O que aconteceu com a automação de documentos ao longo dos anos foi provavelmente o exemplo mais natural de transformação digital.

Transformação digital – como acontece esse processo?

A transformação digital é o processo de mudança que uma organização iniciar para se adaptar ao novo mundo, combinando de forma inteligente a tecnologia digital e seu conhecimento com alguns dos processos tradicionais essenciais. A transformação digital adota uma abordagem voltada para o cliente em todos os aspectos de uma empresa, desde seus modelos de negócios até as experiências do cliente, processos e operações.

Para alcançar a transformação, faz uso de Inteligência Artificial (IA), automação, nuvem híbrida e outras tecnologias digitais para alavancar dados. É dessa forma que as empresas dão início a fluxos de trabalho inteligentes, tomada de decisões mais rápidas e inteligente e resposta em tempo real às interrupções do mercado.

Portanto, quem inicia a transformação digital, basicamente, está em busca de objetivos como:

• ser mais eficiente;
• estável;
• competitivo;
• lucrativo.

Em linhas gerais, a transformação digital exige que a empresa e todas as suas áreas mantenham uma constante reinvenção, para que a forma como operam ou gerem os seus fluxos de trabalho lhes permita oferecer valor agregado aos seus serviços, mudando a forma como operam seus processos.

Precisamente neste ponto surge um termo que hoje conhecemos como inteligência documental e que permitiu às empresas processarem os seus dados de forma mais eficiente para se adaptarem às necessidades do presente e do futuro. A automação inteligente de documentos é então sinônimo de eficiência e por isso queremos destacá-la no conteúdo deste artigo. Acompanhe!

Como a automação avançada de documentos ajuda as empresas em sua transformação?

A adoção de novas tecnologias é aplicada ao funcionamento interno das empresas dentro de uma estratégia digital, com um objetivo claro: otimizar todos os processos. Para isso, deve basear-se no trabalho em equipe e na comunicação interna, respostas rápidas de todas as partes envolvidas e bom processamento e análise de dados é a chave para que a transformação aconteça.

Todos esses fatores são o que vai conseguir um ambiente que promova a inovação e proporcione a melhor experiência ao cliente. Neste contexto, a utilização de técnicas avançadas de automação de documentos permite criar novas formas não somente de criar e elaborar documentos com eficiência, mas também de automação de processos, com as vantagens usuais em termos de melhor aproveitamento de recursos e circulação de informações.

Para muitas empresas, nas quais a automação de documentos está presente é possível expressar o verdadeiro potencial da mudança, visto que a transformação digital está diretamente relacionada com a cultura Paperless.

Sabemos que hoje a gestão dos fluxos de trabalho é uma das questões mais sensíveis, pois o mercado exige cada vez maior eficiência produtiva. Essa mesma lógica de otimização também pode ser estendida aos fluxos de documentos, que geralmente se movem em paralelo com os fluxos de produção, especialmente em cadeias de suprimentos complexas. Logo, a automação de documentos é tão importante em departamentos e escritórios de advocacia, quanto em empresas dos mais diversos setores.

Automatização avançada de documentos: entenda o seu verdadeiro potencial

Para entender o verdadeiro potencial da automação de documentos, é preciso partir de um pressuposto: os documentos digitais são de fato dados e, como tal, podem ser processados ​​por meio de sistemas de análise e automação completamente semelhantes aos utilizados, por exemplo, para facilitar a tomada de decisões.

A primeira vantagem da automação de fluxos está na padronização. Uma vez criado um fluxo de trabalho para um documento ou um tipo de processamento, ele será compartilhado e uniforme, tornando também as operações de controle e revisão de contratos mais rápidas e eficazes.

A segunda vantagem, típica das arquiteturas integradas, é a facilidade de uso das informações. Numa cadeia documental gerida de acordo com as boas práticas, todos os interessados ​​num processo podem aceder ao andamento, à informação e aos documentos reais de forma autónoma, fluida e eficaz.

Para além disso, a grande quantidade de dados que as empresas podem coletar e processar hoje permite redesenhar a forma como as decisões são tomadas, basta pensar no princípio da gestão orientada por dados. Neste âmbito, ao decidir implementar novas tecnologias para a automação de documentos e contratos, as empresas avançam nos principais desafios em sua transformação digital, visto que conseguem capturar os principais dados do documento e iniciar o fluxo de trabalho automático.

Tudo isso reduz o tempo de trabalho da equipe, o que se traduz em economia significativa de custos, reduzir as chances de transações, maior conformidade com as normas internas da organização e tomada de decisões mais rápidas.

Benefícios da automação de documentos que levam naturalmente à transformação digital

A inovação introduzida com a automação de documentos propicia benefícios a curto e longo prazo. Dentre esses benefícios, destacam-se:

• incentiva à cultura de inovação dentro da empresa;
• introduz processos muito mais eficientes;
• favorece o trabalho em equipe e a comunicação interna;
• facilita a velocidade de resposta a um ambiente em mudança;
• ajuda na análise de grandes quantidades de dados oferece a possibilidade de estabelecer novas linhas de negócios.

Por estas e outras razões, a automatização dos processos documentais é um fator chave na transição natural da transformação digital das empresas.