Todos os contratos têm seu ciclo de vida, que inicia com a criação/elaboração e passa pelas etapas que inclui a negociação, aprovação e execução/assinaturas. Veja aqui como automatizar esse ciclo.
Ciclo de vida do contrato e perdas financeiras: qual a relação?
Se os contratos não forem gerenciados de forma eficaz, sua organização corre o risco de perder dinheiro e credibilidade. De fato, de acordo com o IACCM, a má gestão de contratos custa às empresas uma média de 9% de sua receita a cada ano. Ao mesmo tempo, a KPMG indica que uma má gestão de contratos pode fazer com que sua empresa perca até 40% do valor de um contrato. Logo, os riscos de perda financeira e de reputação resultantes de uma má gestão de contratos fornecem ampla justificativa para agilizar os processos de contratação.
Por que automatizar o ciclo de vida do contrato é essencial hoje?
À medida que os profissionais jurídicos trabalham cada vez mais remotamente, aumenta a demanda por ferramentas que garantam a condução digital dos processos contratuais. Por conseguinte, a tecnologia de automação do ciclo de vida do contrato passa de benéfica a essencial. Um software de automação pode ser uma importante ferramenta para gerenciar esse ciclo, visto que permite a criação de fluxos de trabalho para a criação e automação das etapas que facilitam a revisão, aprovação, negociação, assinatura e, por fim, a análise de contratos.
Um sistema automático de criação e acompanhamento permanente dos contratos traz mais eficiência para o processo do início ao fim, garantindo a estrutura adequada para a criação e revisão de um contrato. Neste sentido, a automação de contratos resolve os problemas encontrados em cada estágio do ciclo de vida do contratos.
Como você automatiza o ciclo de vida dos contratos?
Para automatizar seus contratos, a opção eficaz é um software capaz de:
- Criar/Elaborar
- Negociar
- Aprovar
- Executar
- Assinar
- Analisar
Com esses requisitos básicos em mente, vamos ver o desempenho de uma solução completa de contratos:
Redação do contrato
O software de automação de contratos permite que os usuários criem um novo documento por meio de um formulário ou escolham entre os modelos disponíveis e arrastar e soltar conteúdo de uma biblioteca de termos e condições aprovados, geralmente usando uma ferramenta de guia, para criar uma solicitação de contrato, adendo ou renovação. Além dos recursos colaborativos de redação e comentários, uma solução avançada automatiza uma série série de tarefas, como:
- inserir de forma dinâmica o conteúdo necessário para termos e condições específicos;
- monitorar alterações nos termos e nas disposições legais;
- configurar fluxos de trabalho de validação.
Negociação do contrato
Com o software de automação de contratos, a etapa em que é necessário negociar, permite às corporações realizar suas operações online. Dessa forma, mesmo os colaboradores que trabalham de forma remota podem gerenciar e resolver contratos digitalmente. Em vez de se reunir com parceiros de negócios para negociar um acordo pessoalmente, ambas as partes podem simplesmente colaborar no mesmo documento em tempo real.
Aprovação do Contrato
As soluções de automação de contratos também oferecem um processo de aprovação dinâmico baseado em vários critérios para a etapa em que é necessário aprovar um acordo entre equipes de colaboradores de um ou mais departamentos, por exemplo. A partir da interface da solução, os usuários podem personalizar circuitos de habilitação paralela ou serial para atender às especificidades de um contrato, eliminando gargalos e minimizando atrasos dispendiosos.
Execução do contrato [assinaturas]
O software de automação de contratos pode controlar e reduzir o processo de assinatura ao integrar aplicativos de assinatura eletrônica de terceiros, eliminando a necessidade de transferir documentos em papel.
Auditoria e relatórios de contratos
As soluções de gerenciamento de contratos oferecem às organizações uma seleção de opções de auditoria e relatórios, como rastreamento de auditoria de campo, criação de contratos sob demanda, acesso com um clique de relatórios a arquivos de contratos e fácil integração com ferramentas de relatórios de terceiros.
Conclusão
Como vimos até aqui, a opção por uma ferramenta abrangente de gestão de contratos, é possível reduzir o tempo do ciclo do contrato e melhorar a produtividade. Ferramentas de automação aceleram o processo de redação e aprovação, reduzindo a necessidade de revisão legal linha por linha. Assim como, aumenta a visibilidade das transações. Afinal, contratos bem estruturados geram valor mais rapidamente e aumentam oportunidades futuras de negócios.
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