O trabalho colaborativo vem ganhando importância em muitas equipes há alguns anos. Via de regra, as empresas incentivam a colaboração entre os funcionários, fornecendo as ferramentas necessárias e tentando adaptar os processos do trabalho diário ao trabalho colaborativo.
Aliás, muitas empresas gostam de falar sobre como a colaboração impulsiona a inovação. Mas quando se trata de realmente construir uma cultura colaborativa, essas palavras raramente são seguidas por ação. Em outras palavras, se você olhar mais de perto seu trabalho diário, as coisas parecem um pouco diferentes.
Por esse e outros motivos, esse artigo não tem o propósito apenas de falar sobre ferramentas, mas de mostrar o que significa trabalho colaborativo e como construir essa cooperação de forma efetiva em seu departamento jurídico, independentemente dos aplicativos ou softwares utilizados.
O que as estatísticas dizem sobre colaboração e inovação?
Um estudo publicado pela Queens University destaca que existe uma extensa falta de colaboração entre as equipes, mesmo quando contam com uma gama de ferramentas que tenham exatamente essa finalidade. Ou seja, o problema não é de forma alguma tecnológico, já que existem muitos softwares de ponta que permitem que as organizações se comuniquem sem esforço.
Nesta mesma linha, um estudo recente da Salesforce aponta que a “falta de colaboração e comunicação deficiente” são os principais responsáveis pelas falhas em projetos, segundo 86% de 1.400 executivos, funcionários e educadores entrevistados. O mesmo estudo também sugere que 97% dos trabalhadores pesquisados indicam que o fator que tem efeito adverso no resultado de projetos ou tarefas é a falta de alinhamento dentro das equipes ou colegas de trabalho.
Nesta mesma perspectiva, relacionar colaboração apenas com ferramentas de inovação pode se tornar um obstáculo para as equipes jurídicas. Se tomarmos como exemplo as principais tarefas de um departamento jurídico de uma empresa, como a assessoria jurídica interna, elaboração de documentos e contratos, compliance, cooperação com prestadores de serviços jurídicos externos e gestão de riscos, percebe-se claramente o quanto é necessário alinhamento não somente entre os membros da equipe, mas também a outros departamentos e stakeholders
de uma empresa.
Então, como você pode tornar a sua cultura mais colaborativa? Vamos lá!
O que define colaboração em equipe?
Primeiramente, vale a pena salientar que colaboração não é exatamente o que costumamos definir como um trabalho em equipe. Explicando, um trabalho em equipe foca em objetivos e metas comuns, mas geralmente não é realizado a partir de uma cooperação direta. De modo geral, os assistentes jurídicos e advogados em um departamento costumam trabalhar lado a lado, mas cada um cuidando de um assunto.
Ou seja, cada um fazendo alguma coisa que no final poderá ou não agregar valor ao todo, porque muitas vezes por falta de comunicação efetiva e transparente, muitas tarefas realizadas já estão sendo feitas por outra pessoa, quando outras mais importantes são deixadas de lado. Ou mais de uma pessoa pode estar se dedicando a uma tarefa que nem exigia tanto atenção, enquanto outra crucial está em “stand by”.
Infelizmente é exatamente assim que as coisas costumam acontecer e, por isso, mesmo quando as empresas incentivam a colaboração buscando mais desempenho das suas equipes, todos sentem-se frustrados no final. Um estudo da Mckinsey & Company, empresa americana de consultoria, revelou que 97% dos funcionários e executivos acreditam que a “falta de alinhamento dentro de uma equipe afeta o resultado de uma tarefa ou projeto”.
Portanto, “trabalho realizado em equipe” nem sempre é sinônimo de “colaboração eficiente que gera mais resultados”. O trabalho colaborativo, por sua vez, significa uma forma mais próxima de cooperação. Ou seja, todos os membros de um departamento ou escritório jurídico envolvidos com o mesmo cliente, projeto ou processo, trabalham em conjunto em tempo real, trocando ideias e feedbacks sobre o que está sendo feito, o que já está finalizado e para onde as coisas estão se encaminhando.
Trabalho colaborativo pode envolver dois ou mais departamentos concluindo uma tarefa rapidamente para um cliente, sem contratempos, porque todos sabem o que e quando fazer. Vale sublinhar que o trabalho colaborativo também tem designação de tarefas, metas e pessoas. Isso não significa que todos os departamentos precisam estar envolvidos em todos os processos, mas a pessoa certa será acionada no momento adequado para fazer exatamente o que deve ser feito.
Talvez essa perspectiva de colaboração, em princípio, pareça um tanto inatingível. Entretanto, é absolutamente possível, visto que a tecnologia permite que várias pessoas tenham acesso digital a documentos, relatórios e apresentações que permitem a colaboração em tempo real. Mas para além da tecnologia, como já dito, é necessário que todos entendam os principais recursos para implementar uma cultura colaborativa.
Recursos para aprimorar a colaboração em uma equipe
1. Definição da visão e valores do departamento
Se as pessoas da sua equipe não estiverem alinhadas sobre o conjunto de visões e valores, será muito mais difícil trabalharem juntas. Portanto, é importante definir esses valores e visão, para que todos fiquem na mesma página. Isto significa, que todos devem saber quais são as suas metas de trabalho e como serão alcançadas.
