As empresas em todo o mundo assinam, gerenciam e fecham negócios com seus clientes milhões de vezes por dia. Os acordos estão no centro de todos os negócios e são essenciais para gerar receita. Por isso, o compliance é muito importante quando se trata de documentos.

Em vista disso, controlar todos os procedimentos administrativos a cumprir antes de qualquer etapa, práticas que mitiguem erros e riscos para a boa execução do documento com o objetivo de cumprir normas em termos de conformidade, segurança, dentre outros itens, tem se tornado prioridade para muitas empresas.

Em um primeiro momento, pode parecer uma complexo, entretanto, quando todas as operações relacionadas com o bom funcionamento de um fluxo de trabalho de documentos, é possível desenvolver e manter uma estrutura de governança de documentação claramente definida.

Por isso, veremos neste artigo os quatro elementos essenciais para incluir em sua empresa ou escritório jurídico uma melhor conformidade de seus documentos.

Como criar uma estratégia de compliance

1. Antecipe as tarefas

A chave para uma estratégia eficaz de compliance em seus documentos é o gerenciamento de permissões. É importante conceder aos gestores e visibilidade suficiente sobre as operações para:

• limitar os erros humanos
• auxiliar em tarefas complexas
• garantir que as transações sejam processadas com eficiência

2. Treinamento para as equipes

Um treinamento eficaz estabelece padrões dentro da empresa que são aplicados por todos os funcionários. Além disso, a formação ajuda da forma mais eficaz possível os obstáculos à implementação de procedimentos, principalmente se a empresa ou o departamento jurídico estiver implementando um software de automação de documentos.

3. Comunicação eficiente

O papel da comunicação é essencial. Quanto mais seus colaboradores estiverem cientes dos processos implementados na empresa, dos resultados e das expectativas da organização, mais eles estarão envolvidos no projeto. Mostre às suas equipes a importância dos processos de conformidade e ajude-as a perceber os benefícios que isso trará para elas.

4. Melhore a eficiência

A automatização de contratos resulta em múltiplas eficiências operacionais em relação às alternativas manuais baseadas em papel. Ao automatizar totalmente o processo de acordo com o cliente e eliminar formulários em papel e assinaturas, o consumo de papel é significativamente reduzido, assim como a redução de riscos relacionados a erros. Nesse sentido, a automação fornece uma experiência digital sem atritos e proteções de segurança necessárias contra riscos.

Como a aDoc pode ajudar?

Etapas manuais retardam o processo de criação de novos documentos e contratos. Ao criar padrões para redação, cláusulas e design de contratos em modelos que você aprova para uso, você garante que os contratos usados ​​pela empresa estejam em conformidade. Todas as alterações feitas são compartilhadas automaticamente com os usuários. Assim, novas leis, políticas ou regulamentos são incorporados imediatamente, limitando assim o risco e a perda econômica.