O que são os metadados de um contrato, quais as informações que eles mostram? E por que são importantes? Hoje vamos falar sobre os metadados de seus documentos.

Metadados: o que você precisa saber?

Uma empresa gera uma grande quantidade de dados em sua atividade diária. Provavelmente muitos deles são familiares para você: relatórios, faturas ou contratos, imagens, gráficos, vídeo. Todos esses são formatos com os quais você pode estar familiarizado. O que você pode não saber é que um conceito importante é derivado desses dados ao gerenciá-los: metadados.

Eles estão lá, muitas vezes gerados automaticamente, mas você pode nem ter notado… ou mesmo saber que eles existiam. E, no entanto, eles são muito valiosos e úteis. Quer saber o que são metadados, para que servem e como utilizá-los? Nós explicamos isso em detalhes ao longo deste artigo!

O que são os metadados?

Metadados são os dados utilizados para descrever outros dados, por isso que costumamos denominá-los de “dados que falam sobre dados”, no sentido de que descrevem o conteúdo dos arquivos ou as informações que eles contêm e, por conseguinte, podem dizer muito sobre seus negócios. Ou seja, os metadados são um conjunto de dados que fornece detalhes sobre outro dado;

Sua empresa gera uma grande quantidade de dados em sua atividade diária. Provavelmente muitos deles são familiares para você: textos como relatórios, faturas ou contratos, mas talvez também fotografias, gráficos, talvez um vídeo… São formatos para uso diário, com os quais você está familiarizado.

O que você pode não saber é que um conceito importante é derivado desses dados ao gerenciá-los: metadados. Eles estão lá, muitas vezes gerados automaticamente, mas você pode nem ter notado… ou mesmo saber que eles existiam. E, no entanto, eles são muito valiosos e úteis. Os arquivos que você gera em seu computador, por exemplo, com diferentes programas possuem dados específicos, que é o que você insere, mas também há outra série de dados que descreve outras características do contexto do arquivo, ou seja, alguns metadados sobre os quais você não tem por padrão controle direto.

Por exemplo, se você criar um arquivo do Windows com o Word ou outra ferramenta, poderá escrever o que quiser nele, mas o aplicativo gerará uma série de metadados para esse arquivo. Neles, ele descreverá aspectos como:

• a data em que foi criado;
• o aplicativo exato que você usou;
• data em que você modificou o conteúdo pela última vez.

Quais os tipos de metadados?

Existem várias maneiras de classificar metadados. O mais comum, devido à sua simplicidade, é o proposto pelo US National Information Standards Office (NISO). Segundo esta entidade, os metadados podem ser diferenciados em três categorias:

• metadados utilizados para descobrir e identificar o conteúdo de um dado, com informações úteis para a busca e identificação de arquivos. Inclui conceitos como o título, o autor, os temas abordados, as palavras-chave ou a entidade que o publicou.
• metadados que explicam como os diferentes componentes de um dado são organizados. Refere-se, por exemplo, à ordem das páginas de um livro para formar capítulos e seções.
• metadados que se referem à fonte da informação. Dentro destes, é possível distinguir dois outros subtipos: os de gestão de direitos, que se referem a tudo relacionado à proteção da propriedade intelectual, e os de conservação, que indicam a forma adequada de manter e armazenar um recurso (por exemplo, um os metadados de preservação do livro podem indicar em qual seção da biblioteca ele deve ser armazenado).

Que informações os metadados mostram de seu documentos?

O tipo de informação que você pode obter dos metadados depende muito do tipo de arquivo que você está analisando. Quando se trata de documentos de texto, por exemplo, você verá dados como o aplicativo exato com o qual foram criados, a data em que você o fez e em que conseguiu modificá-lo. Além disso, mostra o título, a formatação, os parágrafos e o número de revisões, além de outras informações, como se é um documento compartilhado.

Para que servem os metadados na organização de seus contratos?

Os metadados têm uma série de aplicações que são muito úteis no trabalho diário. Algumas delas são:

Pesquisa e análise

Os metadados, ao fornecer informações sobre o conteúdo dos dados, ajudam na hora de classificá-los e encontrar o tipo de informação que precisamos em um determinado momento, permitindo economizar tempo ao não precisar consultar os dados em si. Precisamente este é o seu uso mais comum: agilizar a consulta nos motores de busca.

Padronização

Por meio dos metadados, podem ser definidos critérios fixos e comuns para identificar os documentos, eliminando erros e inconsistências, para que seu manuseio diário e compatibilidade seja facilitado caso seja necessário retirá-los de sua empresa e enviá-los a clientes, fornecedores ou outros agentes. Os metadados permitem detectar facilmente informações críticas que você não deseja que saiam da sua empresa, evitando qualquer risco potencial.

Controle de versões

Graças aos metadados é fácil localizar as alterações feitas nos dados originais, por isso será fácil controlar o andamento de um projeto e as diferentes versões que são feitas no mesmo.

Velocidade

Os metadados permitem acessar os dados de forma mais inteligente, trabalhar com mais agilidade, reduzindo o tempo gasto no fornecimento de material e, consequentemente, aumentando a sua produtividade.

Relatórios aprimorados

Os metadados permitem gerenciar relatórios de maior qualidade, o que resultará em uma análise mais confiável dos processos e, portanto, ajudará a aplicar corretamente as medidas corretivas necessárias.

Avaliação

Na forma de metadados, pode ser incluída uma avaliação da qualidade do conteúdo de um documento, o que é muito útil para decidir se vale a pena usá-lo ou não para o projeto que você tem em andamento.

Como a automação de documentos utiliza os metadados?

Como você pode ter percebido, os metadados são uma ferramenta muito eficaz para o gerenciamento diário das informações que você manipula em sua empresa. Graças a eles, a tarefa de implementá-los e estabelecer um banco de dados com o qual você pode acessar rápida e facilmente o que precisa a qualquer momento é bastante simplificada. Por isso, sistemas de automação de documentos como Avvoka levam em consideração os metadados na hora de estruturar os documentos da sua empresa.

O software é capaz de criá-los automaticamente quando necessário e lê-los e interpretá-los com base em suas necessidades a qualquer momento.

Quer saber mais sobre metadados e como eles podem ajudar sua empresa a ter uma gestão mais eficiente de documentos? Não hesite em nos contatar! Estamos à sua disposição para responder a todas as suas perguntas.