Neste artigo, vamos juntos explorar o tema produtividade e automação, focando principalmente nas petições, documentos que fazem parte da rotina dos advogados.
Como avaliar a produtividade em relação a determinada tarefa?
A petição é o instrumento pelo qual o advogado expõe as necessidades de seus clientes ao órgão competente para apreciação, utilizando-se de fundamentos legais e também os objetivos da sua solicitação. No dia a dia dos escritórios jurídicos, esses documentos, juntamente com outras demandas, podem ocupar boa parte do tempo dos advogados.
Então, se você é um advogado você deve estar se perguntando: Mas como saber que esse item estão consumindo o meu tempo? Você pode notar que sua produtividade parece diminuir, pois você continuamente tem dificuldade em encontrar tempo para concluir mais trabalhos. Isso ocorre porque você pode estar gastando uma quantidade significativa de suas horas de trabalho em tarefas recorrentes como redigir as suas petições.
No entanto, o tempo é um recurso limitado e você tem apenas 24 horas para gastar a cada dia. E a melhor maneira de maximizar seu tempo e aumentar sua produtividade é automatizar tarefas rotineiras e repetitivas. Sem dúvidas, as petições entram nesta lista. Então, por que você não deveria aproveitar o potencial da automação para criar petições e outros documentos mais rapidamente?
É o que vamos tentar responder para você neste post! Acompanhe e aproveite a leitura.
Afinal… que significa aumentar a produtividade?
Aumentar a produtividade significa encontrar maneiras melhores de fazer mais com menos recursos disponíveis para nossas empresas. Uma forma de medir a melhoria da produtividade é calcular a eficiência com que transformamos nossos recursos em produtos ou serviços. Isso significa que ao automatizar tarefas redundantes, você pode economizar tempo e se concentrar em outras atividades geradoras de receita.
É por isso que costumamos dizer que a automação nos torna mais eficientes, reduz o erro humano, melhora a eficiência operacional e aumenta a escalabilidade. Nesta mesma linha, a automação de documentos é o uso da tecnologia para lidar com tarefas demoradas ou repetitivas para minimizar esforços manuais.
Como automatizar petições me torna mais eficiente?
Metodologia de trabalho uniforme
A base da produtividade de um escritório é a relação dos diferentes colaboradores que atuam em conjunto. Se cada advogado, assistente ou gerente de um escritório ou departamento jurídico tem liberdade para estabelecer seu ritmo e metodologia de trabalho, é provável que, embora cada departamento esteja trabalhando 100%, não ocorra a harmonia necessária para trazer essa produtividade aos resultados gerais da empresa.
Por outro lado, ao automatizar o processo de criação e aprovação de petições, por exemplo, são criados fluxos de trabalho que aumentará naturalmente a produtividade. Concluindo, se as necessidades de cada colaborador é diferente quando o objetivo é o mesmo, ou quando cada um está fazendo do seu jeito sem seguir um processo pré-estabelecido, é preciso buscar as ferramentas de tecnologia jurídica que vão harmonizar os hábitos e valores que ajudam a sua empresa a melhorar os resultados e isso inclui o uso de tecnologia de forma adequada.
Medição de métricas
Métricas são aqueles indicadores de produtividade que, quando analisados, permitem saber o que está funcionando melhor dentro da sua empresa e o que não está. Para usar métricas adequadas, você deve primeiro estabelecer o que vai medir e, em seguida, implementar as ferramentas tecnológicas necessárias para isso e o uso da automação de documentos vai ajudar a medir o resultado das suas petições.
Acelerar o processamento de entrada de dados
Lidar com informações pode ser uma tarefa árdua e demorada se você não encontrar um sistema para gerenciá-los bem. Isso porque você e sua equipe provavelmente redigem uma tonelada de documentos todos os dias que requerem sua atenção. Mas essa tarefa pode ser feita rapidamente e sem erros, se você automatizar a criação de suas petições e criar um modelo usando dados de seu formulário para que não precise escrevê-los do zero o tempo todo.
Manter seus documentos organizados
Apostamos que você arquiva inúmeros documentos diariamente em pastas em seu computador. Quando isso acontece, pode ser um desafio salvar e organizá-los no drive. Assim como faz você gastar muito tempo verificando seus documentos em seus arquivos para obter obter informações que podem ajudá-lo a criar um novo documento. Mas você também pode automatizar a parte de armazenamento com os recursos integrados de um software de automação de documentos que mantém seus arquivos organizados na nuvem. Esse item não somente permite uma maior segurança, mas torna sua pesquisa e extração de dados muito mais ágil o que melhora sua produtividade.
Para finalizar, podemos afirmar que a automação é particularmente benéfica para pequenas escritórios jurídicos com poucos funcionários ocupando vários cargos ou mesmo para grandes departamentos ou empresas jurídicas. Sem dúvidas, deixar a tecnologia lidar com algumas tarefas aqui e ali ajudará você a fazer mais em menos tempo trará uma abordagem mais estratégica para a sua prática jurídica.
Você sabia que você pode começar hoje mesmo a automatizar as suas petições e outros documentos jurídicos? Experimente grátis a solução de automação da Adoc e veja na prática como é fácil e simples começar!
