Eficiência, redução de custos e velocidade são os elementos-chave com os quais a digitalização consegue simplificar até as operações mais complexas ao automatizar contratos.
Por que tornar seus contratos digitais?
O contrato celebrado é um elemento de extrema importância dentro dos mais diferentes modelos de negócio, uma vez que todas as condições subjacentes a um acordo entre as partes estão consagradas no próprio documento jurídico. Em particular, no mundo dos negócios, os documentos são uma constante que caracteriza todos os processos de suporte à atividade empresarial.
Nos deparamos com contratos desde os processos da área de administração, área de compras, área de pessoal e gestão de recursos humanos. Sob essa perspectiva, temos que a verdadeira digitalização de um processo significa aplicar a transformação digital em todas as fases do ciclo de vida do documento: automatizando desde a sua criação e eliminando assim totalmente as cópias e, na medida do possível, as assinaturas em papel.
Assim, sistemas de automação de documentos capazes de gerenciar fluxos de dados, processos e assinaturas de aprovação de forma totalmente digital são cada vez mais uma realidade. Continue lendo e saiba mais sobre a revolução de automatizar contratos.
O que acontece quando você automatiza os seus contratos?
Em primeiro lugar, a automação tornou todos os fluxos documentais mais fáceis e rápidos, desde a solicitação de um serviço até a sua celebração. As vantagens da automação são tantas que não se limitam apenas ao cliente, mas também e, sobretudo, a transformação que se opera internamente na empresa ou escritório jurídico que essa tecnologia jurídica é adotada.
Veja a seguir as principais razões para automatização de contratos!
1. Mais economia e eficiência
Em comparação com os procedimentos tradicionais e baseados em papel, a automação de contratos torna o serviço geral muito mais eficiente em termos de tempo e dinheiro. Menor consumo de papel e menor uso de mão de obra são dois aspectos importantes, pois ajudam a reduzir as despesas operacionais da empresa em até 80%. Além disso, substituir ações manuais por processos automáticos ajuda muito a otimizar o tempo de resposta da equipe.
2. Menos riscos
A automatização dos contratos e a digitalização dos workflows garantem às empresas a máxima segurança e proteção contra os riscos, pois permitem que toda a troca de informação entre as partes envolvidas seja rastreada e monitorizada, do início ao fim.
3. Aumentar a produtividade
A automação de contratos reduz o tempo de montagem de um documento em até 80%. Graças a esse aumento na eficiência, as operações do dia-a-dia são muito simplificadas. Como as ferramentas de software complementam o trabalho árduo e meticuloso, a organização pode garantir que seus maiores talentos sejam colocados em seu melhor. Isso ajuda a aumentar a eficácia operacional geral da organização, o que contribui para uma maior quantidade de entregas, resultando em maiores margens de lucro.
4. Melhora a comunicação
Um sistema que automatiza contratos também integra em seu seu escopo ferramentas de automação de fluxo de trabalho, como painéis, usam uma plataforma que exibe informações em tempo real. Quaisquer novas entradas ou alterações são carregadas instantaneamente no sistema, permitindo que todos saibam exatamente o que está acontecendo em todos os momentos.
5. Economia de tempo e dinheiro
Implementar a automação de contratos permite às equipes de trabalho dedicarem seu tempo a itens que agregam valor financeiro mensurável. À medida que a produtividade e a eficiência aumentam, a empresa pode se concentrar na inovação e no crescimento, em vez de melhorar os fluxos de trabalho e processos internos.
6. Padronização e menos erros
Automatizar ações padronizadas na elaboração de contratos garante que todas as atividades sejam realizadas de forma idêntica, minimizando o potencial de erro humano. Como resultado dessa consistência e falta de desvio, a qualidade dos documentos finais melhora drasticamente e também a satisfação do cliente. Não haverá muita necessidade de lidar com reclamações em relação a erros ou mesmo longa espera para assinaturas, em função de ter que refazer documentos por erros.
Sem dúvidas, os itens citados acima são os principais responsáveis nos últimos anos do fato de inúmeras empresas e organizações públicas tornaram-se protagonistas de uma verdadeira revolução, caracterizada pela digitalização de processos e automatização de contratos. Este último, em particular, permitiu melhorar a eficiência dos fluxos relativos aos acordos entre duas partes, tornando todos os fluxos documentais mais fáceis e rápidos.
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