Como advogado, você precisa ser capaz de localizar facilmente seus arquivos jurídicos importantes para que possa trabalhar de forma mais eficiente e eficaz. Seja um contrato ou um documento preenchido com informações sobre seu cliente, você precisa organizar seus documentos etiquetando-os e armazenando-os corretamente para garantir que você possa encontrá-los quando precisar deles.
Todo advogado sabe que os documentos jurídicos são uma parte crucial de sua prática, assim como são difíceis de manter organizados, principalmente se você ainda mantém arquivos físicos e não digitalizou os documentos do seu escritório para mantê-los na nuvem.
Por outro lado, mesmo que você use a nuvem para criar e armazenar seus contratos, poderá ainda existir uma boa base de sua documentação em papel. Em qualquer uma das situações, é importante tê-los organizados e disponíveis quando você precisar deles. Você pode criar uma estrutura simples para organizar seus documentos legais, usando as seguintes dicas.
Dicas para aqueles que ainda não utilizam arquivos em nuvem:
1. Há dois métodos principais para organizar os arquivos jurídicos em seu escritório. O primeiro é categorizá-los com base no número do caso em que os documentos foram arquivados. Este método é útil se você planeja manter os documentos por anos, mas é difícil de manter organizado. A outra maneira é mantê-los organizados pelo nome do cliente, o que facilita o acompanhamento dos mesmos. De qualquer forma, ambos são bastante simples e fáceis de incorporar ao seu sistema de arquivamento existente.
2. Coloque todos os seus documentos em um local central. Isto o ajudará a ter certeza de que todos eles estão onde pertencem, para que você possa facilmente encontrar o que precisa quando for a hora de utilizá-los. Use etiquetas ou divisórias em suas pastas para que cada uma esteja claramente identificada com quais informações estão dentro dela. Isto facilitará o acesso às informações de outros que possam estar trabalhando em um caso com você, de forma rápida e fácil quando necessário.
3. Use pastas codificadas por cores para organizar seu trabalho: pastas verdes para documentos pessoais, pastas amarelas para documentos comerciais. Isto facilita encontrar rapidamente o que você precisa, mesmo que você esteja olhando para a pasta errada!
4. Etiquete tudo claramente para que qualquer pessoa que precise ter acesso a qualquer um destes documentos saiba exatamente o que está procurando. Se houver mais de uma pessoa que precise ter acesso a certos documentos, verifique de que todos saibam qual pasta pertence especificamente a quem, para que não haja confusão quando alguém tiver dúvidas sobre as informações contidas em cada pasta.
5. Mantenha todos os recibos em um só lugar para que você não os perca de vista mais tarde, quando chegar a hora de apresentá-los com formulários de impostos ou outros documentos financeiros. Coloque tudo em pastas antes de colocá-las em caixas para que elas permaneçam protegidas enquanto são transportadas de um local para outro, se necessário.
Se você ainda não usa o armazenamento em nuvem, é hora de começar!
Você deve utilizar o armazenamento em nuvem para manter os documentos organizados em seu computador e em um só lugar. O armazenamento em nuvem proporciona um local seguro para armazenar seus arquivos, onde eles são privados e seguros de danos ou perdas. Os benefícios de utilizar o armazenamento em nuvem incluem: acessibilidade em qualquer lugar, tranquilidade de saber que suas informações são armazenadas, capacidade de compartilhar arquivos com outras pessoas, eficiência de custos e conveniência.
Se você ainda não tem um sistema de armazenamento em nuvem, confira também este artigo: Garantindo o futuro: contratos e a nuvem
