A tecnologia mudou (e continua mudando) a vida das pessoas e a sua forma de atuação no trabalho. Isso também vale para as profissões jurídicas, que atualmente se veem confrontadas com o paradigma da automatização de parte da atividade conduzida pelos advogados e setores jurídicos.
No entanto, como já sabemos, automatizar os processos abre possibilidades para economizar tempo com entregas mais rápidas e então dedicá-lo aos clientes, melhorando cada vez mais o relacionamento e a carteira de clientes do escritório jurídico.
Se você for responsável por um escritório de advocacia, você entenderá por que a automação de algumas tarefas no seu dia a dia pode economizar tempo e dinheiro. Vamos começar!
1- Gerenciar e emitir cobranças
De acordo com estudos de tendências jurídicas, 14% de todas as horas faturadas aos clientes nunca são pagas. Os motivos para essas horas não pagas variam, desde a incapacidade do cliente de pagar suas contas jurídicas até a negligência dos escritórios de advocacia em acompanhar e registrar suas faturas.
De qualquer forma, essas horas não pagas aumentam com o tempo, deixando para os escritórios lidar com essas quedas significativas de receita.
Além disso, a maioria das empresas deseja acelerar o processo de cobrança, mas não pode se dar ao luxo de sacrificar a precisão ou a conformidade. Às vezes, as faturas podem voltar do cliente para várias rodadas de ajustes, potencialmente adicionando dias e semanas ao ciclo de cobranças.
O benefício mais óbvio da automação do faturamento e cobranças é que, com os pagamentos eletrônicos, as contas são pagas mais rapidamente. Isso torna as cobranças mais fáceis e economiza tempo no monitoramento de contas vencidas.
No entanto, há uma série de outros benefícios que vão além do pagamento real. A tecnologia de faturamento moderna cria uma trilha de auditoria para responsabilidade. Um cliente pode contestar uma cobrança várias semanas ou meses depois. Com ferramentas de automação de cobrança, você tem a capacidade de auditar e rastrear alterações como uma transição de pré-faturamento para uma fatura.
2 – Automação de marketing
A automação de marketing visa que as empresas atinjam seus objetivos em menos tempo com priorização e execução eficiente e ágil das atividades de marketing por meio de um software que automatiza todos os processos contemplados em uma estratégia de marketing.
Com a automação, é mais fácil orientar os clientes potenciais através do funil de vendas. E, felizmente, a automação de marketing não está mais disponível apenas para grandes empresas capazes de fazer um grande investimento. Agora, empresas B2B ou B2C, assim como escritórios jurídicos de todos os tamanhos podem adotar software de automação para implementar uma estratégia de marketing digital eficaz.
Da mesma forma, a integração completa com o CRM garante o acompanhamento e a manutenção do contato através dos múltiplos canais disponíveis, todos em uma única plataforma, permitindo ganhar consistência e reunir todos os seus esforços de marketing em um único processo.
3 – Automação de documentos
A automação de documentos é exatamente o que parece – criação de documentos mais rápida e fácil. Assim como os programas de software de declaração de impostos, as ferramentas de elaboração automatizada de documentos funcionam apresentando aos usuários um questionário que eles podem preencher facilmente com suas informações.
As respostas são coletadas e registradas automaticamente. Essas informações podem ser inseridas em um modelo de documento e submetidas para aprovação. Além de ser capaz de agilizar o processo de redação de documentos jurídicos complexos, a automação de documentos também permite que as empresas reduzam sua dependência de horas faturáveis. Você pode repassar essas economias para seus clientes, ao mesmo tempo em que aumenta a lucratividade da empresa.
Em vez de demorar dias, os documentos podem ser redigidos em minutos, com menos erros, custos e ineficiências que afetam o processo de redação tradicional.
Outro benefício importante da automação de documentos é ser capaz de compartilhar e reter conhecimento em sua empresa. Quando um advogado sai para trabalhar em outra firma, sua experiência pode, em parte, permanecer na firma na forma desses modelos de documentos automatizados, ajudando assim a preencher as lacunas de conhecimento que podem ocorrer após sua saída.
4 – Comunicações com o cliente
A automação pode ajudar a reduzir o tempo necessário para processos como cadastro de clientes, faturamento e elaboração de documentos. No entanto, isso não deve impedir a comunicação de alta qualidade e pessoal a quem seu escritório presta serviço.
Antes do advento da tecnologia moderna de comunicação, como e-mail, SMS e reuniões virtuais, os advogados tinham que passar grande parte do dia falando ao telefone ou viajando até os clientes para consultas pessoais, muitas vezes com grandes despesas. Muitos escritórios de advocacia continuam operando dessa forma.
No entanto, com a telecomunicação moderna, os advogados ainda podem manter aquele toque pessoal sem ter que gastar tanto tempo e dinheiro. Nesse sentido, a automação também pode ser uma forte aliada. Isso o ajudará a reduzir processos tediosos e comunicações de rotina simples, deixando mais espaço e tempo para interações pessoais de maior qualidade.
Por exemplo, um cliente novo e ansioso em busca de uma atualização sobre seu caso não será deixado de lado com uma resposta automática. No entanto, para um cliente que simplesmente deseja ser notificado quando o valor para a liquidação por danos pessoais chegar, a comunicação automatizada resolve. A automação não deve substituir o serviço pessoal empático e oportuno que cada cliente espera. Mas em alguns casos, a resposta rápida possibilitada pela automação é a mais empática, porque é o que o cliente deseja.
Uma forma de tecnologia automatizada é um chatbot baseado em IA. Eles podem ser usados para responder a consultas de clientes e, para casos simples, podem até ser programados para fornecer alguns tipos de aconselhamentos jurídicos. Para as empresas, a capacidade de automatizar interações simples se traduz em muitas economias.
Com as ferramentas de automação, você também pode enviar e-mails automatizados para os clientes para mantê-los em contato e manter um relacionamento contínuo. Também é possível utilizar ferramentas que fornecem atualizações automáticas aos clientes sobre o andamento dos seus processos, reduzindo o volume de consultas que chegam ao escritório, além de proporcionar uma melhor experiência aos seus clientes.
Conclusão
Como a digitalização não para nos escritórios de advocacia, você deve estar preparado. Se você decidir seguir o caminho do escritório sem papel, pode simplificar sua administração e comunicação. Os documentos se criam virtualmente. Enquanto isso, você pode se concentrar em casos mais complexos. Além disso, surgem novas áreas de negócios, como serviços jurídicos de fácil acesso na nuvem.
O software de automação de documentos Avvoka também ajuda os advogados a trabalhar com mais rapidez e eficiência. Agende uma demo e saiba mais sobre tornar o seu escritório mais eficiente.
