ROI significa “Retorno Sobre Investimento”. É uma métrica utilizada para avaliar a viabilidade de um projeto ou ferramenta, medindo a quantidade de lucro gerada em relação ao custo inicial. No contexto da automação de documentos, o ROI representa o quanto uma empresa economiza ou lucra ao implementar um sistema automatizado de gerenciamento de documentos.
Neste artigo, vamos mostrar quais os fatores para avaliação do ROI no contexto da automação de documentos. Acompanhe!
Quais os principais fatores para a avaliação do ROI em automação de documentos?
Para calcular o ROI da automação de documentos, diversos fatores devem ser considerados, tais como:
Redução de custos
Avalie a economia gerada com a diminuição do uso de papel, impressão, armazenamento físico de documentos, horas de trabalho manual e custos com softwares antigos.
Estatísticas que apontam a redução de custos:
- 63% das empresas que automatizaram seus documentos relatam uma redução de até 40% nos custos operacionais (McKinsey & Company).
- Empresas que automatizam a geração de contratos economizam até US$ 12 por contrato (Aberdeen Group).
Aumento da produtividade
Quantifique o tempo economizado com a automatização de tarefas repetitivas, como geração de relatórios, aprovações e pesquisas em documentos.
Estatísticas sobre o aumento de produtividade:
- 50% do tempo dos funcionários é gasto em tarefas manuais de gerenciamento de documentos (IDC).
- A automação pode reduzir o tempo de processamento de documentos em até 90% (Forrester Research).
- Funcionários que trabalham com automação de documentos relatam um aumento de até 20% na produtividade (AIIM).
Melhoria na eficiência
Considere o impacto na agilidade dos processos, na precisão das informações e na otimização do fluxo de trabalho.
Estatísticas sobre o aumento da eficiência:
- Funcionários que trabalham com automação de documentos relatam um aumento de até 20% na produtividade (AIIM).
- Documentos podem ser processados até 5 vezes mais rápido com automação (Gartner).
- A automação pode reduzir o tempo de pesquisa de documentos em até 75% (Xerox).
Aumento da receita
Avalie o potencial de crescimento da receita através da agilização de processos de vendas, faturamento e cobrança, além da melhora na experiência do cliente.
Estatísticas relacionadas ao aumento da receita
- A automação pode agilizar o processo de vendas, resultando em um aumento de até 20% nas vendas (Aberdeen Group).
- A automação pode melhorar a experiência do cliente, levando a um aumento de até 15% na retenção de clientes (Gartner).
- Empresas que automatizam seus documentos relatam um aumento de até 10% na receita geral.
Redução de riscos
Considere a diminuição de erros manuais, perdas de documentos e custos com retrabalho, além da melhora na conformidade legal e regulatória.
Estatísticas sobre redução de riscos:
- A automação pode reduzir erros manuais em até 95% (Forrester Research).
- A automação pode melhorar a conformidade regulatória em até 80% (Accenture).
Quanto tempo a análise de ROI leva?
O tempo para analisar o ROI da automação de documentos varia de acordo com a complexidade dos processos da empresa e a quantidade de dados disponíveis. Em geral, é possível obter uma estimativa inicial em algumas semanas, com um estudo mais aprofundado levando alguns meses.
Mesmo sem ferramentas específicas, é possível realizar uma estimativa inicial do ROI. Comece identificando os processos que podem ser automatizados, o tempo e os recursos economizados e os potenciais ganhos de receita. Ferramentas online e consultores especializados também podem auxiliar na avaliação.
Quanto custa implementar um sistema de automação de documentos?
O custo de implementação varia de acordo com o porte da empresa, as funcionalidades do software escolhido e a necessidade de integração com outros sistemas. É importante solicitar orçamentos de diferentes fornecedores e considerar os custos de treinamento, suporte e manutenção.
Considerações finais – os números não mentem
A automação de documentos, quando implementada de forma estratégica, pode gerar um ROI significativo para as empresas. Através da redução de custos, aumento da produtividade, otimização do fluxo de trabalho e melhora na experiência do cliente, a automação se torna um investimento com retorno comprovado.
Ao investir na automação de documentos, as empresas assumem o controle do seu futuro, otimizando seus processos, aumentando sua lucratividade e se preparando para um futuro digital.
