Veja aqui quais as principais funções de um gerente de contratos e como a automação pode facilitar e ajudar em suas responsabilidades diárias.
Quais as principais funções de um gerente de contratos?
Os gerentes de contrato trabalham para uma empresa específica e supervisionam as negociações contratuais entre contratante e cliente e com fornecedores. Suas tarefas também incluem a implementação de contratos e a realização de alterações nos contratos por motivos de programação, técnicos, financeiros ou de pessoal. A organização dos contratos em um sistema de automação ou gestão de contratos em toda a empresa e a implementação e monitoramento dos processos também são de sua responsabilidade.
Presente durante as negociações do contrato, o gerente garante que o objeto do contrato atende aos requisitos do cliente e está em conformidade com a lei, assim como, para que não haja cláusulas ocultas no contrato que possam afetar negativamente a empresa. Após a assinatura do contrato, verifica o cumprimento das disposições contratuais ou fazem recomendações para novos fornecedores ou clientes. Ele também será o responsável pela manutenção de dados, armazenamento e arquivamento de documentos.
Responsabilidades do gerente de contrato:
- Revisar os termos e condições do contrato do cliente;
- Trabalhar na preparação, apresentação e revisão de propostas;
- Elaboração e revisão de termos para formulários padrão como NDAs, acordos de parceria, dentre outros;
- Gerenciar ou ajudar a gerenciar relacionamentos de subcontratados e fornecedores;
- Avaliar aspectos comerciais da nova atividade contratual para identificar riscos e benefícios associados;
- Apoiar as negociações contratuais;
- Analisar contratos novos e existentes com clientes, fornecedores e parceiros para garantir que o conteúdo seja comercial e juridicamente sólido;
- Obtenção de aprovação para termos não padronizados de acordo com as matrizes de aprovação acordadas.
Importante: As responsabilidades específicas da função variam de acordo com a empresa em questão e os contratos que normalmente administra.
Qual a importância das funções de um gerente de contratos para uma empresa?
Os contratos são essenciais para impulsionar o crescimento dos negócios – eles são o meio pelo qual a receita é reconhecida em muitos negócios. Eles afetam todas as partes da empresa e as partes interessadas em várias equipes. Mas os volumes de contrato podem crescer rapidamente e de forma desproporcional, de acordo com o número de funcionários do restante do negócio. Para algumas empresas, faz sentido ter indivíduos dedicados para trabalhar nas equipes afetadas para gerenciar contratos.
Como vimos até aqui, um gerente de contrato trabalha para garantir que os documentos jurídicos sigam o fluxo de trabalho de forma mais eficiente, desde a criação, passando pela colaboração e negociação, até a assinatura. Uma vez que o contrato é assinado, o gerente de contrato é responsável por garantir que os contratos sejam armazenados de forma segura e organizados de forma a torná-los acessíveis e fáceis de procurar pelas partes interessadas que precisam fazê-lo.
Como a automação pode ajudar os gerentes de contratos?
Os processos manuais ainda afetam a criação, colaboração de contratos, com as empresas geralmente usando uma mistura de Word, e-mail, drives compartilhados e assinatura eletrônica para concordar e armazenar contratos. Acrescente o trabalho de integrá-los a sistemas de registro adicionais, como o CRM, e parece sensato que algumas empresas contratem alguém em tempo integral para lidar com isso.
Por outro lado, em vez de construir o processo manual e não escalável, seria melhor usar a automação para remover completamente o trabalho manual do processo de contratos, permitindo que os colegas de negócios atendessem às suas necessidades de contrato, em vez de precisar de um número de funcionários especializado para apoiá-los.
Veja como o processo automatizado funciona para os gerentes de contrato :
Criar: os usuários geram contratos a partir de modelos automatizados definidos pelo jurídico. Os gerentes de contrato podem configurar uma sessão de perguntas e respostas em linguagem natural para tornar esse processo ainda mais fácil;
Colaborar: os usuários colaboram internamente em edições de contratos, no navegador, usando recursos como @menções para colaborar rapidamente com colegas e obter aprovações;
Negociar: usuários e contrapartes negociam e marcam seus contratos criando uma trilha de auditoria fácil de seguir de quem mudou o quê e quando.
Assinar: as partes podem assinar com segurança em qualquer dispositivo – até mesmo móvel.
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