Os bancos e instituições financeiras podem e já estão aproveitando a automação de documentos para se tornarem mais eficiente. Veja como!
Adotando a automação de documentos nos documentos bancários
Um relatório elaborado pela McKinsey, em 2017, identificou o interesse dos bancos em implantar tecnologias de automação para melhorar a produtividade, economia de custos e melhoria nas experiências dos clientes. Hoje, a inércia digital desapareceu e os bancos estão mostrando um interesse crescente em resoluções baseadas em tecnologia.
Aqueles que investiram em automação saíram mais fortes do que nunca e, de acordo com uma pesquisa da Deloitte, “os retardatários ainda têm a chance de superar os concorrentes se tomarem medidas rápidas para a modernização tecnológica”. Com a automação, os bancos reduzem os custos operacionais, ao mesmo tempo em que atuam de forma mais eficiente, com maior resiliência e adaptabilidade ao mercado.
Na postagem do blog desta semana, veremos por que as equipes jurídicas, tanto internas quanto escritórios de advocacia, devem adotar a automação de documentos em seus documentos bancários padrão.
1. Quais documentos bancários padrão você pode automatizar?
Um grande número de documentos bancários é elaborado em uma única transação. Cada um pode ser extremamente complexo, demorado e altamente personalizado para as necessidades dos credores e do mutuário. Automatizar o processo de elaboração evitará a tarefa demorada, desgastante e não tão divertida de atualizar cada campo entre colchetes. Usando tecnologia, como a ferramenta de automação, negociação e análise de documentos da Avvoka, as equipes bancárias podem redigir documentos padronizados respondendo a um questionário.
As equipes bancárias aderem a esta solução porque, ao mesmo tempo que melhora o tempo de elaboração destes documentos, reduz significativamente o risco de erro. Em troca, há um atraso reduzido nas transações e documentos sem falhas. A atualização dinâmica de campos de texto só pode levar você até certo ponto. Assim, a automação de documentos oferece uma infinidade de soluções no processo de elaboração.
Por exemplo, muitas vezes a criação de um único documento pode exigir a elaboração de documentos auxiliares, como atas do conselho. As funções de fluxo de trabalho, como as criadas pela Avvoka, podem criar um pacote de documentos relacionados preenchidos por dados de contrato existentes. Não há necessidade de inserir dados ou fornecer respostas para perguntas que já foram respondidas.
Abaixo está uma lista comum de documentos que podem ser automatizados para o setor bancário e o financeiro:
- Contratos de instalação
- Contratos de empréstimo
- Pareceres legais
- Documentos de segurança
- Autorizações corporativas
- Atas e Resoluções
- Documentação auxiliar
Nesse sentido, a Avvoka pode lidar com documentos jurídicos não somente simples, como também altamente complexos, até mesmo algumas centenas de páginas de um empréstimo sindicalizado. Seja você um banco, seja um escritório de advocacia, há benefícios de longo alcance para automatizar a produção de documentos de empréstimo. Em primeiro lugar, e embora isso possa parecer óbvio, a automação reduz significativamente o tempo necessário para gerar documentos de empréstimo e melhora substancialmente sua qualidade, mitigando o risco de erros.
Em segundo lugar, sob uma plataforma centralizada, a automação oferece um ambiente seguro para transações confidenciais. Cada usuário deve cumprir rigorosos controles de acesso a um servidor separado e seguro, no qual as instituições podem ter sua própria área dedicada.
Ademais, a interface de usuário intuitiva do Avvoka torna a automação acessível e fácil de usar. Com suporte de um amplo conjunto de materiais de treinamento, os usuários podem adotar facilmente a ferramenta e integrá-la à sua pilha e modo de trabalho existentes. Por fim, como a solução pode atender a todo o ciclo de vida do documento, os dados podem ser capturados, estruturados e analisados. Os usuários têm a opção de supervisionar o impacto das alterações regulatórias em seus modelos e aproveitar os dados para informar melhor suas próprias práticas.
