A gestão de contratos é um fator estratégico para o sucesso de qualquer empresa, pois envolve desde o controle de prazos e cláusulas até a mitigação de riscos financeiros e jurídicos. De acordo com a International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), organizações que aperfeiçoam seus processos contratuais podem reduzir em até 9% as perdas decorrentes de falhas na elaboração e administração de contratos.
Além disso, pesquisas de mercado mostram que mais de 50% das empresas encontram dificuldades na padronização e automação do ciclo de vida contratual, evidenciando a importância de uma ferramenta robusta e confiável.
Diante desse cenário, a escolha de um software de gestão de contratos não pode se restringir a uma mera lista de funcionalidades: é imprescindível que o sistema cubra todo o processo, desde a criação e revisão dos documentos até o monitoramento de prazos e obrigações. Vale lembrar que a facilidade de uso deve ser uma prioridade máxima. Ou seja, a ferramenta precisa ser intuitiva, permitindo que colaboradores de diferentes áreas possam utilizá-la sem grandes dificuldades.
Uma base sólida para esse processo é um banco de dados de contratos bem estruturado, no qual todos os documentos relevantes possam ser digitalizados e gerenciados de forma segura. Nesse sentido, a possibilidade de vários colaboradores editarem o mesmo contrato simultaneamente, mantendo um histórico de revisões e versões, traz agilidade e transparência ao processo, além de facilitar o retorno a versões anteriores quando necessário.
Segundo estimativas de consultorias como a Gartner, empresas que investem em automação e integração na gestão de contratos conseguem reduzir, em média, 20% do tempo gasto em tarefas burocráticas e ainda elevam a conformidade regulatória e interna.
Por isso, ao adotar uma solução de gestão de contratos, os benefícios vão muito além da simples organização de documentos: tratam-se de ganhos reais em competitividade, segurança e eficiência operacional.
A seguir, conheça em detalhes o que uma ferramenta ou software de gestão de contratos deve ser capaz de fazer pela sua empresa!
Quem precisa de uma ferramenta de contrato?
Dependendo do propósito de um contrato e de quem é responsável por ele, uma variedade de indivíduos e equipes diferentes podem se beneficiar do uso de uma ferramenta de contrato. Na maioria das empresas, os usuários em potencial podem incluir equipes jurídicas, equipes de vendas, equipes de RH e aqueles que estão em outras funções comerciais. Principalmente, se você estiver lidando com um número alto (e crescente) de contratos, então você provavelmente se beneficiará do uso de uma ferramenta de contrato de algum tipo.
O que é uma ferramenta de ciclo de vida de gerenciamento de contratos?
Uma ferramenta de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) é um software projetado para auxiliar equipes jurídicas e comerciais na criação, negociação, assinatura, renovação e análise de contratos e dos dados que eles contêm. Esse tipo de ferramenta de contrato ajuda a simplificar o ciclo de vida do contrato e torna o gerenciamento de altos volumes de contratos muito mais fácil e eficiente.
Normalmente, uma ferramenta de gerenciamento do ciclo de vida do contrato terá alguns recursos que ajudam as equipes jurídicas a criar, colaborar, negociar, assinar, rastrear e renovar contratos, permitindo que cada estágio do ciclo de vida do contrato seja abordado.
Saiba mais aqui: O que é gestão do ciclo de vida do contrato?
Vantagens do software na gestão de contratos
- Contratos de acesso independentemente do tempo e local;
- Processamento simultâneo de contratos;
- economia de tempo e custos;
- Estrutura uniforme de todos os contratos;
- Maior transparência;
- Melhor avaliação dos riscos e potenciais econômicos;
- Aumento da velocidade de reação;
- Aumento da eficiência;
- Integração com outros sistemas;
- Controle de prazo e custos reduzidos.
Conclusão – Um bom processo de contratos é importante
Economia de custos, maior eficiência e clareza absoluta no caos contratual – com o gerenciamento de contratos correto, você pode gerenciar seus contratos e contribuir para a minimização de riscos e o planejamento financeiro da sua empresa.
Para um fluxo de processo particularmente tranquilo no gerenciamento de contratos, recomendamos que você use um software adequado. Isso facilita o gerenciamento de contratos e oferece suporte ao controle de contratos.
Para ver mais de perto o que uma ferramenta de contratos pode fazer por você, agende uma demonstração gratuita.
