A automação de seus contratos de compras pode ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro, ao mesmo tempo em que melhora a qualidade de seu trabalho. Veja aqui como começar.
Visão geral da importância da automação dos contratos de compras
Os contratos de compra determinam as condições e os custos que ambas as partes estão dispostas a aceitar para realizar uma transação comercial. Uma vez que o contrato foi assinado, ele tem força vinculante entre as partes. Caso a empresa não cumpra com as suas obrigações, ela pode ser processada por danos materiais, morais ou financeiros.
Além disso, quanto mais complexos forem seus contratos, mais demorado será o seu gerenciamento, visto que a natureza dos contratos de compra pode ser complexa e demorada, exigindo que você pule através de uma série de arcos apenas para começar. Como resultado, muitas empresas se veem gastando mais tempo em papelada do que realmente pedem os produtos ou serviços de que precisam.
Por essas e outras razões, a automatização dos processos torna o trabalho das empresas mais rápido e ágil, pois garante que todos os dados estejam disponíveis no momento certo. A automação pode tornar este processo mais eficiente, e há uma série de ferramentas disponíveis para automatizar estes processos para você.
Neste artigo, mostraremos como usar a automação em compras para que você possa gastar menos tempo gerenciando contratos e mais tempo se concentrando em outras áreas de seu negócio.
Por que automatizar contratos de compras?
Como todo bom negócio, você precisa manter as informações e registros dos seus clientes e parceiros comerciais na mesma plataforma. Isso ajudará muito na gestão dos processos de negócios e também na produtividade. Os contratos de compras podem ser automatizados por meio da criação de regras de negócio que determinam quais as condições e preços máximos aceitáveis para uma transação comercial com base nos dados do cliente.
Ao aplicar essas regras em um ambiente digital, o sistema pode ajudar a gerir o processo completo de criação de seus contratos. Na verdade, a automação em soluções de aquisição já existe há algum tempo, mas só agora está se tornando mainstream. Ela está crescendo rapidamente à medida que as empresas enfrentam várias questões de conformidade e sua necessidade de atender a normas contratuais rigorosas.
Como funciona a automação de contratos de compras?
Automação é o processo de usar um software para completar tarefas que de outra forma seriam feitas manualmente. Isto pode incluir desde copiar e colar texto até criar documentos, e é a maneira mais fácil de economizar tempo em tarefas repetitivas. Você pode usar a automação para criar pedidos de compra, emitir faturas, rastrear pagamentos, dentre outras tarefas.
Benefícios de automatizar os contratos de aquisição
A automação torna mais fácil para você passar menos tempo fazendo papelada e mais tempo trabalhando em outras tarefas importantes, como a obtenção de novos fornecedores ou a busca de novos clientes.
Os benefícios da automação são claros:
- proporciona maior visibilidade de seus gastos;
- facilita a criação, revisão e assinatura de contratos;
- ajuda a atender às exigências de conformidade.
Como automatizar os contratos de compras?
A automação de contratos é uma ótima maneira de gerenciar o processo de criação, revisão e assinatura de contratos. Pode ser usado tanto para pedidos de compra simples como complexos, incluindo aqueles com múltiplos itens e múltiplos fornecedores.
Dentro dos vários processos de automação de contratos, você é capaz de criar uma tarefa e atribuí-la a um usuário específico. Isto significa que, uma vez que os contratos estejam em vigor, eles também podem ser usados para dar às empresas acesso para criar “um contrato específico” com alguns cliques do mouse.
O primeiro passo para adotar a tecnologia de aquisição automatizada é determinar quais processos serão automatizados. Há muitos tipos diferentes de contratos que podem ser automatizados, incluindo fornecedores, subcontratados, consultores e muito mais. Uma vez identificados os processos que mais se beneficiarão com a automação, você pode estabelecer um plano de implementação.
Aqui estão 3 passos para a implementação de seu projeto de automação de contratos:
Passo 1: Determine o propósito de sua automação de contrato
Antes de começar a utilizar a automação de contratos na aquisição, é necessário determinar qual a finalidade que ela serve para sua empresa. Há várias maneiras diferentes de usar este tipo de aplicação, mas todas elas têm uma coisa em comum – poupam tempo e esforço!
Passo 2: Identifique quais contratos precisam de automação
Você pode precisar de uma lista de verificação dos tipos de contratos que mais se beneficiarão com a automação. Por exemplo, alguns contratos podem exigir revisão manual antes de poderem ser executados, enquanto outros requerem aprovação de várias pessoas em toda a organização.
Identificar quais documentos requerem aprovação. Em seguida, determine quais documentos são necessários para cada tipo de contrato e quantas aprovações cada documento requer (por exemplo, uma ou duas).
Passo 3: Escolha uma solução que se adapte às suas necessidades
Existem hoje muitos tipos diferentes de soluções disponíveis no mercado, por isso é importante que você encontre uma que atenda a todas as suas necessidades. Algumas oferecem apenas funcionalidades básicas ou não oferecem todas as funcionalidades que você precisa, enquanto outras podem ter muitas funcionalidades que não são necessárias para o seu negócio.
Conclusão
Os benefícios da automação nas compras são reais. Em outras palavras, as empresas devem explorar suas opções para alcançá-la e implementá-la em seus próprios negócios. Quanto mais cedo você implementar o software de automação de contratos em seu fluxo de trabalho, mais cedo você verá os resultados positivos que advêm de tal decisão.
Automatizar seus contratos de compra é uma ótima maneira de gerenciar o processo de criação, assinatura e gestão de contratos. Essa ferramenta pode ser utilizada tanto para pedidos de compra simples como complexos, incluindo aqueles com múltiplos itens e múltiplos fornecedores.
Como já mostramos anteriormente em outros artigos, a automação é uma das melhores maneiras de levar seu negócio para o próximo nível. Ela traz eficiência, consistência e colaboração. Ela maximiza seus recursos e sua produtividade. É por isso que cada vez mais empresas estão começando a automatizar tarefas que antes eram realizadas manualmente.
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