Um dos aspectos mais promissores que a tecnologia traz para o local de trabalho é a possibilidade de um escritório verdadeiramente sem papel. Veja aqui como economizar até 80% nos custos com papéis e logística com a automação de documentos!
Automação de documentos como caminho para um futuro sustentável
Sem dúvidas, a redução de papel beneficia o meio ambiente e os negócios, garantindo um futuro mais sustentável para o planeta. A produção de papel, o seu transporte, comercialização, consumo e eliminação de resíduos são um fardo para o ambiente. Não só do ponto de vista da poluição: o consumo de matérias-primas em todo o ciclo de vida do papel é muito elevado. Graças à tecnologia de automação de documentos, o consumo de papel para contratos e documentos tradicionais não é apenas reduzido, mas também completamente eliminado.
Já sabemos que a automação de documentos permite o trabalho remoto, alivia a carga de tarefas administrativas e permite a tomada de decisões inteligentes. Além de todos os seus benefícios, esta solução de tecnologia jurídica proporciona uma redução de custos muito significativa para todos os tipos de empresas, como os custos derivados do consumo de papel em até 80%, visto que a automação pode garantir que todos os seus documentos e informações relacionadas a transações sejam criados, armazenados e compartilhados com precisão e segurança, sem a necessidade de papel.
Interessante, não? Veja como isso é possível!
Automação – a melhor ferramenta ao seu alcance para reduzir o consumo de papel
Um dos departamentos que mais exige papel é o jurídico. O papel é caro – tanto em tempo quanto em recursos – para produzir, e o desperdício de papel é uma preocupação séria em todo o mundo. A saber, quase 90% de todos os documentos de escritório ainda são impressos em papel e até 80% dos processos de uma empresa dependem de caneta e papel. O consumo de papel no Brasil por habitante é de cerca de 50 kg por ano. Isso equivale a mais de 10 mil folhas de sulfite tamanho A4. Não obstante, a PwC aponta que cerca de 1 bilhão de cópias são feitas no mundo todos os dias. Ou seja, o uso de papel continua a ser uma enorme pressão sobre os recursos naturais e corporativos.
Neste cenário, a automação de documentos digitais tem o potencial de reduzir não apenas as despesas, mas a pegada ambiental corporativa. À medida que essa tecnologia é adotada, a tendência é de que os escritórios jurídicos fiquem cada vez mais sem papel. Sem dúvidas, essa é uma prática que se acelerou com o advento da computação em nuvem e da automação e mostrou que há tantos aspectos em que usamos papel no nosso trabalho diário que podem ser reduzidos e facilmente alterados com as ferramentas certas.
É possível reduzir o desperdício de papel com a automação de documentos?
A adoção generalizada do e-mail e da Internet para comunicação, pesquisa e entretenimento já mostrou que reduzir o uso de papel pode gerar aumentos radicais na economia de custos e no impacto ambiental e, sobretudo, que a transição para um cenário de escritório sem papel é muito mais fácil com a ajuda da tecnologia. Para além disso, mudanças incrementais como parte da melhoria do processo podem criar um impacto ainda mais significativo, permitindo o alcance de metas para economizar dinheiro sem afetar a produtividade.
Para isso, é preciso olhar além do e-mail. Se avaliarmos mais a fundo, muitos processos e fluxos de trabalho ainda precisam ser atualizados, principalmente quando se trata de documentos e contratos. Quando ainda criados em processos manuais, distribuídos em cópias impressas, não consomem apenas recursos materiais, mas também desgastes nas equipes causados pela falta de compartilhamento e armazenamento adequados, gerando também redundâncias e erros. Por outro lado, a automação de documentos, além de agilizar a criação e a assinatura, não sendo necessário cópias impressas, tornam as tarefas diárias relacionadas a documentos não apenas digitais, mas totalmente móveis.
Os escritórios passam a trabalhar com outra logística, ou seja, ao acesso a informações essenciais, compartilhamento em tempo real, assim como a possibilidade de modificar e analisar contratos em qualquer lugar. Tudo isso faz com que toda a equipe jurídica use menos papel, não importa onde esteja. Concluindo, ficar sem papel gera mais lucro e produtividade e a automação de documentos digitais é a base do escritório sem papel.
Como você pode ajudar na redução do consumo de papel? A luta para reduzir o desperdício de papel começa com práticas atualizadas e novas tecnologias. Neste cenário de mudanças, cada indivíduo tem o poder de contribuir para mudanças ecológicas e positivas que reduzem o consumo de papel e aumentam a produtividade e os lucros. Portanto, conhecer novas ferramentas que podem contribuir para uma mudança efetiva já é um grande passo em direção ao escritório jurídico do futuro.
