Este artigo explora o processo de revisão de contratos, seus benefícios e práticas recomendadas.
Como capturar todos os elementos críticos na revisão de seus contratos
A revisão de contratos é uma parte fundamental do processo de contratação e é uma oportunidade para entender completamente tudo o que você e sua empresa estão concordando antes de pontuar o seu acordo com as assinaturas. É uma boa prática, antes de assinar um contrato, fazer uma análise minuciosa e entender suas implicações para o desempenho do seu negócio. De fato, uma simples olhada no documento não é suficiente para identificar riscos, e é por isso que a revisão de contratos é uma etapa importante para uma empresa.
Pela importância deste tema, este artigo aborda algumas das coisas mais importantes a serem observadas durante uma revisão de contrato.
O que é revisão de contratos?
Uma revisão de contrato é uma análise precisa de um documento jurídico antes de ser assinado. O objetivo é garantir que tudo o que está declarado no documento seja claro e preciso e que sua empresa esteja confortável para avançar de acordo com os termos do acordo. De fato, uma revisão de contrato geralmente é sua última oportunidade de identificar e solicitar as alterações necessárias antes de ficar preso a um contrato.
Quais os riscos quando a revisão de contratos é negligenciada?
Sem uma revisão abrangente do contrato, a organização corre o risco de se comprometer com obrigações que não pode cumprir e desperdiçando tempo valioso e recursos financeiros resolvendo disputas que poderiam ter sido evitadas. Logo, uma revisão de contrato ajuda a reduzir os riscos organizacionais e aumenta a probabilidade de que um acordo tenha um impacto positivo nos negócios para todas as partes envolvidas.
Revisões de contrato garantem, principalmente, a conformidade, ou seja, garantir que o contrato inclua todos os elementos necessários para ser um contrato válido. Além disso, essa prática evita mal entendidos, visto que ambas as partes envolvidas em um acordo contratual podem interpretar as cláusulas de forma diferente, o que pode levar a uma quebra de contrato não intencional que então se transforma em ações judiciais.
Lista de verificação de revisão de contrato
O conceito de revisão de um contrato é amplo e pode ser muito diferente de transação para transação. Mas também existem muitos pontos comuns, ou seja, atributos nos quais os revisores podem se concentrar.
Os advogados geralmente seguem uma lista de verificação do processo de revisão de contrato para promover a tarefa. Aqui estão as principais coisas que eles procuram no documento do contrato.
- Ambiguidade: se uma palavra ou frase no documento tiver vários significados, é melhor alterá-la com significados mais claros.
- Gramática: isso inclui erros de digitação, pontuação, frases incompletas e violações na estrutura do idioma.
- Logística: os cálculos ou fórmulas no documento estão corretos?
- Espaços em branco: um espaço em branco no documento do contrato é uma brecha na qual alguém pode voltar e preencher cláusulas incongruentes.
- Prazo: se um ativo ou serviço expira em um determinado ponto, o contrato deve especificá-lo.
- Partes envolvidas: os indivíduos ou empresas que concordarem devem ser claramente definidos com seus nomes completos.
- Rescisão: o contrato deve especificar as condições de rescisão. Em seguida, o processo e os direitos das partes após uma rescisão antecipada.
- Renovação: como o contrato será renovado? Quanto tempo deve durar cada renovação?
- Indenização: haverá compensação por perdas que possam ocorrer devido a negligência?
- Resolução de disputas: como ambas as partes resolverão desacordos que possam surgir no decorrer do acordo.
- Obrigações: o contrato especifica obrigações de desempenho para ambas as partes? As condições e métodos de pagamento estão incluídos?
- Lei aplicável: sob qual jurisdição os termos e condições se aplicam? Em quais tribunais as disputas serão tratadas?
De fato, Ler e analisar cada frase em um contrato pode, sem dúvida, levar um tempo considerável, especialmente para acordos longos e complexos, mas é uma etapa crítica para proteger sua empresa de riscos desnecessários. Entretanto, existem ferramentas poderosas para liberar advogados, eliminar gargalos, diminuir riscos e acelerar a velocidade dos negócios. Essa ferramenta é a automação de documentos, conforme veremos a seguir.
Como a automação de documentos pode ajudar com a revisão de contratos?
As soluções de revisão de contrato podem ajudar os responsáveis por esse processo adicionando muito mais eficiência e precisão. Na verdade, o Gartner prevê que, até 2024, as soluções avançadas de análise de contratos reduzirão em 50% o esforço manual necessário para revisões de contratos. Isso é possível, porque com a análise de contratos, os advogados podem facilmente extrair dados e esclarecer o conteúdo dos contratos, permitindo que as empresas revisem documentos mais rapidamente, diminuam o potencial de disputas contratuais e aumentem o volume de contratos que podem negociar e executar.
O que a automação de documentos pode garantir no que se refere a revisão de contratos?
Menos erros
O erro humano aflige processos manuais e desorganizados, levando a prazos perdidos e longas horas gastas em revisões de contratos. Com um processo simples de seguir, os membros da equipe podem direcionar suas energias para negociar preços, manter o relacionamento com o cliente e supervisionar a conformidade.
Comunicação aprimorada
Quando você tem um bom processo de aprovação, todos sabem o que está acontecendo o tempo todo. Você não precisa se preocupar com o que vai acontecer a seguir, quem vai lidar com o quê ou para quais partes interessadas ligar se algo der errado. À medida que as diferentes versões dos contratos vão e voltam, um processo automatizado garante que as solicitações de informações ausentes não sejam esquecidas. A comunicação clara também é vital quando os contratos estão em fase de renegociação.
Maior segurança
Com o aumento do trabalho remoto, é importante ter um sistema que permita que ambas as partes assinem documentos eletronicamente . A segurança deve estar em primeiro lugar ao configurar um processo de aprovação de contrato – e nada é menos seguro do que o papel.
Informações simplificadas
Um processo de aprovação de contrato tranquilo traz uma variedade de dados importantes que podem informar o trabalho futuro de uma organização com fornecedores e terceiros. Um banco de dados centralizado revela tendências em aprovações de contratos, faixas de preços e taxas de sucesso de negociação, fornecendo informações valiosas sobre seu processo em tempo real.
Atribuir responsabilidades detalhadas
Cada funcionário com uma função nas revisões e aprovações de contratos deve saber por quais tarefas são responsáveis, não importa quão pequenas sejam. A falta de clareza pode fazer com que os membros da equipe se juntem desnecessariamente às tarefas ou até mesmo as deixem inacabadas sem querer.
Quais os riscos quando a revisão de contratos é negligenciada?
Sem uma revisão abrangente do contrato, a organização corre o risco de se comprometer com obrigações que não pode cumprir e desperdiçando tempo valioso e recursos financeiros resolvendo disputas que poderiam ter sido evitadas. Logo, uma revisão de contrato ajuda a reduzir os riscos organizacionais e aumenta a probabilidade de que um acordo tenha um impacto positivo nos negócios para todas as partes envolvidas.
Revisões de contrato garantem, principalmente, a conformidade, ou seja, garantir que o contrato inclua todos os elementos necessários para ser um contrato válido. Além disso, essa prática evita mal entendidos, visto que ambas as partes envolvidas em um acordo contratual podem interpretar as cláusulas de forma diferente, o que pode levar a uma quebra de contrato não intencional que então se transforma em ações judiciais.
