Implementação complicada, custos elevados. Será que há alguma verdade nessas afirmações? Neste artigo vamos dissipar os mitos mais comuns em torno da automação de documentos jurídicos, oferecendo uma visão geral do que é essa tecnologia e seus benefícios.

Mito 1. Você Precisa Codificar

Esse é um dos equívocos principais que desencorajam muitas pessoas de implementar processos automatizados. De fato, muitas ferramentas herdadas do mercado ainda exigem codificação de texto, mas a grande maioria das novas ferramentas de automação são flexíveis e sem complicações. A aDoc, por exemplo, adota uma abordagem diferente e fácil de usar por causa de sua interface visual de arrastar e soltar.

Ou seja, usar um software de automação de documentos, na maioria das vezes, requer habilidade zero de codificação (você nem precisa ser capaz de ler código, o que é necessário em muitas outras  ferramentas). Portanto, todo e qualquer usuário pode automatizar seus documentos sem saber como codificar e sem a necessidade de programação ou treinamento caro.

Mito 2. É muito técnico e complexo

Talvez este seja um dos mitos de automação de documentos jurídicos mais fáceis de elucidar desta lista. Embora existam alguns produtos complexos no mercado, existem muitos que são fáceis de usar.

De fato, a automação é impulsionada pela alta tecnologia e integração de sistemas e dados, mas isso não significa que esteja totalmente imersa em complexidade. Isto é, seja você experiente em tecnologia ou não, não é preciso muito para começar a automatizar um documento.

Além disso, não importa que tipo de dispositivo você usa para fluxos de trabalho (smartphone, computador, etc.), você ainda pode se beneficiar de sua automação enquanto você e sua equipe se concentram em outras tarefas. Ademais, fornecedores com experiência no mercado de tecnologia ajudam a sua empresa a implementar a automação com mais facilidade, auxiliando na definição de regras e aceleração do processo.

Mito 3. Leva muito tempo para automatizar um documento

Quando se trata de gestão de documentos manual, sabemos o quanto esse processo é demorado e repetitivo, sendo que qualquer procedimento envolve um longo ciclo de operações e consome muito tempo. E a automação é exatamente a tecnologia jurídica para reduzir essa quantidade de tempo perdido e esforço manual. Mesmo assim, muitas pessoas também consideram que o processo envolvido na automação de um documento pode levar muito tempo.

Isso não é necessariamente justificável, porque o processo de automação se torna demorado, se o usuário demandar a  criação de instruções de automação para uma equipe terceirizada.  Se você aprender a automatizar seus próprios documentos – e já mencionamos o quanto isso pode ser simples e eficaz –  todo esse processo poderá ser reduzido, principalmente quando a interface do produto é amigável e permite adicionar o que você deseja facilmente ao documento.

Mito 4. É preciso responder a milhares de perguntas para criar um documento

Muitas pessoas já passaram por algumas experiências cansativas de ter que responder perguntas, perguntas após perguntas, apenas para criar o primeiro rascunho de um documento. Mas isso é algo que ficou para trás e é cada vez mais questionável, visto que há uma grande mudança nesta abordagem. Atualmente, todo o processo acontece de forma mais dinâmica, à medida que a automação de um documento pode ser gerada a partir de um pequeno número de perguntas amplas. Ou seja, os documentos são finalizados rapidamente, sem erros e com maior precisão.

Afinal, a automação envolve agilizar a criação de documentos e a configuração de modelos avançados por meio de comandos simples com o objetivo de redigir documentos rapidamente e não fazer você trabalhar mais.

Mito 5. Não tenho documentos que se beneficiaram da automação

Em primeiro lugar, a automação é eficiente em todas as áreas de atuação e empresas. Qualquer documento elaborado regularmente, com repetição ou muito complexo, tem a oportunidade de se beneficiar da automação. Independentemente do modelo ou volume, automatizar os processos de criação de documentos pode beneficiar todos e quaisquer departamentos de uma empresa. Isso economiza tempo e garante a qualidade dos documentos graças à minimização de erros e ajuda a melhorar a conformidade em qualquer setor.

Mito 6. Os custos são muito elevados para a minha empresa 

Existe uma convicção comum de que o software de automação de documentos está reservado para grandes empresas com grandes orçamentos. Esse é mais um mito que deve ser esclarecido. Independentemente, se você é uma pequena empresa em crescimento com recursos limitados, ou uma grande corporação, a automação ajuda  a manter os custos baixos, maximizar o uso de recursos e permitir o crescimento.

Além disso, em  longo prazo, a automação aumenta a produtividade. Na verdade, as consequências dos processos manuais – incluindo horas de trabalho desperdiçadas e documentos de baixa qualidade – custam à empresa muito mais do que qualquer software de automação de documentos.

Mito 7. A automação é vulnerável a riscos de segurança

Por fim, os ataques cibernéticos e outros riscos à segurança também causam algumas incertezas, visto que muitas pessoas pensam que a automação de documentos pode ser vulnerável à perda repentina de dados e vazamento de informações. Em vista disso, muitas empresas relutam em confiar seus dados ao armazenamento online (ou seja, nuvem).

Entretanto, os fornecedores de softwares dedicam-se cada vez mais em encontrar novas maneiras de melhorar a segurança dos dados online. Sem falar, que qualquer processo pode contar com vários níveis de segurança como proteção de senhas e protocolos de criptografia.

Conclusão

A criação de documentos de alta qualidade sempre foi um processo trabalhoso e sujeito a erros. Em vista disso, existe uma consistente tendência para essa tecnologia que abriga uma série de oportunidades. Portanto, se libertar dos mitos e meias verdades sobre a tecnologia ajuda a superar os principais desafios que impedem as empresas de sobreviver no mercado em longo prazo ou prosperar como novos modelos de negócios.  

Gostou de saber mais sobre a automação de documentos? Leia também: Fluxos de documentos: 5 razões para usá-los em sua empresa.