Burocracia é um problema comum nos escritórios jurídicos e uma das maiores causas de estresse entre os advogados. Você se preocupa com a burocracia em seu escritório de advocacia? Veja aqui 5 dicas para reduzir a burocracia.
Como a burocracia afeta a sua produtividade?
Manter uma rotina de trabalho ágil e eficiente é essencial para o bom funcionamento de um escritório de advocacia, principalmente em seus processos de backoffice. No entanto, ainda há um número considerável de equipes jurídicas lutando para desburocratizar o escritório. E cada hora de trabalho perdida também é uma hora a menos para atender seu cliente e melhorar o atendimento.
A burocracia não somente diminui o tempo de trabalho da sua equipe jurídica, como também é um grande fator de estresse e de um fluxo do trabalho ágil.
Então, se você busca formas de reduzir a burocracia no seu escritório jurídico, veja abaixo 5 dicas.
1. Abrace a geração de assinaturas digitais
Um dos processos mais demorados dentro de um escritório é a autenticação e entrega de documentos. Muitos precisam ser assinados e autenticados, o que pode levar de algumas horas a dias para esperar. Dependendo da urgência da situação, esta pode não ser uma opção viável.
Documentos e assinaturas digitais, por outro lado, são muito mais rápidos. Você pode enviar uma cópia por e-mail, autenticar imediatamente a assinatura online e ter sua validade confirmada em alguns minutos.
2. Automatize as tarefas e utilize a tecnologia a seu favor
O dia a dia do escritório jurídico é composto em grande parte pelas tarefas burocráticas e rotineiras, que acabam não proporcionando tempo para oferecer um atendimento de qualidade e atender as necessidades dos clientes. Para isto, é preciso encontrar formas de reduzir o estresse destes profissionais e tornar o dia a dia mais produtivo.
Grande parte do trabalho burocrático de um escritório envolve basicamente a repetição constante da mesma tarefa. Isso significa que o potencial da sua equipe é desperdiçado em replays, em vez de ser usado em trabalhos mais lucrativos.
Existem várias formas de eliminar a burocracia nos escritórios jurídicos, mas uma das mais utilizadas e que tem resultados positivos é o uso de softwares especializados para automatizar processos. Transferir esse trabalho para um software de automação de documentos é um excelente investimento. Além de evitar que tarefas repetitivas tirem tempo da sua equipe, o sistema também poderá concluí-las de forma rápida e com maior precisão. Uma ótima forma de desburocratizar no escritório, concorda?
3. Dê mais autonomia a sua equipe, delegue e organize as tarefas do dia a dia
Outro componente fundamental da burocracia é uma hierarquia rígida e, em alguns casos, sem propósito. Para realizar qualquer tarefa ou obter algum documento, um sistema burocrático exige a a permissão de um ou mais superiores responsáveis. No final do dia , isso só retarda o seu trabalho.
Permitir que sua equipe tome suas próprias decisões ajuda a acelerar significativamente o processo de produção e entrega de tarefas. Afinal, se você contratou um grupo de profissionais, você pode confiar que eles farão um bom trabalho por conta própria.
Algumas dicas para colocar colocar em prática este item:
- Defina as tarefas a serem realizadas
- Liste as pessoas responsáveis por cada etapa
- Organizar os documentos para cada etapa
- Defina ferramentas e métodos para otimizar o fluxo dos documentos
- Use as ferramentas certas para gerenciar seu fluxo de trabalho
- Crie um processo claro e detalhado para cada tarefa
- Certifique-se de que todos estejam em sintonia com o processo
5. Revise e aprimore seus processos
A burocracia pode causar dificuldades na hora de realizar as atividades diárias e também no gerenciamento dos processos internos do escritório. De tempos em tempos, lembre-se de revisar seus processos de negócios e buscar pontos que possam ser melhorados.
É importante ter uma visão sobre quanto tempo o processo deve levar para ser finalizado e quais os passos que precisam ser seguidos para resolvê-lo. O uso de sistemas integrados empresariais, por exemplo, garante que processos rápidos sejam feitos de maneira mais simples e centralizem as informações sobre os clientes, processos e contatos e, por conseguinte, dar mais visibilidade às informações que passam pelo escritório.
5. Elimine o papel
A ideia principal é seguir o princípio do “menos papel e mais informação”. Para driblar a burocracia e gerenciar melhor os processos judiciais, os escritórios precisam investir em sistemas que possam organizar e centralizar toda a papelada existente nos processos movidos pelas empresas.
A transição para um escritório jurídico digital é uma tendência que vem ganhando força nos últimos anos. A adoção da tecnologia como ferramenta de trabalho permite que os advogados trabalhem de maneira mais eficiente e de forma colaborativa. Eliminar o papel dos escritórios jurídicos é um processo gradativo, mas que pode ser feito com alguns pequenos passos.
A primeira coisa a fazer é avaliar o que você está usando e o que não está usando. Encontre formas de substituir os itens que você está utilizando atualmente por soluções mais eficientes. Por exemplo: se você tem uma pasta de arquivo cheia de documentos personalizados, talvez seja mais fácil ter um sistema online para armazená-los e compartilhá-los com outras pessoas do escritório.
Essa transição para um escritório jurídico digital é uma tendência que vem ganhando força nos últimos anos. A adoção da tecnologia como ferramenta de trabalho permite que os advogados trabalhem de maneira mais eficiente e de forma colaborativa.
Com essas dicas, você pode começar a desburocratizar o escritório e melhorar o desempenho de sua equipe. Que tal aprender ainda mais?
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