Aqui estão 5 dicas para melhorar a colaboração entre o departamento jurídico e outros departamentos da empresa usando tecnologia.
Compartilhe informações e conhecimentos jurídicos
A primeira maneira de melhorar a colaboração é tornar as informações jurídicas acessíveis àqueles que mais podem se beneficiar delas. Compartilhar as versões mais recentes de contratos imobiliários com a contabilidade, informações sobre reclamações com o serviço de atendimento ao cliente ou contratos de vendas com o departamento de vendas ajuda a quebrar os silos dentro da empresa.
Um sistema centralizado de gerenciamento de informações jurídicas também pode ajudar você a reduzir o tempo gasto em diversas tarefas administrativas , desde a recuperação de informações para colegas até a revisão de contratos e a pesquisa de datas de vencimento.
A melhor maneira de fazer isso é armazenar seus documentos em um sistema de gerenciamento seguro, centralizado e baseado em nuvem, onde você pode gerenciar as configurações de acesso e permissão com base na sua organização.
Ferramentas tecnológicas como a aDoc podem ajudar você a armazenar informações jurídicas sobre uma ampla gama de questões e otimizar processos de pesquisa, revisão, gerenciamento e relatórios em sua organização.
Aumente seus negócios com modelos de documentos
Um dos maiores desafios dos consultores jurídicos é a necessidade de estar por dentro de tudo, sem necessariamente estar envolvido na revisão de cada cláusula de cada contrato. Para evitar se sobrecarregar, dê mais autonomia aos outros departamentos por meio de modelos de contrato padrão simples, cuja estrutura você validou, mas que ainda exigirão sua aprovação final.
Os modelos não apenas economizam seu tempo como também podem ajudar cada departamento a assumir um papel mais ativo no gerenciamento de seus riscos legais.
Saiba mais aqui: Como criar documentos com mais rapidez e conformidade?
Defina fluxos de trabalho padrão para melhorar a eficiência e a conformidade
A qualquer momento, o advogado corporativo pode ser chamado para colaborar em inúmeras questões, com diversas unidades de negócios e entidades. Rastrear solicitações e gerenciar o trabalho pode ser difícil. Quando as solicitações são gerenciadas de forma não estruturada, como seus colegas sabem que suas solicitações são prioritárias e quando serão atendidas?
E melhor ainda, quanto tempo você gasta pressionando seus colegas para obter todas as informações antes de poder agir? Ao implementar um sistema que distribui tarefas e padroniza fluxos de trabalho, você pode melhorar a eficiência e gastar mais tempo criando valor. Ao atribuir tarefas específicas a cada funcionário e definir fluxos de trabalho padrão, o departamento jurídico pode gerenciar solicitações de maneira estruturada e todos os envolvidos são informados sobre o status das atividades em tempo real.
Além disso, ao especificar quem deve executar tarefas específicas, quanto tempo cada uma deve levar e em que ordem elas devem ser concluídas, você aumenta a eficiência e garante a conformidade com as políticas e/ou regras da empresa.
Seja proativo na identificação de riscos
O gerenciamento de riscos é menos difícil quando todos têm uma visão clara da situação e quando todos cooperam para identificar os riscos emergentes. Se você tiver todas as suas informações jurídicas na ponta dos dedos, poderá resumir as informações contratuais e compartilhá-las com outros departamentos para garantir que eles entendam todos os principais termos e riscos envolvidos.
No entanto, não se trata apenas de coletar dados relevantes quando você precisa deles. Muitas vezes, se você não vê a informação, você também não pensa nela. A tecnologia permite que você fique por dentro de eventos críticos, como renovações de contratos, prazos de arquivamento e políticas de conformidade, com alertas e lembretes. Permitir que gerentes ou chefes de departamento identifiquem riscos proativamente pode ajudá-los a assumir um papel mais ativo na gestão de seus riscos legais e, simultaneamente, permitir que os consultores jurídicos internos realmente criem valor para a organização.
Informações que melhorem o desempenho de outros departamentos
Relatórios – sobre responsabilidades e riscos, litígios em andamento ou contratos de licença prestes a expirar – são inestimáveis para gerentes, chefes de departamento ou liderança da empresa. No entanto, coletar dados confiáveis e reuni-los em relatórios fáceis de entender pode ser difícil. Quanto tempo você gasta todo mês pesquisando dados recentes da empresa, inserindo números em planilhas e sem ter certeza de que seus dados são precisos?
Com a tecnologia, você pode gerar relatórios detalhados para rastrear e comunicar informações, sabendo que os dados coletados são os mais atualizados. Além disso, ao gerenciar direitos de acesso e permissões, você pode permitir que seus colegas visualizem e exportem relatórios conforme acharem adequado, permitindo que eles monitorem problemas proativamente e tomem decisões mais rapidamente.
Você está pronto para melhorar a colaboração dentro da sua organização? Hoje, não é preciso dizer que a tecnologia pode melhorar muito a colaboração entre departamentos no trabalho diário, na gestão de riscos e na tomada de decisões estratégicas que geram valor para toda a empresa.
A tecnologia pode ajudar consultores jurídicos a melhorar sua eficiência e prestação de consultoria estratégica, à medida que todo o escritório se torna mais autônomo na área jurídica.
Para saber mais sobre tecnologia e ferramentas eficazes para gestão de documentos e contratos em seu departamento jurídico, agende uma demonstração com a aDoc.
