A adaptação é, indubitavelmente, a parte mais difícil e mais importante do seu projeto. Fazer com que usuários de qualquer setor adotem novas tecnologias e evitem se livrar delas é um trabalho árduo. Por isso, compilamos, em uma lista, as melhores práticas para garantir que seus usuários se sintam engajados, confortáveis com o novo software e, acima de tudo, saibam como usá-lo em todo o seu potencial!
Aqui estão nossas principais dicas para a introdução de novas tecnologias:
Interoperabilidade ou “aderência”
Seu novo software consegue trabalhar com outras ferramentas ou programas já implementadas? Integra com ferramentas de CRM ou outros recursos de gerenciamento de documentos? Tecnologia jurídica é, com frequência, adotada instantaneamente se puder ser associada com o que os usuários já estão acostumados em seu dia-a-dia!
2. Treinamento, treinamento, treinamento
Uma forte estratégia de integração é vital para a adoção de softwares. Com isso em mente, seu programa de treinamento deve apresentar a nova ferramenta a diferentes partes do negócio de forma gradual. Resumindo, não afogue sua equipe de vendas com um super treinamento de automação técnica, mas não esqueça dos detalhes com sua equipe jurídica. Faça com que suas aulas mostrem a jornada típica do usuário que você gostaria que seus colegas tivessem na plataforma (webinars – seminários online – práticos e salas de aula virtuais são ótimas opções).
3. Ouça seu usuário final
Discussões iniciais com funcionários de diferentes grupos de prática, usuários de negócios ou departamentos facilitam o gerenciamento de mudanças. Quando os usuários sentem que foram consultados desde o início em um projeto que eles participam, a organização é recompensada a longo prazo.
4. O conteúdo impera
Crie materiais de orientação úteis para seus usuários. O uso de várias mídias ajuda a envolver um espectro de diferentes alunos. Em nossa experiência, vídeos curtos de uma página e instruções com narração funcionam melhor. Você está sem ideias? Experimente o ‘Loom’, software de gravação de tela gratuito que facilita a filmagem de vídeos de treinamento rápidos!
5. Crie uma rede de campeões
esse grupo pode atuar como seus superusuários em diferentes unidades de negócios. Ter certeza de que diferentes áreas da empresa tenham campeões, que conheçam o novo software por dentro e por fora, cria uma atmosfera onde os usuários sentem que têm alguém dentro de seu espaço com quem podem esclarecer dúvidas e exprimir suas preocupações.
6. Tenha seus critérios de sucesso definidos com antecedência
Quanto mais rápido o novo software precisa ser em relação aos processos manuais que ele substitui? Se esses indicadores de desempenho não estiverem escritos em algum lugar, é difícil avaliar quão bem ele está trabalhando. Não há melhor prova do que benchmarks (indicadores de desempenho) e comparações que farão outras pessoas dentro de sua empresa quererem usar o software que você escolheu. Sucesso gera sucesso!
7. Defina objetivos e prazos
Nunca se esqueça de que o trabalho geralmente se expande para preencher todo o tempo que você tem. Defina limites temporais práticos e firmes, que forcem seus usuários a reservar um tempo para tentar algo diferente das tarefas usuais do dia-a-dia. Definir prazos efetivos é essencial no processo primário ou de proof-of-concept (prova de conceito, POC). As pressões de entregar outros projetos geralmente atrapalham o teste de novas tecnologias, portanto, certifique-se de que sua equipe verifique adequadamente todas as opções disponíveis antes de tomar uma decisão.
8. Métricas e acompanhamento
Eles fornecem uma boa visão de como seu projeto está indo, e fornecem um direcionamento para seu caso de negócios – seu software é capaz de avaliar quem está usando–o, quem não está “logando”, ou ainda, quem não está se envolvendo? Rastrear o engajamento não é um exercício de apontar o dedo; mas uma maneira de você identificar e ajudar pessoas que podem estar com dificuldades. Em nossa experiência, sessões de acompanhamento ou ‘clínicas’ permitem que usuários os quais não tiveram a melhor experiência na primeira vez se familiarizem com a tecnologia em um ambiente seguro.
9. Recompense seus usuários
Dizem que os adotantes com ótimas experiências se tornam defensores. Recomendamos recompensar os admiradores para incentivar aqueles que ainda não tiveram a oportunidade. ‘Chamadas’ em toda a empresa ou unidade empresarial traz maiores responsabilidades para a equipe júnior, que geralmente é a primeira a incentivar o uso de tecnologia, e de programas no estilo Hall of Fame. Dessa maneira, recompensa-se visivelmente aqueles que estão usando o software e trazendo à tona seus benefícios, o que é uma ótima maneira de vermos os usuários incentivados a continuar usando novas tecnologias.
10. Seja rápido para resolver quaisquer barreiras de adaptação
Assim como em todas as organizações, conflitos e bloqueios normalmente surgem, as barreiras à adoção devem ser resolvidas antecipadamente, durante o POC [Prova de Conceito] ou na fase de feedback. Será que os usuários exigirão um treinamento mais direcionado e personalizado? Vale a pena entrar em contato com usuários em diferentes unidades de negócios com frequência regular? Quem precisa ser tranquilizado, convencido, ou envolvido?
Essas são perguntas importantes que precisam ser feitas regularmente para garantir que a adoção de quaisquer novas ferramentas seja rápida.
Fonte: Avvoka Academy
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