2. Como as equipes bancárias e financeiras podem se beneficiar da automação de documentos
A automação não está aqui para substituir o trabalho das equipes bancárias e financeiras. Em vez disso, procura agregar valor reduzindo o trabalho demorado e desgastante que envolve a redação de documentos. Haverá sempre um grande volume de trabalho. Assim, a solução visa ajudar as equipes a extrair o trabalho de alto valor entre o alto volume de documentos. Isso pode ser feito de várias maneiras, melhorando a eficácia. Inevitavelmente, automatizar o processo de redação cria documentos em um ritmo acelerado. Um processo que poderia levar semanas, ou até meses, para redigir documentos inserindo manualmente os precedentes padrão, agora pode levar alguns minutos.
A automação também significa que os usuários podem alterar seus contratos rapidamente. Por um lado, a utilização de um questionário estrutura os dados em cada transação, proporcionando grande visibilidade ao acordo. Enquanto isso, evita que essas informações tenham que ser inseridas novamente no documento. Este é o resultado do uso de pontos de dados inextricavelmente vinculados a uma pergunta, o que significa que os usuários só precisam responder a uma pergunta uma vez para atualizar dinamicamente todos os campos de entrada no contrato.
Muitas vezes as coisas mudam durante uma transação, fazendo com que as equipes bancárias vasculhem os documentos para fazer alterações. Assim, permitimos que nossos usuários voltem ao questionário e façam essas alterações, atualizando automaticamente todo o documento, em questão de cliques e em tempo real.
Precisão
A elaboração manual de documentos apresenta um risco maior de erro. Como você pode imaginar, vasculhar páginas de texto e atualizar campos de texto é exaustivo. Esses pequenos erros, decorrentes do cansaço, podem ser incrivelmente caros mais adiante. Não há necessidade de reescrever a mesma palavra um milhão de vezes. A automação de documentos pode vincular cada campo a uma única pergunta, para que os usuários só precisem escrever essa palavra uma vez. Embora as chances de cometer um erro no questionário sejam pequenas, se um for cometido, é incrivelmente fácil de corrigir. Os usuários podem ter certeza de que as informações inseridas no questionário serão consistentes em todo o documento, garantindo um nível fantástico de precisão.
A automação existe há muito tempo, mas a Avvoka, por exemplo, é única no desenvolvimento de um método intuitivo de automatizar documentos usando, sem códigos, lógica visual. Achamos importante que as equipes jurídicas aprimorem suas incríveis habilidades trabalhando em colaboração com a tecnologia. A lógica codificada por cores da Avvoka permite que as equipes jurídicas revisem documentos e entendam a automação aplicada. À medida que o documento avança em cada revisão e aprovação, há menos necessidade de recorrer a partes externas para alterar o documento. Assim, economiza mais tempo..
Libera capacidade
As equipes financeiras e bancárias podem se sentir frustradas com o tempo gasto na elaboração de documentos transacionais. Frequentemente, devido ao volume de documentos, esse ônus administrativo reduz a capacidade de trabalhos de valor bastante baixo das equipes jurídicas. Pode levar semanas ou meses para criar manualmente um primeiro rascunho, enquanto a automação de documentos pode redigir documentos legais em poucos minutos.
Os funcionários obtêm pouca satisfação fazendo tarefas repetitivas e ficando até tarde, o que aumenta o risco de erros e esgotamento. Quando a tarefa é automatizada, os funcionários têm mais tempo para se concentrarem em trabalhos jurídicos de maior valor. Esse aumento de eficiência trará benefícios consideráveis para a capacidade da empresa de assumir mais trabalhos de um cliente sem precisar trabalhar mais horas. É um ganha-ganha. Por um lado, os colaboradores são mais produtivos e conseguem chegar em casa cedo, por outro, a empresa aumenta a sua capacidade e qualidade dos serviços, aumentando as margens de lucro.
A automação oferece aos clientes mais por menos. Já que as principais informações estão estruturadas claramente no questionário da Avvoka, as equipes jurídicas podem identificar e se concentrar facilmente em trabalhos de alto valor. As equipes jurídicas podem então se concentrar em aspectos mais contenciosos de uma transação, o que melhora a qualidade do aconselhamento jurídico. Os clientes vão gostar de passar mais tempo longe da redação, liberando mais tempo e se concentrando em um melhor serviço.
