O gerenciamento de várias contas de e-mail pode ser estressante. Aqui estão cinco dicas para ajudá-lo a gerenciar suas múltiplas caixas de entrada sem perder a cabeça.
Gerenciado dezenas contas de e-mails sem estresse
Você provavelmente já ouviu as estatísticas: as pessoas estão gastando agora mais tempo do que nunca com e-mails. Em média, uma pessoa verifica seus e-mails cerca de 110 vezes por dia e passa cerca de duas horas por semana lendo e respondendo a mensagens.
Como advogado em um escritório de advocacia, você também deve ter mais de uma conta de e-mail. Se você for como a maioria dos advogados e tiver 10 ou mais contas para gerenciar, pode ser difícil mantê-las todas em ordem. Talvez você tenha uma conta para cada cliente, ou uma para cada assunto. Assim, cada vez que você abre sua caixa de entrada, você é confrontado com dezenas de mensagens de pessoas que querem algo de você . Sem contar, as mensagens de colegas sobre os próximos projetos e clientes que precisam de ajuda imediatamente.
É por isso que hoje vamos compartilhar este guia rápido sobre cinco maneiras de gerenciar todos esses endereços de e-mail sem perder a cabeça.
1. Configure filtros
Você sabia que o Gmail tem algumas ferramentas de filtragem bastante incríveis? Se você usar filtros todos os dias para classificar automaticamente os e-mails em pastas com base em quem envia ou em quais palavras-chave eles contêm, tudo poderá se tornar mais fácil. Por exemplo, se alguém enviar um e-mail com “por favor leia” na linha de assunto, ele é automaticamente enviado para a sua pasta “Lembrete” para que você não o esqueça mais tarde.
Isto funciona muito bem para classificar boletins informativos ou outras assinaturas que não exigem uma resposta imediata, mas podem esperar até mais tarde, quando você tiver mais tempo disponível. Essa prática, permitirá que você acompanhe mensagens importantes sem ter que percorrer dezenas de mensagens irrelevantes todos os dias.
2. Use regras no Gmail (ou outros aplicativos)
Depois de usar filtros para direcionar automaticamente mensagens de certos remetentes ou com certas palavras-chave em pastas específicas, estabeleça regras baseadas em critérios como:
- remetente;
- destinatário;
- linha de assunto;
- corpo de texto.
Crie uma regra que mova todas as mensagens mais antigas de um certo número de dias para outra pasta, para que você não fique sobrecarregado com e-mails antigos em sua pasta principal da caixa de entrada ao abri-la a cada manhã ou noite.
3 – Etiquetas de email
Em vez de usar pastas, use etiquetas para organizar seus e-mails. Isto permite que você veja tudo de uma só vez e facilita a busca de e-mails. Alguns provedores de e-mail permitem criar etiquetas personalizadas e aplicá-las aos e-mails, enquanto outros têm etiquetas pré-definidas que podem ser aplicadas com um único clique.
4 – Utilize Pastas de Busca
Você também pode querer considerar a criação de uma pasta para resultados de busca ou usar uma ferramenta de busca avançada. Isto o ajudará a encontrar qualquer e-mail que tenha sido enviado para várias contas em um único lugar, em vez de ter que passar por cada conta individualmente.
Desta forma, você poderá acessar facilmente todos os e-mails relacionados a um determinado projeto ou cliente a partir de um único lugar sem ter que procurar em toda a minha caixa de entrada. Se você não quiser fazer isso manualmente (e quem quer?), existem aplicativos como Unroll.me que automaticamente classificarão seus e-mails em suas respectivas pastas para você.
5 – Utilize contas de e-mail para diferentes propósitos
Se seu escritório tem mais de um endereço de e-mail, considere o uso de diferentes contas para diferentes propósitos, tais como trabalho, mensagens pessoais e relacionadas ao marketing. Desta forma, você não terá que se preocupar em perder e-mails importantes relacionados ao trabalho quando estiver verificando outra conta que não esteja de nenhuma forma ligada à sua vida profissional.
Por fim, configure uma assinatura de e-mail que inclua suas informações de contato para que as pessoas saibam como contatá-lo. Isto lhes poupará tempo quando tiverem perguntas sobre algo, mas não tiverem certeza de quem deve ser contatado no trabalho sobre isso. E verifique se todos sabem qual conta devem usar – parece óbvio, mas às vezes é fácil para as pessoas esquecerem qual conta devem usar ao contatar alguém em seu escritório (ou vice versa).
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