A gestão de contratos eficiente é um fator para o sucesso de qualquer empresa que lida com acordos de serviços, fornecimentos, vendas ou parcerias. Em um cenário cada vez mais complexo e globalizado, negligenciar o gerenciamento adequado dos contratos pode resultar em problemas de compliance, perdas financeiras e riscos operacionais.
É neste contexto que a figura do gerente de contratos surge como peça-chave, garantindo que todas as etapas sejam cumpridas, que as partes envolvidas estejam alinhadas e que as obrigações sejam satisfatoriamente atendidas.
A seguir, abordaremos por que esse profissional se torna cada vez mais vital, quais são suas principais funções e como a adoção de ferramentas de software adequadas pode maximizar sua eficiência.
Cenário atual e importância crescente do gestor de contratos
Segundo um levantamento da International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), empresas com práticas sólidas de gestão de contratos podem aumentar em até 20% o retorno sobre seus acordos, evitando desperdícios e gargalos administrativos. Além disso, outro relatório da mesma instituição aponta que até 9% das receitas podem ser perdidas por falhas no gerenciamento contratual, como prazos não cumpridos ou cláusulas mal redigidas que geram disputas judiciais.
Esses números evidenciam que contar com um profissional especializado — o gerente de contratos — deixou de ser algo desejável e tornou-se uma necessidade para a sustentabilidade do negócio. Relevância que ganha ainda mais peso diante de uma realidade em que as organizações estão cada vez mais dispersas geograficamente, operam com fornecedores internacionais e enfrentam diferentes requisitos regulatórios.
Conforme destacado em um webinar recente promovido pela IACCM, o cenário atual apresenta pelo menos cinco riscos crescentes:
- crescente dependência de terceiros;
- aumento da regulamentação e normas de conformidade mais rigorosas;
- internacionalização;
- maior supervisão executiva;
- maior coordenação e colaboração entre diversos departamentos.
Sem dúvidas, fatores que pressionam as empresas a aprimorarem seus métodos de gerenciamento de contratos, tornando imprescindível a atuação de um gerente de contratos altamente capacitado.
O que é um gerente de contratos?
O gerente de contratos atua garantindo que cada contrato seja executado conforme o planejado e que todas as partes cumpram suas obrigações. Longe de ser apenas um observador, ele participa ativamente na elaboração, negociação, execução, monitoramento e eventual renovação ou encerramento de cada contrato.
Em suma, esse profissional reúne habilidades multidisciplinares, transitando entre aspectos jurídicos e comerciais, conciliando requisitos legais com objetivos financeiros e estratégicos da organização. É ele quem assegura a comunicação fluida entre departamentos como compras, vendas, jurídico, financeiro e compliance, além de mediar possíveis conflitos internos ou com fornecedores e clientes.
Principais responsabilidades do gerente de contratos
Criação e revisão de contratos
A elaboração de contratos requer cuidado redobrado para garantir alinhamento com as políticas internas e com as leis vigentes. O gerente de contratos reúne informações de diferentes áreas, redige e revisa cláusulas contratuais, verificando se há aderência aos padrões de conformidade e mitigando riscos de litígio.
Gestão de riscos
Um dos papéis centrais desse profissional é identificar riscos potenciais, sejam eles financeiros, jurídicos ou operacionais. De acordo com a consultoria Deloitte, 47% das empresas admitem que já vivenciaram perdas financeiras significativas devido a falhas na identificação de riscos em contratos. O gerente de contratos atua para minimizar esse tipo de ocorrência, analisando as cláusulas e negociando termos mais seguros.
Negociação
O gerente de contratos costuma liderar ou participar ativamente das negociações com fornecedores, parceiros ou clientes, equilibrando interesses de todas as partes. Em vista disso, o gestor deve ter boa capacidade de comunicação e perspicácia empresarial, para que a empresa não apenas consiga acordos lucrativos, mas mantenha relações comerciais sólidas e de longo prazo.
Garantia de conformidade
Para evitar sanções legais e manter a reputação da organização intacta, é imprescindível garantir que todos os acordos respeitem normas internas e externas. Cabe ao gerente de contratos manter-se atualizado sobre legislações aplicáveis e políticas corporativas, ajustando os contratos para atender continuamente a esses requisitos.
Gestão do ciclo de vida dos contratos
Desde a fase de solicitação até a fase de renovação ou encerramento, o gerente de contratos monitora datas importantes, define responsáveis e acompanha a performance contratual. Essa visão de ponta a ponta assegura que obrigações sejam cumpridas e que a execução do contrato seja constantemente avaliada e otimizada.
Leia também: O que é gestão do ciclo de vida do contrato?
Colaboração entre departamentos
Um dos diferenciais do gerente de contratos é a habilidade de atuar como ponte entre diferentes áreas. Sua comunicação transversal facilita a implementação de melhorias, reduz ruídos e previne atrasos, uma vez que todos os envolvidos no contrato são frequentemente informados sobre o andamento das negociações e execuções.
Análise de dados e relatórios
Manter um registro claro e organizado de todos os documentos e datas de vencimento relacionados aos contratos é vital para prevenir erros e perdas de prazos. O gerente de contratos elabora relatórios gerenciais que permitem avaliar se o contrato está gerando benefícios e toma decisões estratégicas sobre renovações ou encerramentos.
Resolução de problemas
No caso de disputas ou descumprimento de cláusulas, o gerente de contratos atua de forma a resolver os conflitos de forma ágil e eficiente, preservando a relação comercial e reduzindo possíveis impactos negativos à empresa.
Melhoria contínua de processos
Por fim, o gerente de contratos avalia o ciclo de vida dos acordos, buscando pontos de melhoria que possam otimizar custos, prazos e recursos, além de implantar boas práticas que garantam o aprimoramento contínuo do sistema de gestão de contratos.
O gestor e a implementação do software de gestão de contratos
Embora seja fundamental contar com gerentes de contrato qualificados, a tecnologia desempenha um papel crescente na otimização dos processos. De acordo com um estudo da Forrester Research, cerca de 25% do tempo dos departamentos jurídicos é gasto em atividades manuais relacionadas a contratos, como controle de prazos e organização de documentos. Essa perda de eficiência pode ser mitigada com a adoção de um software de gerenciamento de contratos.
Soluções como a oferecida pela Adoc facilitam a criação, revisão e monitoramento de contratos, gerando relatórios em tempo real, automatizando alertas de renovação e centralizando documentos em um repositório seguro. O papel do gerente de contratos, nesse caso, passa a envolver também a definição de parâmetros de uso da ferramenta e a condução de treinamentos internos, garantindo que o software seja utilizado de forma adequada para suportar a estratégia da empresas
Portanto, investir em profissionais especializados, bem como em ferramentas tecnológicas de ponta para gerenciamento de contratos, não é apenas uma recomendação, mas uma exigência para qualquer organização que deseje se manter competitiva e em conformidade neste cenário de constantes mudanças.
Um gerente de contratos competente, aliado a um sistema eficiente, representa o passo definitivo para a conquista de acordos mais seguros, rentáveis e sustentáveis no longo prazo.
