O trabalho remoto tem exigido o uso intensivo de tecnologia para que as equipes possam realizar suas tarefas com rapidez e eficiência. Em vista disso, não é de se admirar que o interesse por soluções digitais, como a automação de documentos, tenha aumentado para conectar os funcionários que trabalham à distância.
Quais as vantagens da automação de documentos para as equipes remotas?
Diante da transformação na forma de trabalho que vivenciamos, questionar as práticas internas de uma empresa torna-se essencial. Otimizar, simplificar e automatizar são as palavras-chave para estratégias de transformação de negócios.
Atualmente muitas soluções de tecnologia são dedicadas exclusivamente à automação de documentos. De fato, as vantagens dessas ferramentas são particularmente evidentes em processos internos de departamentos jurídicos, RH, financeiro, entre muitos outros.
Mas e quando as equipes estão remotas? Quais os benefícios para os colaboradores que precisam cooperar à distância? É exatamente o que veremos a seguir.
Imagine, por exemplo, o quanto um fluxo de trabalho precisa estar sob controle, não exclusivamente do ponto de vista operacional, mas também do ponto de vista administrativo e gerencial. Além disso, o trabalho remoto requer uma troca constante entre as partes. Portanto, se os colegas não podem mais estar face a face, a automação de documentos, assim como outras tecnologias modernas, criam os pré-requisitos para o trabalho interativo e, portanto, para a colaboração.
Além disso, com uso de um aplicativo seguro na nuvem, grande parte das obrigações legais, como o armazenamento eletrônico, são geridas diretamente pelo sistema, minimizando as intervenções necessárias por parte dos operadores.
Da mesma forma, a automação permite enviar documentos revisados e confidenciais entre os departamentos por canais seguros. Por tudo isso, há um foco particular na criação automatizada de documentos, em função das empresas estarem considerando diversos requisitos para trabalharem remotamente, como mais produtividade e redução de custos.
Interessante, não? Quer saber mais como o software de automação de documentos aprimora o desempenho de suas equipes mesmo quando não podem estar juntas no mesmo escritório? Acompanhe!
1. Mobilidade
Qualquer pessoa que trabalhe remotamente deve ser capaz de acessar os recursos apropriados de todos os dispositivos, seja desktop, smartphone, tablet ou laptop. O acesso independente da localização a aplicativos e arquivos é, portanto, essencial, especialmente para profissionais do conhecimento. Neste sentido, todo os recursos de criação de documentos podem ser disponibilizados na nuvem. A colaboração ocorre em um espaço virtual, independentemente do tempo e do lugar.
Um ponto crucial: o trabalho não se realiza em diferentes versões de um documento, mas em um mesmo documento digital.
2. Criar pré-requisitos para colaboração virtual
Com uma ferramenta moderna de automação de documentos, a colaboração virtual pode ser aprimorada. Os funcionários de um departamento jurídico, por exemplo, podem trabalhar na criação de peças e minutas em conjunto a partir dos seus próprios escritórios em casa. É possível trocar mensagens dentro da própria plataforma por exemplo, por meio de chat, e comentários.
Um ponto crucial: uma ferramenta de automação avançada é um pré-requisito essencial para trabalhar remotamente de forma produtiva para gerar e organizar toda a documentação da empresa.
3. Tornar o acesso aos documentos seguro
No ambiente de negócios em particular, os sistemas utilizados devem ser a regra e não a exceção, porque em um mundo cada vez mais digitalizado, a segurança desempenha um papel central na troca de dados. Os dados podem ser transferidos com segurança entre a empresa e os funcionários, com um sistema elaborado pensado na colaboração segura, baseada em acesso e distribuição de tarefas.
Um ponto crucial: os usuários se beneficiam de processos eficientes e claros, nos quais nunca perdem de vista o quadro geral. Isso aumenta a satisfação de todos os envolvidos.
4. Flexibilidade
Por exemplo, o representante de vendas não precisa mais procurar um contrato antigo, copiar trechos de texto e depois adaptar o documento. Em vez disso, ele simplesmente acessa uma plataforma interativa que pode acessar com segurança por meio da nuvem a qualquer momento – mesmo no escritório seu escritório em casa ou quando estiver trabalhando em trânsito.
Um ponto crucial: de onde o colaborado estiver, ele seleciona um modelo, adiciona algumas informações sobre os fatos e responde a algumas perguntas – e o contrato está pronto.
5. Produtividade
Conforme as equipes economizam tempo graças à introdução de um fluxo de trabalho de documento, elas são capazes de se dedicar mais às atividades que são críticas para atingir os objetivos de negócios. Em particular, um sistema de documentos baseado em gerenciamento de workflow permite que todos os arquivos sejam colocados em um hub central, permitindo que as pessoas certas tenham acesso na hora certa e reduzindo o tempo necessário para pesquisar.
Um ponto crucial: os documentos podem ser facilmente compartilhados com as partes interessadas internas e externas.
6. Aumentar a segurança dos documentos
Um sistema de automação de documentos aumenta a segurança e melhora a organização da informação e a utilização de fluxos de trabalho documentais permitem trabalhar com transparência, visto que as empresas podem usar o software para aumentar a visibilidade e transparência do processo de criação de documentos. Os diferentes departamentos da empresa podem desenvolver, por exemplo, um conjunto de KPIs para que cada equipe saiba exatamente o que precisa fazer no fluxo de criação.
Um ponto crucial: graças a uma gestão clara das funções, cada participante do processo recebe apenas os direitos de que necessita.
7. Mais eficiência e agilidade
O software de criação de documentos ajuda todas as empresas a criar arquivos e organizar informações de uma maneira que os documentos estejam nas mãos da pessoa certa no momento certo. Assim, a automação de documentos pode reduzir drasticamente o tempo que a equipe gasta escrevendo documentos. Na verdade, alguns advogados relatam que aproveitar a automação para gerar documentos economiza até 82% do seu tempo.
Um ponto crucial: 90% dos advogados relataram uma redução nos erros de citação e cópia ao usar software de documentos, segundo um estudo da Thomson Reuters.
Existem também duas outras vantagens decisivas. Primeiro: graças à padronização, os riscos econômicos são reduzidos significativamente porque as cláusulas incorretas são excluídas. E em segundo lugar: a empresa ou departamento jurídico se tornam mais ágeis e rápidos.
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