Fazendo o complexo tornar-se simples! Vamos falar sobre como lidar de forma inteligente com o trabalho complexo envolvido na criação e gestão de documentos na sua empresa. Para isso, uma estratégia inteligente é o uso de ferramentas de automação de documentos da Avvoka.
Neste artigo, vamos nos concentrar em mostrar para você:
- Como funciona a automação da Avvoka
- Recursos de automação de documentos que você vai amar
- Principais motivos para usar a Avvoka
- Portfólio de recursos completo
- Quanto tempo você pode economizar com a Avvoka
Boa leitura!!
1. Como funciona a automação de documentos da Avvoka
A automação de documentos da Avvoka é o processo no qual são tomados documentos em formatos padrão e colocados em camadas com lógica algorítmica para que, então, se torne fácil processar de maneira eficiente a criação e a adaptação de novos documentos que atenderão às necessidades do usuário.
Veja como isso acontece em três passos simples
1. Faça o upload do seu documento:
Envie seu documento do Word previamente – A automação da Avvoka manterá o estilo utilizado em seus documentos.
2. Adicione sua automação:
Utilize nossa intuitiva ferramenta visual de automação para adicionar sua lógica que permitirá você criar seu questionário.
3. Crie os seus documentos
A partir de então, comece respondendo seus questionários e gerando seus documentos sob medida.
Leia também: Automação de Documentos – Tudo o que você precisa saber
2. Recursos de automação da Avvoka que você vai amar
1. Automação sem código
Template de contratos usando ferramentas de automação intuitiva, com seu questionário sendo gerado de forma simultânea. Ao contrário das ferramentas de automação legadas, não há necessidade de codificação complexa dos documentos em Word e não requer o envolvimento de consultores externos, mantendo os custos da ferramenta realmente baixos.
A ferramenta de automação sem necessidade de codificações conta com:
- Assistente de automação visual.
- Construtor de condições e operações avançadas.
- Bibliotecas para cláusulas, questões e lógica.
- Recursos avançados de automação
Com nosso amplo portfólio de recursos complexos de modelagem, a Avvoka pode lidar com seu acordo de confidencialidade de apenas duas páginas e de seu contrato de negócios com mais de duzentas páginas – seus documentos estarão seguro em boas mãos. Intuitivo, não necessariamente significa básico.
Os recursos avançados da Avvoka permitem:
- Camadas nos textos em transformações e funções matemáticas com o construtor de operações da Avvoka.
- Reproduzir o texto do documento e das tabelas para dados e informações repetidas.
- Aplicar automação repetida com nossa ferramenta aprimorada de localização e substituição.
3. Biblioteca de cláusulas
Armazene suas cláusulas geralmente usadas nos seus documentos de forma centralizada – adicione essas cláusulas a qualquer documento ou template, garantindo assim que a receita ou termos sensíveis aos riscos não possam ser editados por usuários comuns ou não autorizados.
Os recursos de biblioteca disponibilizados pela ferramenta da Avvoka são fundamentais para:
- Atualização em massa de modelos e documentos padrão quando há alterações nas cláusulas centrais.
- Rastrear qual versão das cláusulas-chave estão contidas nos documentos.
- Camada em posições padrão de retroceder, para que os negociadores possam conduzir a negociação e fechar mais rápido os contratos.
4. Automação de fluxo de trabalho
Automatize o processo de aprovação interna dos documentos e contratos, configurando fluxos de aprovação em torno de itens como preço, volume ou responsabilidade, usando os mecanismos de fluxo de trabalho flexível e dinâmico da Avvoka.
A automação do fluxo de trabalho fornecido pela Avvoka fornece recursos para:
- Definir gatilhos em termos ou cláusulas chaves onde a aprovação é requerida.
- Acione a criação automatizada dos documentos subsequentes, caso os critérios tenham sido atendidos.
- Adicione usuários aos documentos em qualquer um dos estágios do fluxo de trabalho.
3. Principais motivos para usar a automação da Avvoka
Automação baseada em negociação: gere em massa documentos específicos para negociações – graças à nossa plataforma sem código, você pode criar modelos para os documentos em minutos.
Autoatendimento jurídico: ajude a empresa a criar documentos em tempo recorde.
Pacote de documentos: compartilhe dados e informações entre os documentos e agrupe-os, gere conjuntos de documentos em minutos.
Fluxos de trabalho de aprovação: sobreponha fluxos de trabalho de aprovação automaticamente com intuito de garantir que as equipes responsáveis participem de quaisquer negociações, principalmente em situações em que excedam os limites definidos.
Automatização de formulários e PDFs: automatize uma variedade de formulários, incluindo documentos de diligência, formulários legais e listas de verificação.
4. Portfólio de recursos da Avvoka
- Upload rápido: carregue seus contratos existentes em arquivo do Word diretamente para seu banco de templates online.
- Modelagem simples: crie modelos sem codificação para permitir que os usuários criem os primeiros rascunhos de seus contratos em tempo recorde.
- Integração de CRM: integre-se à sua ferramenta de CRM para reunir contratos diretamente a partir de informações de banco de dados existentes.
- Primeiro rascunho rápido: Use questionários para facilmente customizar seu rascunho e coletar informações de contrato diretamente de seus contrapartes.
- Negociar em tempo real: Colaborar e negociar em tempo real com as contrapartes, em uma versão do documento.
- Seja notificado: pare de se preocupar e deixe a plataforma lembrar suas contrapartes de quaisquer ações pendentes.
- Assinatura eletrônica: assine seus contratos e documentos na plataforma assim que você chegar a um acordo.
- Modelo rápido em tempo real: atualize em qualquer momento o documento a partir do modelo, mesmo enquanto a negociação estiver em curso.
- Impulso pontual: identifique os padrões de negociação para descobrir onde está ocorrendo resistência em certas cláusulas em seus contratos.
- Monitore o desempenho: monitore o desempenho do negociador, rastreando onde os diferentes membros da equipe chegam nos termos acordados.
- Variação de rastreamento: rastreie as variações das cláusulas em seu portfólios de contratos, para estabelecer assim onde você está alterando os termos padrão.
- Determine o risco: Acompanhe os critérios internos para verificar se seus contratos estão de acordo com os perfis de risco padrão.
- Biblioteca de cláusulas: mantenha suas cláusulas de modelo centralizadas e garanta que as atualizações sejam refletidas em todos os documentos.
Saiba mais:
5. Quanto tempo você pode economizar com a Avvoka?
Digamos que você e sua empresa necessitem uma hora de trabalho para chegar ao rascunho de um documento para estabelecer um novo contrato com seus clientes.
Agora suponhamos que sua empresa atende mensalmente, em média, 100 clientes que demandam os seus produtos ou serviços e, portanto, para cada um haverá necessidade de estabelecer um contrato individualizado.
Ao longo de cinco meses, quanto tempo você terá economizado utilizando a Avvoka? O gráfico abaixo demonstra essa economia:
Em nossa simulação apresentada no gráfico acima, considerando um tipo de documento que você precisa 100 vezes ao longo de cada mês e gasta uma hora para preparar cada, em sendo elaborado com os recursos da Avvoka sua empresa poderá economizar, ao final de cinco meses de trabalho, um total de 400 horas de mão de obra.
Ou seja, a cada mês sua empresa está acumulando 80 horas de trabalho que poderiam ter sido economizados, gerando maior lucratividade e, claro, maior conformidade e eficiência.