2. Transparência e conhecimento de valores
As culturas moldadas pela colaboração são principalmente culturas transparentes. Em um local de trabalho verdadeiramente colaborativo, os colaboradores não precisam tentar adivinhar o que os gerentes desejam que eles façam. Isto significa que, em uma cultura colaborativa , os líderes compartilham publicamente notícias e informações, boas ou ruins e todos tem aberturas para compartilharem seus insights.
3. Funções e responsabilidades claramente definidas
A falta de compreensão sobre o que cada membro da equipe é responsável pode levar à incerteza e frustração. As pessoas não devem e nem precisam gastar seu tempo tentando descobrir como se encaixam na dinâmica da equipe. Basta estabelecer metas e responsabilidades claramente definidas, e todos na equipe saberão em qual função se encaixam [e como podem exercer seu papel da melhor forma].
4. Defina como as informações devem enviadas/compartilhadas
Quando ocorre um problema ou alguém da equipe precisa resolver alguma dúvida ou obter orientações, a quem essa pessoa deve recorrer? Quais mensagens devem ser enviadas por email ou outro aplicativo de mensagens? Quais informações devem ser compartilhas em alguma ferramenta de gerenciamento de projetos utilizada pela equipe? Parece básico, mas muitos departamentos corporativos esquecem de definir isso e a comunicação entre as equipes se tornam uma confusão e, por conseguinte, acontecem atrasos e mal entendidos.
5. Mantenha a comunicação aberta
Ao mesmo tempo que é necessário definir questões como as citadas acima, é importante manter a comunicação aberta e consistente, promovendo o intercâmbio entre as equipes. Com uma comunicação transparente, a confiança e o respeito são construídos dentro da equipe. Ao explorar os métodos de comunicação que realmente funcionam para todos, fortalece-se a motivação e também o desempenho é melhorado.
6. Melhore a empatia
Para garantir um bom ambiente de trabalho, é essencial que os vários membros da equipe demonstrem respeito e apreço uns pelos outros. Isto significa que a verdadeira colaboração também está baseada em se colocar no lugar do outro, ouvir com atenção o que todos tem a dizer, mostrar interesse pelos feedbacks e insights de toda a equipe. Além de julgar menos e colaborar mais.
7. Valorize as habilidades individuais
Por fim, a colaboração funciona melhor quando as empresas atribuem tarefas de acordo com os pontos fortes e habilidades de cada um. O objetivo do trabalho colaborativo é exatamente esse: obter coletivamente, uma gama diversificada de habilidades, e utilizá-las de forma adequada para resultados bem-sucedidos, com menos sobrecarga de tarefas, tempo e riscos.
Quais os principais benefícios do trabalho colaborativo?
Em suma, estudos comprovam que os locais de trabalho colaborativos apresentam níveis maiores de confiança, força de trabalho mais engajada e desempenho aprimorado.
Para deixar isso mais claro, aqui está a nossa lista:
1. Evitar tarefas duplicadas
Não raro, muitos colaboradores perdem tempo fazendo um trabalho que outro da equipe já está fazendo. Isso acontece porque as responsabilidades não são claras, as subtarefas são realizadas várias vezes ou não são realizadas. A comunicação aprimorada e a transparência no trabalho colaborativo evitam tais duplicações.
2. Feedback direto
Todos os envolvidos podem saber no que os outros estão trabalhando, contribuir com feedback , fazer sugestões de melhorias ou expressar sua opinião.
3. Os processos podem ser executados mais rapidamente
Quando há colaboração, tudo se move mais naturalmente e, por conseguinte, rapidamente. Além de uma maior organização das tarefas, aumenta-se o desempenho e a produtividade.
4. Compromisso e criatividade
A criatividade e o comprometimento são, sem dúvidas, alguns dos benefícios mais requisitados do trabalho em equipe. Quando realmente existe colaboração, todos se motivam e inspiraram uns nos outros, encontrando soluções que não poderiam ter sido descobertas de outra forma.
5. Melhor visão geral de todo o processo de trabalho
Quando os membros da sua equipe trabalham juntos, eles estão constantemente envolvidos no trabalho uns dos outros. Uma vez que trabalham juntos em projetos ou resolvem problemas como uma equipe, há uma visão ampliada sobre a finalidade do trabalho que está sendo realizado.
E as ferramentas de tecnologia? Elas são realmente úteis?
Com certeza, a tecnologia é o aliado para sincronizar todos na mesma página, principalmente quando os membros de uma equipe estão em locais diferentes. A tecnologia também manterá a organização dos dados, documentos e informações utilizadas pelas equipes, assim como ajudar em rastreamentos, análises e relatórios.
Além disso, elas permitem a comunicação em tempo real para o alinhamento e progresso das atividades. Da mesma forma, ajudam a avaliar melhor os processos de trabalho e o progresso. Contudo, a cultura colaborativa em uma empresa precisa ser estabelecida e gerenciada muito antes de implementar um software ou aplicativo.
Ao que tudo indica, a tecnologia é uma grande aliada quando se trata de tornar as equipes mais produtivas e eficazes, mas ela não substitui as habilidades e recursos pessoais.
