Mais e mais empresas em todo o mundo estão reconhecendo o valor de um escritório sem papel que conta com processos mais eficazes e a ajuda da tecnologia. Saiba mais sobre a Cultura Paperless.
O que é Cultura Paperless ou escritório sem papel?
Em princípio, a abordagem do trabalho sem papel descreve a prevenção da criação de documentos em papel nos processos de negócios. Para este efeito, a informação é mantida exclusivamente em formato eletrônico. Isso significa que os dados produzidos eletronicamente são processados e armazenados de forma digital. Na verdade, mesmo uma autorização por escrito já foi adaptada às novas circunstâncias.
A legislação afirma, por exemplo, que um contrato entre duas partes só é válido se ambas as partes confirmarem o conteúdo com sua assinatura. Hoje em dia, basta uma assinatura digital e o documento pode ser armazenado com segurança na nuvem. Para além disso, a tecnologia para implementar um escritório sem papel já nos acompanha há um bom tempo, como veremos mais adiante.
Principais fatores que impulsionam a cultura paperless nas empresas
Há muitas razões que levam às empresas em focar na cultura paperless. Por um lado, há a economia de mão de obra e o aumento da eficiência geral. Há também razões ambientais e técnicas. O papel e, por último, mas não menos importante, a tinta da impressora, são um fardo pesado para o meio ambiente.
O fator de eficiência e produtividade
Processos de trabalho eficientes e produtivos estão entre as vantagens de um escritório sem papel. Em termos de economia de espaço e material, as empresas também se beneficiam da implementação do escritório sem papel. Arquivos analógicos estão se tornando obsoletos, armários de arquivo podem ser desmontados, criando espaço para algo novo. Acima de tudo, porém, a maneira de trabalhar pode ser muito mais eficiente.
O fator de colaboração
O escritório 4.0 está ajudando cada vez mais a trabalhar digitalmente em equipes colaborativas. Seja MS Teams, Slack, Trello e Asana – os produtos estão lá e ajudam a implementar o escritório sem papel.
O fator de arquivamento digital
As funções de pesquisa aumentam a capacidade de localização dos documentos e, assim, economizam uma quantia enorme de tempo. Isso também aumenta a colaboração e a transparência dentro da empresa. Em última análise, não há muito que possa ser dito contra o uso sem papel.
Fator mobilidade e flexibilidade
Hoje no escritório, amanhã no home office. O arquivamento central em formato digital é essencial. Quem não gostaria de aproveitar o trabalho móvel e acessar seus documentos de qualquer lugar.
Escritório sem papel graças ao software de automação de documentos
Para tornar o trabalho sem papel uma realidade, você precisa de um cenário que permita uma excelente comunicação digital em todos os níveis. Neste contexto, o software de automação de documentos ajuda na criação de documentos que podem ser totalmente digitais. Todos os colaboradores da empresa têm acesso a isso. Isso significa que todos trabalham com os mesmos dados e informações.
Os processos podem ser configurados entre departamentos, o que ajuda a economizar mais recursos. Além disso, ter todos os dados armazenados centralmente torna mais fácil para todos encontrar e trabalhar com documentos específicos.
Recursos sem papel
Vamos dar uma olhada em alguns dos principais recursos do software de automação de documentos que permitem o trabalho sem papel.
Estrutura de pastas e funções de pesquisa uniformes
Todos os documentos podem ser armazenados centralmente em uma estrutura de pastas, com várias funções de pesquisa, os colaboradores podem encontrar os documentos individuais mais rapidamente. Para isso, o sistema fornece a cada documento individual os metadados correspondentes.
Versionamento de documentos
Cada documento está disponível em apenas uma versão válida e atual. As alterações no documento só podem ser feitas por funcionários autorizados. Cada alteração em um documento permanece rastreável para todos os outros atores. Dessa forma, cada funcionário pode ver diretamente o que foi alterado em um documento por quem e quando.
Permissão e acessos
Nem todo funcionário precisa de acesso a todos os dados. Portanto, direitos correspondentes podem ser atribuídos no sistema. Dessa forma, cada funcionário pode ter acesso a documentos e pastas individuais de acordo com sua função, sem poder visualizar ou alterar todos os dados de uma só vez.
Como implementar a cultura paperless
Mas como as empresas podem garantir a longo prazo que o trabalho sem papel se transforme em uma cultura empreendedora? Sabemos que simplesmente lançar um software e esperar que as coisas funcionem com o tempo certamente não é a resposta.
Em vez disso, o que é necessário é um plano estruturado que envolva os colaboradores desde o início. Veja a seguir alguns passos que podem ser implementados na sua empresa em longo prazo e assim tornar o escritório sem papel uma realidade:
- Criar um plano de projeto: você deve realizar uma análise real que mapeie status atual dos processos e onde os documentos em papel ainda estão sendo usados. Além dos novos processos digitais, isso também deve incluir a necessidade de implementá-los.
- Envolva os colaboradores: os colaboradores devem ser envolvidos no processo desde a fase de planejamento do projeto. Eles devem entender em um estágio inicial como serão suas novas tarefas e ser capazes de contribuir para a reestruturação.
- Encontre o hardware e o software certos: o objetivo principal é economizar dinheiro com o escritório sem papel. Para fazer isso, no entanto, você tem que investir no início, visto que precisará das ferramentas certas para isso.
- Defina regras para manuseio de documentos: instruções concretas para o manuseio dos documentos também devem ser fornecidas. Desde como criar documentos, nomeá-los e até alterá-los. Estas regras devem ser utilizadas por todos em toda a empresa e o seu cumprimento deve ser constantemente verificado.
Conclusão
Como vimos até aqui, o fator sustentabilidade aponta para um futuro digital. Hoje em dia, nenhuma empresa pode evitá-lo. Sustentabilidade, valores e ética fazem parte de toda estratégia e visão corporativa e “go green” não é mais um efeito de marketing. Há muitas vantagens de um escritório sem papel, e é por isso que é um projeto importante para muitas empresas que querem se tornar digitais e sustentáveis.
Apesar das inúmeras vantagens do escritório sem papel, como em todos os projetos, a cultura paperless nem sempre será fácil. Em vista disso, é importante manter-se firme e focado em seus objetivos, definir marcos em conjunto e sempre se comunicar de forma transparente. Lembrando que a implementação de qualquer mudança no trabalho pode ser bem-sucedida quando realizada em conjunto e com as ferramentas certas que ajudem nessa transição.
