é a sua visão de criação e fluxos de documentos, colaboração, armazenamento, análises, entre outras funcionalidades.

Dependendo dos objetivos traçados e das necessidades identificadas, você poderá definir as funcionalidades alvo do seu sistema. De certa forma, também sabemos que o sistema certo nem sempre é aquele que oferece mais recursos, mas sim aquele que possui todos os recursos essenciais de que você precisa para atingir seus objetivos estratégicos.

Se, por exemplo, deseja que sua equipe colabore em tempo real e todos tenham acesso ao documento, escolha uma solução que permita o uso online e a colaboração em tempo real. Também tenha cuidado, você deve não apenas identificar suas necessidades atuais, mas também antecipar sua evolução. Para não ficar bloqueado pelo seu software após alguns anos, recomendamos que você escolha uma solução escalável .

2. Analise o mercado de software de automação

A oferta em termos de soluções de software de automação é cada vez mais abundante, o que torna a escolha ainda mais difícil. Diante disso, você precisa se apropriar do mercado e comparar as diferentes ofertas ou tipos de ofertas disponíveis.

Determine quais funções você precisa em termos de processo, dinâmica de equipe e entrega. Portanto, como já dito, simplesmente não faz sentido se comprometer com uma variedade de funções padrão ou funções inflexíveis. O que você precisa é de uma solução de automação escalável!

Seus requisitos para um sistema de irão evoluir com sua empresa. Portanto, você precisa garantir que a solução de escolhida possa ser facilmente atualizada para a próxima versão mais sofisticada.

Além disso, deve-se ter em mente que os softwares geralmente contém muitas funções destinadas a atrair uma ampla gama de empresas. Mas por que você deveria pagar por recursos dos quais não precisa ou não usa?

3. Leve em consideração todos os custos em sua comparação

O custo é obviamente um elemento que entra em consideração na escolha do seu software de automação de documentos. Mas tome cuidado para não se concentrar apenas no custo de aquisição (custo da licença ou custo da assinatura).

Você deve planejar os custos adicionais, que variam muito de um editor para outro, ou seja: os custos ocultos. Observe também os custos de instalação para a implantação do software em sua organização (treinamento, configuração, personalização) e suporte na inicialização. Esses custos são geralmente fixos e podem variar. Considere também os custos de manutenção: atualizações, suporte técnico.

Custos importantes a serem levados em consideração:

• O custo do software;
• O custo das licenças de computação em nuvem;
• Suporte de especialistas;
• O custo e o tempo de implementação;
• O custo e o tempo do treinamento;

4. Escolha um software que será facilmente usado pelos seus usuários

Um software de automação de documentos só tem interesse se for aceito e efetivamente utilizado por seus colaboradores. Quanto mais simples for a inicialização de sua ferramenta, mais rápido sua equipe poderá adotá-la e usá-la com eficácia. Logo, preste atenção à experiência do usuário. Um dos critérios mais decisivos na escolha de uma tecnologia é como você se sentirá ao utilizá-lo e como o vivenciará.

O sistema ajuda você? É intuitivo? Ou há algo que o incomoda ou atrapalha? Por exemplo, quantos cliques são necessários para concluir uma tarefa específica? A interface do usuário é agradável e eficiente? Sem dúvidas, a experiência do usuário consiste em tudo isso .

Portanto, quando você assiste a uma demonstração ou testa um sistema de automação, também avalie a interface do usuário do sistema e a facilidade de uso.

5. Escolha um software que faça interface com aplicativos de terceiros

Seu software de automação deve ser integrado ao ambiente tecnológico já existente. Deve ser capaz de se integrar ao seu sistema de informação e às ferramentas digitais utilizadas pela sua empresa. Certifique-se de que o sistema pode ser integrado a outros aplicativos. Sem dúvidas, este é um dos pontos mais importantes a ter em conta na hora de escolher um sistema para o seu negócio.

Afinal, você não adquire uma nova tecnologia para ajudar a otimizar seu negócio! Portanto, você precisa garantir que o sistema se integre a outros aplicativos, como assinaturas eletrônicas, CRM, entre outros.

Para entender melhor a importância da integração entre aplicativos, leia também: Integração Avvoka: crie a estrutura ideal para seu fluxo de documentos.