Atualmente, podemos criar, aprovar e enviar documentos de forma totalmente digital e resolver os principais problemas do processo manual. Veja aqui as principais razões para mudar para processos digitais.
7 razões para mudar para a automação de documentos
Cada vez mais as empresas percebem o valor do software de automação de contratos para simplificar e automatizar a criação e aprovação de contratos, mas muitas ainda continuam a usar processos manuais (apesar dos riscos). Mas a exigência de processos mais ágeis e eficientes reformulam a forma como as organizações operam. E processos demorados para criar, compartilhar e revisar documentos têm se tornado um empecilho para as empresas crescerem.
As empresas e escritórios jurídicos que usam processos manuais ou físicos para criar seus contratos se depararam com problemas e a única maneira de resistir e seguir em frente para muitas têm seguido um caminho: a implementação de um sistema ou tecnologia para a automatização de documentos jurídicos e contratos.
Não é de se surpreender que um estudo da Wolters Kluwer realizado em 2020 destacou que as ferramentas de assinatura eletrônica e automação de processos de documentos e contratos estão entre as principais tecnologias em que os profissionais do direito planejam investir (63% e 40% respectivamente).
Pronto para saber mais? Aqui estão 7 motivos que mostram o quanto a automação de documentos pode ser uma escolha estratégica em relação ao processo manual. Vamos lá!
1. Empresas de todos os tamanhos podem se beneficiar
Mesmo as pequenas empresas lidam com muitos documentos diferentes, incluindo contratos e todos os tipos de requisitos jurídicos que precisam ser documentados. Por essa razão, em quase todas as empresas, os colaboradores gastam muito tempo encontrando as informações de que precisam. Os profissionais podem levar 18 minutos para localizar um documento manualmente e gastam 50% do tempo procurando informações. Isso destaca a escala de oportunidade que está disponível para prosperar e livrar as empresas do trabalho manual.
2. A automação de documentos é a chave para a transformação digital
A automação de documentos é uma tendência chave de transformação digital nos departamentos jurídicos e nos mais diferentes setores da economia e departamentos, desde o RH ao financeiro. Essa tecnologia já demonstrou como é essencial para melhorar a eficiência operacional, o que faz com que mais empresas se voltem para a automação de documentos em busca de uma resposta rápida e eficiente com o objetivo de liberar tempo para se concentrar em tarefas mais estratégicas.
3. A capacidade de escalar documentos e reduzir o risco de erro humano
Na grande maioria dos casos, as áreas prioritárias para a automatização dos processos estão relacionadas com a criação e aprovação de documentos, como o processo de preparação inicial e posterior execução. Mas muitas equipes agora usam a automação do trabalho de escritório e fluxo de trabalho para aumentar a produtividade sem perder a conformidade e minimizar o potencial de erros.
4. Segurança de dados
Um dos maiores desafios das empresas atualmente não é somente produzir e entregar documentos de forma rápida e eficiente, mas também manter a segurança de dados de seus clientes. À medida que a tecnologia avança, a segurança da informação também exige mais atenção. Hoje, os dados pessoais são compartilhados em centenas de plataformas. E nunca foi tão importante proteger dados e documentos pessoais confidenciais de acesso não autorizado. Em um processo manual e desestruturado é quase impossível atender às normas de proteção de dados.
5. Extrair todo o potencial dos contratos de negócios
Já faz algum tempo que as empresas começaram a entender que os contratos são ativos exploráveis. E a tecnologia para automatização de documentos tem o potencial de ajudar as empresas a obter maior visibilidade de seus negócios e assumir o controle de todos os seus contratos. Isso torna a elaboração e a revisão de contratos do dia a dia mais fácil, eficiente e produtiva, além de levar a insights valiosos para futuras negociações.
6. Continuidade dos negócios mesmo que remotamente
A realidade pós-pandemia em que estamos vivendo atualmente tornou as soluções de contratos, como o software de automação, essencial para a continuidade dos negócios. À medida que os profissionais jurídicos trabalham cada vez mais remotamente, aumenta a demanda por ferramentas que garantam a condução digital dos processos contratuais.
7. Auditorias e relatórios de desempenho
Para uma trilha de auditoria, nenhum documento comercial é mais importante que um contrato. Mas os processos manuais raramente suportam o registro de eventos exigidos por trilhas de auditoria. Por outro lado, o relatório de desempenho de um contrato pode ser facilmente agregado ao processo quando se usa a automação.
Conclusão: contratos são os pilares de qualquer negócio
Então, como vimos até aqui, a verdadeira questão por que esse tipo de solução é necessário situa-se numa questão muito clara: os contratos são os pilares da empresa. Esses documentos minimizam e gerenciam riscos, relacionamentos e, até certo ponto, receitas. Eles são elaborados e assinados para serem utilizados em benefício de sua empresa e de seus parceiros de negócios e manter esse processo manual pode significar um obstáculo para o seu crescimento.
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