Parece ser difícil para muitas empresa colocar ordem no caos do papel, no vai e vem da documentação, e na organização. Além disso, lidar com papelada faz as pessoas perderem muito tempo.
Por exemplo, segundo a Gartner, um funcionário de escritório típico faz 61 viagens por semana para o fax, impressora e copiadora. Ou uma média de 4 semanas é perdida a cada ano esperando documentos mal arquivados, não rastreados ou perdidos.
Além disso, se uma pessoa no processo de documentação estiver fora da cidade, o fluxo de trabalho do documento é interrompido até que ela volte ao trabalho para assinar o registro ou atualizá-lo.
Em regra, os processos manuais desde a sua criação até as suas assinaturas apresentam muitas interrupções quando os processos estão desatualizados.
Por outro lado, é muito comum – mesmo para quem lida com documentos digitais – os documentos estarem em “todos os lugares e em lugar nenhum”. Na busca de um documento, os colaboradores ficam de um canto para o outro e não sabem realmente onde algo está quando não há um arquivo inteligente e centralizado.
E as estatísticas não mentem, no caso de arquivos em papel, procurar um documento pode levar até 40% do tempo de um funcionário em um escritório. Parece cansativo, não? Mas faz parte da realidade de várias empresas.
E você como lida com tudo isso?
De fato, lidar com documentos não é um processo divertido. Mas o fato é que todo mundo que trabalha com documentos todos os dias, mais ou menos sabe que a criação, o compartilhamento e a revisão de documentos pode ser melhorada.
Sem dúvidas, os escritórios em todos o mundo ainda estão lutando para determinar a melhor forma de reduzir o uso de papel, mesmo quando parecem ter tantas soluções à vista para obter mais eficiência e produtividade em processos e fluxos de documentos.
Então… qual a melhor forma de lidar com o vai e vem de documentos?
Embora a hipótese de eliminar completamente o papel em seu escritório não seja realista, existem algumas medidas que as empresas podem tomar agora para se livrar dos problemas mais comuns.
1. Utilize assinaturas eletrônicas
De documentos de recursos humanos a contratos de clientes, a maioria dos negócios percorre centenas ou até milhares de assinaturas a cada ano. Se seus vários departamentos ainda dependem do método tradicional de caneta e papel, mudar para assinaturas eletrônicas o ajudará a dar grandes passos em direção a um escritório “sem papel”.
2. Substitua os formulários de papel por formulários online
Sem dúvidas, não são apenas as assinaturas que devem ser digitais. Sempre que você ou sua equipe distribuir um formulário em papel, considere-a outra oportunidade de reduzir o uso de papel. Além de criar um ambiente mais sem papel, os formulários online oferecem enormes benefícios financeiros.
3. Elimine o papel com a automação de documentos
A automação de documentos pode ajudar a compartilhar documentos instantaneamente entre seus diferentes departamentos, resultando em processos mais rápidos e deixando toda a equipe com mais tempo para outros aspectos do seu trabalho.
Com um sistema de automação de documentos, a papelada pode até ser aprovada ou atualizada pelas pessoas responsáveis enquanto elas estão ausentes. Qualquer edição necessária de seus documentos pode acontecer instantaneamente para aqueles com as permissões adequadas para seus documentos.
Ou seja, seus documentos e tipos de arquivos se tornarão mais facilmente pesquisáveis e acessíveis para as pessoas com as permissões adequadas para acessá-los.
Com tantos avanços tecnológicos e inovações digitais, está se tornando mais fácil do que nunca deixar de usar o papel.
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