Acompanhe o status dos documentos
Há um volume enorme de documentos envolvidos em cada questão bancária. Geralmente, esses documentos são passados entre as partes por e-mail e pode ser difícil acompanhar o rascunho mais recente, ou ter que vasculhar as cadeias de e-mail para encontrar os documentos relevantes. A solução baseada em nuvem da Avvoka atua como um único repositório para todos os documentos de uma transação
Esses documentos podem ser marcados ou colocados em pastas, o que facilita a localização dos documentos relevantes relacionados a uma determinada transação, bem como a visualização do andamento desses documentos até a assinatura.
Haja vista que a redação, a colaboração e a negociação de documentos podem ser feitas no Avvoka, criamos uma área de análise que rastreia com precisão a atividade desses documentos em dados valiosos. Essas informações podem ser usadas para identificar o que está se tornando as cláusulas contratuais padrões do mercado, para identificar as cláusulas mais contenciosas de um documento durante a negociação. Consequentemente, a automação oferece uma oportunidade de transformar as informações contidas nos documentos em informações visuais e digeríveis para resultar em decisões mais bem informadas.
Automatize fluxos de trabalho
Os fluxos de trabalho de documentos podem ajudar as equipes bancárias e financeiras de duas maneiras principais: primeiro, na criação de documentos relacionados, e segundo, enviando notificações automáticas a indivíduos sobre o andamento desse documento (por exemplo, chamar aprovadores para revisar o documento).
Neste último, um único assunto bancário provavelmente incluirá muitas pessoas diferentes trabalhando em diversas nuances da transação. Para equipes jurídicas internas, isso pode criar obstáculos devido ao volume de trabalho que precisa de aprovação, enquanto para escritórios de advocacia um documento pode precisar passar por advogados seniores muito ocupados. Com fluxos de trabalho, gatilhos preestabelecidos podem solicitar aprovação para o documento. Seja o diretor Jurídico ou um parceiro, uma solicitação de aprovação será enviada por e-mail levando-os diretamente ao documento, e algumas ações relacionadas a esse documento serão bloqueadas até que a aprovação seja concedida. As aprovações podem ser acionadas de várias maneiras: pela criação de documentos, por um acionador de questionário (como o valor do negócio que excede um determinado valor) ou por uma alteração no status de um documento (por exemplo, estando pronto para assinatura).
Enquanto isso, a criação de documentos relacionados é extremamente útil quando as equipes precisam redigir documentos auxiliares. Por exemplo, uma folha de termos pode ser criada automaticamente extraindo os dados existentes dos documentos transacionais iniciais. Muitas vezes, depois que os documentos são assinados, as equipes jurídicas são encarregadas da análise após a conclusão, que envolve a análise de um enorme volume de documentos. A automação, enquanto isso, pode gerar esses documentos automaticamente para que os prazos nunca sejam perdidos.
3. Como você mede o sucesso da adoção da automação
Tendo abordado os benefícios da automação de documentos, vale a pena mencionar como você pode extrair valor dela. Para a maioria das empresas, o fator determinante do sucesso depende das métricas financeiras. Nesse sentido, uma solução que reduz o custo de produção e, ao mesmo tempo, produz mais, alcança margens de lucro mais altas.
Entretanto, para muitos escritórios de advocacia, é mais complicado. Isso ocorre porque seu modelo de precificação é baseado em custo, contando com a duração dessa produção usando a Hora Faturável. As equipes jurídicas não devem considerar apenas as métricas financeiras, mas também os benefícios mais sutis. Para saber mais sobre como entender medidas alternativas para o sucesso, você pode ler nossa postagem no blog, “Métricas financeiras e automação de documentos”.
Para as equipes bancárias e financeiras, automatizar o processo de redação desempenha um papel significativo na melhoria da qualidade e da consistência de seus documentos. Compare o nível de inconsistências em documentos elaborados manualmente e avalie esse número com aqueles que surgiram a partir de documentos automatizados. Espera-se muito pouca ou nenhuma inconsistência com documentos automatizados. Esse resultado demonstra uma maneira de medir o sucesso da implementação da automação sem considerar as métricas financeiras.
De forma semelhante, você pode considerar a melhoria na satisfação do trabalho eliminando tarefas manuais e repetitivas, como atualizar campos entre colchetes. Em vez disso, os advogados podem gastar mais do seu tempo em trabalhos de maior valor, mantendo-os estimulados e evitando madrugadas. Vale a pena considerar benefícios tanto financeiros quanto os mais sutis que a automação pode trazer para o seu negócio.
Fonte: Avvoka
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