Confira como a automação de documentos pode ser utilizada em todo fluxo de trabalho automatizando desde a criação, passando pelas assinaturas e culminando com a análise.
Como simplificar o processo que envolve documentos e contratos com a aDoc?
Com a automação de documentos aDoc, as empresas e departamentos jurídicos têm a capacidade de criar, revisar, assinar e analisar seus documentos de todos os tipos e em todos os lugares. Essa ferramenta permite maximizar a eficiência de seus negócios e simplificar os processos mais complexos para criar documentos mais rápidos e melhores negócios.
A automação de documentos faz com que você abandone o ciclo estressante dos fluxos manuais, facilitando tanto a etapa de criação quanto da negociação e assinaturas. E, claro, direcionar menos tempo criando seus documentos contratos libera você para entregar mais.
Automatizar seus documentos é a forma mais concreta de agilizar seus negócios internos utilizando a tecnologia para automatizar atividades diárias recorrentes, acelerando a quantidade de trabalho que pode ser concluída, encaminhando os documentos para as pessoas certas no momento certo de acordo com regras pré-programadas.
Agora que você já sabe qual a principal finalidade da automação de documentos para seus negócios, veja como a solução da aDoc aumenta a produtividade, simplificando seu trabalho diário. Vamos lá!
1. Automação sem codificação
A automação se utiliza da tecnologia para reduzir o esforço necessário para executar uma tarefa ou processo específico, como a criação de documentos com base em respostas a um questionário ou dados importados de outro sistema. Na aDoc, por exemplo, a automação sem código ajuda a criar versões automatizadas a partir de um criador de documentos intuitivo e automatizado e torna a elaboração de documentos tão rápida quanto responder a um formulário. Essa facilidade é possível graças à incorporação de recursos como:
- Assistente de automação visual
- Construtor de condições e operações avançadas
- Bibliotecas para cláusulas, questões e lógica
- Biblioteca de cláusulas
A Biblioteca de Cláusulas, por sua vez, armazena e mantém centralmente as cláusulas mais comumente usadas para adicionar a qualquer documento e a qualquer momento.
2. Fluxos de Trabalho que facilitam a colaboração
Um segundo item que representa os benefícios funcionais da automatização de documentos jurídicos e contratos em geral está relacionado aos fluxos de trabalho que aceleram a elaboração de um ou vários documentos ao mesmo tempo, oferecendo aos usuários a facilidade de configurar as permissões que cada usuário terá na customização ou padronização de seus documentos.
Seu fluxo de trabalho de documentos podem ser configurados para incorporar (e acelerar) seus processos internos de aprovação. Muitos dos benefícios funcionais resumem-se à economia de tempo e à geração de documentos de maneira segura e auditada, visto que você e a sua equipe podem definir gatilhos em termos-chave onde a aprovação é necessária e adicionar usuários a documentos em qualquer um dos estágios do ciclo de vida do contrato.
3. Negociação fluída
A negociação, por sua vez, inclui a comunicação interna e também os processos de confirmação/aprovação relacionados aos contratos com parceiros de negócios, por conseguinte, alterações e mudanças fazem parte de qualquer negociação de um contrato. E o terceiro item que faz da automação da aDoc uma ferramenta completa de ponta a ponta está relacionada a essa etapa.
Então, você começa o processo criando seu documento a partir de seus modelos automatizados, adiciona a sua equipe em tem real para colaborar internamente e após negocia seu contrato com as suas contrapartes antes da assinatura.
4. Assinaturas Eletrônicas
Como já mencionamos aqui, as organizações que empregam processos manuais têm dificuldade em se manter competitivas em uma economia globalizada. E a implementação estratégica da automação para substituir tarefas manuais permite que empresas com dificuldades aumentem a produtividade e aumentem os seus lucros. Mas para isso é necessário pensar na automação de forma estratégica. Por essa razão, para integrar automação aos seus documentos de ponta a ponta, as assinaturas eletrônicas são imprescindíveis.
Em vista disso, ao utilizar a aDoc, você também pode assinar seus documentos eletronicamente assim que estiverem aprovados. Você pode assinar seus documentos rapidamente utilizando integrações como Adobe Sign e DocuSign.
5. Análises para se concentrar nas metas de negócios principais
Ao automatizar documentos e usar um software para criá-los, revisá-los, negociar e assinar, o processo não estaria completo caso não fosse possível analisar, visto que o objetivo da automação é melhorar processos de negócios importantes para gerar lucro e crescimento. Por isso, com a aDoc você vai além da automação, à medida que extrai os dados comerciais de documentos concluídos e em andamento.
Com a aDoc, é possível ter um portfólio de contratos pronto para análise e auditoria a qualquer momento, com ênfase nas seguintes oportunidades:
- Executar relatórios personalizados em tempo real nos principais termos comerciais;
- Monitorar os volumes de documentos e o tempo gasto na negociação;
- Enviar relatórios por e-mail para os principais destinatários.
Gostou de saber os motivos que fazem da automação aDoc uma solução completa? Experimente grátis a nossa ferramenta e veja como é fácil utilizá-la em seu processo de negócios.
