Neste passo a passo, vamos mostrar como implementar a nossa solução de automação de documentos. Se você está está considerando adotar a solução ou em fase de implementação, siga nossas etapas.

Quais as etapas para implementar o seu projeto de automação de documentos?

Um projeto de automação de documentos pode ser dividido nas seguintes áreas principais:

• Consolidação de modelo
• Automação
• Integração
• Teste
• Lançamento

1. Consolidação do modelo

Então você selecionou seus documentos, criou uma estratégia e decidiu quais documentos automatizar. Você abre seu banco de modelos, vê doze tipos diferentes de contratos de trabalho e faz uma das perguntas mais comuns na automação de documentos – devo mantê-los em modelos separados ou mesclá-los?’

A fusão de vários modelos é frequentemente chamada de ‘consolidação de modelos’ ou ‘racionalização de modelos’. Envolve pegar todo o seu universo de tipos conhecidos de ‘Acordo X’ e consolidá-los no número mais baixo que faça sentido. Dessa forma, você pode manter documentos semelhantes no mesmo modelo e automatizá-los para que o usuário final seja orientado a criar o documento perfeito.

Como regra geral, se os documentos compartilharem cerca de dois terços das mesmas disposições (ou poderiam ser se fossem reformulados), eles podem ser alocados nos mesmos modelos. Supondo que todos seus documentos contenham cláusulas padrão e cubram os mesmos tópicos, você criaria um ‘Acordo de Trabalho’ mestre com uma seleção de cláusulas que poderiam ser inseridas.

2. Automação

Agora a parte divertida – começar a automatizar.

Devo “modelar” todos os documentos de uma vez, um por um ou em grupos?

Depois de identificar qual documento você gostaria de modelar, você precisa decidir sobre uma estratégia de automação. Você deve passar os próximos três meses criando modelos e, em seguida, liberar todos os modelos de uma vez? Você deve concentrar seu tempo e atenção em um tipo de contrato por vez?

Então, não existe uma maneira única de fazer isso. Vamos mostrar as diversas formas que você pode fazer isso.

Um por um

Pontos positivos: Toda a equipe do projeto está focada em entregar um único modelo. O foco intensivo da equipe significa que um modelo de alta qualidade provavelmente será concluído em um curto espaço de tempo. Automatizar apenas um modelo por vez é a melhor ideia quando um contrato principal específico precisa ser automatizado e há uma necessidade comercial iminente disso.

Todos os modelos de uma vez

Toda a energia pode ser gasta no processo de modelagem, em vez de gerenciar a implantação e o treinamento em alguns modelos e a automação em outros. A abordagem “all-in-one” pode permitir que você estruture melhor os recursos, pois saberá que as equipes jurídicas e de negócios serão necessárias intensamente por alguns meses, mas depois não haverá mais sobrecarga de trabalho. Há também benefícios potenciais de implantação, pois todo o negócio pode ser treinado ao mesmo tempo.

Grupos

Neste cenário, você pode se concentrar em entregar um grupo de contratos de uma só vez. Fazer lotes de modelos funciona melhor quando feito com tipos de contrato semelhantes ou dentro de uma área de negócios específica.

Agora que você selecionou seus modelos, sua abordagem à automação, mas há uma última coisa a decidir: quais modelos abordar primeiro? Recomendamos começar escolhendo apenas um grupo de três ou quatro modelos de documentos.

Complexidade

A melhor combinação para seu primeiro conjunto de documentos é um grupo composto principalmente de contratos simples e fáceis, mas pelo menos um contrato um pouco mais complexo. É sempre aconselhável obter rapidamente os documentos simples funcionais para ganhos rápidos. Dois ou três documentos simples e um de complexidade média são a combinação perfeita.

3. Use pontos de dados padronizados

Uma parte importante da automação que você deve pensar antes de começar a automatizar seu documento é identificar pontos de dados replicados em seu documento e padronizá-los sempre que possível.

Por que isso é importante? Isso evitará que você tenha que escrever várias perguntas para a mesma condição ou ponto de dados. Não apenas isso, mas melhora enormemente a experiência do usuário final. Lembre-se de que a automação de documentos destina-se a economizar o tempo do usuário final. Ninguém quer gastar uma hora respondendo cinquenta perguntas diferentes quando os mesmos dados podem ser coletados em 5 perguntas diferentes.

4. Integrações

As integrações necessárias dependerão em grande parte de suas ferramentas de software existentes e de como você planeja implementar a ferramenta de automação de documentos escolhida em sua empresa. Você deve procurar receber dados de uma das ferramentas que já usa para preencher os questionários, enviar questionários preenchidos e os dados relevantes para o seu sistema CRM ou integrar-se a uma plataforma de assinatura eletrônica.

As ferramentas já em uso em seu local de trabalho – quais ferramentas você já usa? Se houver uma ferramenta de CRM confiável em toda a sua organização, será importante integrá-la à ferramenta de automação de documentos. Escolher uma ferramenta que se encaixe perfeitamente com o software que você já usa garantirá que você não adicione nenhum trabalho adicional para seus funcionários quando deveria economizar tempo deles.

5. Teste

Você está quase lá agora. Você automatizou seus documentos e eles estão prontos para revolucionar seu fluxo de trabalho. Um passo crucial ainda está por vir – testar. Testar não significa apenas testar o documento você mesmo, mas envolver os usuários finais nos testes.

6. Lançamento

A maneira exata e o momento de sua implantação dependerá da escala do seu projeto. Há algumas coisas que você pode fazer para tornar o lançamento o mais suave possível:

• A comunicação é vital – envie e-mails antecipados e realize chamadas/reuniões de briefing para educar as pessoas sobre o projeto e os cronogramas.
• Lançamento para um grupo piloto – mesmo que você tenha feito todos os testes do mundo, ainda haverá algumas coisas que podem escapar. Para tentar capturar o maior número possível, comece usando um grupo piloto de usuários primeiro.

Chegamos ao fim do nosso passo a passo e, como vimos até aqui, automatizar seus documentos não é tão complexo, principalmente quando você utiliza as nossas ferramentas de automação.

Para saber mais sobre as funcionalidades do software, consulte o artigo Funcionalidades do Software de Automação. Você também pode agendar uma demonstração para conhecer a nossa plataforma, clicando abaixo.