A mudança digital traz a necessidade de mais transparência e eficiência em todos os setores. E os departamentos jurídicos corporativos não são exceção. Aqui estão cinco pontos para uma mudança digital bem-sucedida. 

O direito em tempos (pós) modernos

A transformação digital em todos os campos e atividades econômicas não se trata apenas de uma conjuntura passageira, mas de uma realidade cada vez mais presente e objeto de crescente interesse. Em nossa sociedade em vias de transição e cuja nova concepção de que a tecnologia é o eixo para novas formas de criar, produzir e trabalhar, muito se tem abordado sobre agregar valor aos negócios, redução de custos, automação e eficiência.

Hoje, como é conhecida a Indústria 4.0, os robôs controlados por computador trabalham lado a lado com os funcionários. Os bots operam em rede e trocam informações constantemente, acelerando os processos de desenvolvimento, aquisição, fabricação e vendas. Ou seja, a tecnologia encurta a cadeia de produção, sem reduzir seu valor.

Igualmente, a digitalização está transformando todas as áreas – vendas, RH, Financeiro – e os advogados estão cada vez mais conscientes das mudanças que precisam operar para a manutenção de seu papel e atuação nos departamentos jurídicos. Como um indício dessa mesma transformação no campo jurídico, podemos citar as  Legaltechs, que surgiram por volta de 2015. Essas empresas de tecnologia jurídica têm multiplicado e diversificado o processo de automação e, por conseguinte, motivado a expansão e a incorporação da tecnologia pelos advogados.

Por este ângulo, a crescente atuação das Legaltechs evidencia que já existe a constituição de um público de consumidores de ferramentas digitais cada vez mais extenso no campo jurídico. Contudo, se por um lado, o jurídico está cada vez mais ciente de que deve acompanhar os novos desenvolvimentos tecnológicos, digitalizar seus processos e apostar cada vez mais na convergência do homem e da máquina. Por outro, os advogados também sentem a pressão de lidar com requisitos regulatórios e de conformidade em nível nacional e internacional cada vez mais rígidos e complexos.

Muitos profissionais do direito, por exemplo, se questionam quais as reais ferramentas que precisam “abraçar” para se tornarem mais eficientes e estratégicos, sem se distanciarem da legitimidade da prática jurídica. Isto significa que  ainda persistem muitas dúvidas de como iniciar ou impulsionar as reais mudanças neste setor.

Em última análise, os departamentos jurídicos querem, sobretudo, começar a tornar seus processos mais eficientes e usarem seus conhecimentos especificamente para tarefas complexas. Na opinião dos próprios advogados, de acordo com um estudo da Future Ready Lawyer [2020], as 5 principais tendências que terão impacto nas organizações são:

• Lidar com o aumento da quantidade e complexidade da informação – 72%.
• Foco na melhoria da eficiência e produtividade – 71%.
• Compreender quais tecnologias oferecem o maior valor agregado – 69%.
• Atender as mudanças nas expectativas dos clientes – 68%.
• Questões financeiras, incluindo aumento da concorrência de preços, estruturas de taxas novas/alternativas, economia de custos – 68%.

Dito isso, aqui estão 5 pontos que podem ser considerados pelos advogados que visam implementar uma cultura digital em seus departamentos e  aumentar a importância da sua atuação e exclusividade como profissionais de direito.

1. Reconhecer e superar obstáculos na digitalização

Em primeiro lugar, é importante criar aceitação para a mudança de paradigma e a cooperação entre as equipes para implementar a tecnologia necessária. Estudos mostram claramente que a maioria das corporações não fazem um  planejamento do uso de tecnologia jurídica ou não têm um plano real para lidar com serviços de software. 

Diante disso, os departamentos jurídicos devem buscar a tecnologia, principalmente, como uma unidade de apoio que assume tarefas administrativas demoradas e que são a chave para uma organização digitalizada e eficiente, mas que não substituem o conhecimento. Portanto, os advogados devem saber distinguir diante de tantas possibilidades as que realmente podem ajudá-los a mostrar que também podem ser um departamento que tem a capacidade de reduzir custos e agregar valor aos negócios corporativos.  

2. Repensar a forma como utilizam seus dados 

O segundo segredo para quem trabalha com Direito, ou mesmo qualquer outra área, é transformar dados jurídicos em resultados de negócios. Os dados estão se tornando cada vez mais importantes para empresas em todos os setores. E no campo jurídico, esse evento não é diferente. Embora a maioria das empresas ainda usem dados apenas para análises simples, os dados podem ser coletados para apoiar a implantação de projetos e planejamento financeiro.

Portanto, os advogados podem utilizar os dados de seus contratos para manutenção preventiva, para simulações de processos, avaliar seus clientes existentes e também conquistar novos clientes. As empresas precisam de uma cultura de dados em todas as áreas e os advogados que souberem usá-los podem ajudar as empresas até mesmo a desenvolverem novos modelos de negócios ou novos potenciais de valor agregado.

3. Entender as novas expectativas dos clientes 

Todos sabem que os clientes estão cada vez mais exigentes, por isso os escritórios de advocacia precisam de soluções inovadoras que os ajudem a aumentar sua eficiência e a introduzir modelos de negócios mais competitivos. Os advogados podem e devem utilizar o seu conhecimento de forma rentável e garantir a melhor qualidade de trabalho, baseado em mais agilidade e menos erros, com o uso da tecnologia. 

Ou seja, as mudanças nas expectativas dos clientes em termos de qualidade, atendimento e agilidade apresentam desafios especiais aos escritórios de advocacia. Pode-se dizer que é exatamente nos pontos citados acima que os stakeholders gostariam de ver  as principais mudanças acontecendo. 

4. Mais automação, menos trabalho manual

Como já mencionamos, a maior parte do trabalho em departamentos jurídicos concentra-se na elaboração de contratos e documentos jurídicos. Com o tempo, cada escritório de advocacia acumula um grande volume de documentos. Além disso, esses documentos são frequentemente criados manualmente.

Mas com o software certo, os advogados podem criar modelos de contratos, petições e até documentos jurídicos mais complexos de forma estruturada de acordo com os padrões de qualidade vigentes. Assim as solicitações de informações e assistência jurídica de outros departamentos podem ser gerenciadas e priorizadas com mais eficácia, além de garantir transparência em relação ao que os advogados estão fazendo. 

5. Reduzir os custos e usar os recursos de maneira mais eficiente

Muitos departamentos jurídicos carecem de estruturas e processos claros. Isso torna o trabalho diário dos funcionários mais difícil, porque eles têm que lidar com inúmeras tarefas. Portanto, usar a mão de obra das equipes com mais eficiência é umas das melhores formas de investimento.

Quando as tecnologias digitais executam tarefas repetitivas, a capacidade dos funcionários é liberada. Isso permite que os advogados se concentrem em tarefas mais importantes e aproveitem ao máximo seu potencial, criando uma estrutura profissional autossustentável. 

Por fim, parece compreensível que os recursos humanos podem ser potencializados quando se usa a tecnologia para garantir processos inteligentes e prestar serviços jurídicos com melhor custo-benefício.