Com certeza, você já ouviu muitas vezes que o software de automação de documentos responde com flexibilidade ao ambiente de negócios digital e permite o uso mais fácil e preciso de informações em relação aos processos convencionais de elaboração de peças e minutas. Ou ainda, que por meio da criação e compartilhamento perfeito de documentos dentro e fora da empresa, você pode a dimensionar seus negócios ao conquistar mais velocidade, eficiência e segurança em seu departamento jurídico ou escritório.
No entanto, talvez você, assim como a maioria dos empresários, gestores e advogados, entre outros profissionais, faça a seguinte reflexão: “Parece que um aplicativo para automatizar documentos pode realizar muitas tarefas, mas não consigo imaginar como funciona.” De fato, você realmente não sabe o que pode fazer com uma ferramenta sem realmente conhecer ou experimentá-la.
Pensando nisso, elaboramos três artigos explicando cada uma das funcionalidades para que você entenda como utilizar e ter sucesso com a automação de documentos. Confira neste primeiro artigo da série, 10 recursos principais do software Avvoka.
1. Condicionais
Essa funcionalidade permite que você vincule condicionais simples e complexas às respostas do seu questionário. Por meio deste recurso, você pode incluir automaticamente parágrafos e cláusulas, bem como ajustar palavras no singular/plural e gênero.
Em suma, as condicionais ajudam você a deixar mais claro quais informações você precisa em um documento e que lógica e ações você deve realizar para produzir documentos rapidamente com entrada guiada e informações reutilizáveis necessárias para criar os próximos.
2. Autonomear documentos
Com a Avvoka, você poderá autonomear os seus documentos de acordo com a variável escolhida. Esse recurso permite padronizar o título dos documentos baseado em algum campo específico do questionários para ajudá-lo a simplificar as operações de arquivamento e organização.
3. Biblioteca de cláusulas
Com a biblioteca de cláusulas, você pode incorporar as suas principais cláusulas na nossa biblioteca e atualizar todos os modelos de uma única vez. Isto significa que você pode usar esta funcionalidade para registrar exatamente quais campos, parágrafos e seções para cada modelo precisam ser preenchidos ou ajustados como parte dos preparativos do contrato. De modo geral, a sua biblioteca vai conter todas as condições tradicionalmente negociadas que podem ser automaticamente transferidas para petições, contratos e documentos.
4. Workflows
Workflows operam com o objetivo de ajudar você a definir gatilhos e ações nos seus modelos os quais auxiliarão na segurança e celeridade na elaboração dos documentos. Esse recurso da automação propicia mais agilidade na colaboração, à medida que permite a inserção automática de tags nos documentos baseado nas suas respostas, assim como criar fluxos de aprovação e enviar automaticamente os documentos através de e-mails personalizados. Portanto, você pode usar os fluxos de trabalho para aprovar o conteúdo do documento e ampliar a conformidade, orientando e simplificando os processos complexos de criação e armazenamento de documentos.
5. Automação intuitiva
Acima de tudo, a automação da Avvoka não depende de programação! Você pode editar os questionários, modificar as cláusulas e criar workflows em um ambiente simples e intuitivo, sem inserir nenhuma linha de código. Tudo isso porque a Avvoka desenvolveu um editor amigável e escalável para que qualquer usuário tenha a possibilidade de automatizar os seus modelos por conta própria.
6. Formatação
O recurso de formatação possibilita que você mantenha a padronização em todos os seus documentos. Para isso, basta utilizar esse recurso para responder o questionário e criar documentos idênticos aos seus documentos originais. O arquivo docx exportado da plataforma preserva as principais características do seu documento – estilos, tamanho de fonte, tipo de fonte, cor, cabeçalho, rodapé e notas de rodapé. Em outras palavras, a formatação uniforme cria um layout de documento que poderá ser aplicado sem alterações a qualquer documento, evitando a ambiguidade e imprecisões.
7. Operações Matemáticas
O sistema de automação de documentos Avvoca também disponibiliza a criação de operações matemáticas para que você obtenha cálculos executados automáticos baseados nas respostas do seu questionário. Com esse recurso, é mais fácil obter dados significativos dos seus documentos para utilizá-los de forma mais precisa e orientada em seus relatórios.
8. Tags
Com a Avvoka, você também pode incluir tags automaticamente através de workflows para facilitar a gestão dos seus documentos, auxiliando a tomada de decisão. As tags fornecem detalhes sobre um item e facilitam a localização de elementos relacionados que possuem a mesma tag. A marcação é um poderoso recurso do sistema para gerenciar o conteúdo e ajudar na localização de informações relevantes e ajudar a melhorar a pesquisa em seus arquivos jurídicos.
9. Live Demo
O recurso Live Demo foi desenvolvido para você validar o seu questionário e testar suas condicionais e variáveis em um ambiente intuitivo. Isso o ajudará a fazer as perguntas certas e obter o máximo da sua automação. Ou seja, você tem a possibilidade de verificar seu documento antes de colocá-lo em uso. Assim fica fácil configurar suas peças, contratos e minutas de acordo com as suas necessidades e expectativas. Afinal, não existe nada melhor do que “testar antes de implantar”.
10. Listas personalizadas
Por último, mas não menos importante, a Avvoka torna a automação de documentos ainda mais eficiente ao viabilizar a funcionalidade “listas personalizadas”. Essa aplicação permite que você crie um banco de dados com informações específicas e adicione o seu conteúdo automaticamente em seu documento. Assim por meio de um gerenciamento flexível e totalmente automatizado você fornece os parâmetros necessários para a elaboração correta de todo o seu portfólio de documentos jurídicos.
Então, ficou com vontade de experimentar as funcionalidades da nossa lista? Sem dúvidas, aplicativos inteligentes facilitam muitas as coisas em várias áreas de nossa vida pessoal e profissional. Todos nós já experimentamos muitos apps e sabemos como eles podem descomplicar as coisas. E o sistema de automação de documentos é exatamente assim, tem avançado ao longo dos anos para oferecer um maior grau de desempenho e eficiência aos profissionais de todas as áreas e principalmente o jurídico. Se você se interessou, não hesite em solicitar uma demonstração e não esqueça de voltar aqui no blog para conferir todos os recursos da plataforma Avvoka.
