Como é o fluxo de informações e como exatamente ocorre a cooperação? Como as equipes colaboram? Especialmente em tópicos relacionados a projetos, a troca rápida e fácil de informações está se tornando cada vez mais importante – ferramentas de colaboração modernas oferecem a solução.
O que é uma ferramenta de colaboração?
Ferramentas de colaboração ou software de colaboração facilitam a colaboração em rede. Eles fornecem várias funções para organizar e gerenciar projetos, melhorando assim o trabalho em equipe. Essas ferramentas oferecem as seguintes vantagens:
- gerenciamento de projetos mais fácil e claro;
- comunicação transparente de participantes internos e externos;
- acesso central a todas as informações e documentos relevantes;
- disponível a qualquer hora e em qualquer lugar.
Por que a colaboração é importante?
O avanço da digitalização também está causando impacto no mundo do trabalho: os requisitos de um local de trabalho moderno estão mudando e exigem que os processos de trabalho sejam mapeados digitalmente. A colaboração fortalece e estrutura o trabalho em equipe em rede em sua empresa e otimiza os processos de trabalho. Isso facilita a organização de projetos e no que diz respeito à nova maneira de trabalhar na era global e digital de hoje, a colaboração oferece vantagens significativas para sua empresa.
Quais são os benefícios da colaboração para sua empresa?
Hub central de informações
Hub central para todos os dados, informações e documentos: Qual era o status atual deste projeto novamente?” “Onde você pode salvar rapidamente o documento sobre este tópico novamente?” Com a colaboração digital, você economiza a busca de documentos e consultas desnecessárias como estes. A colaboração cria um ponto de partida central : todas as informações, documentos e ideias sobre um tópico são armazenados em um projeto.
Melhor visibilidade dos projetos em andamento
Além disso, existe uma melhor compreensão dos projetos em toda a organização: quando as pessoas trabalham isoladas, só elas sabem no que estão trabalhando. Conectar seu trabalho em rede ajuda mais funcionários a conhecer e moldar o quadro geral. Isto é, os silos estão quebrados.
Transferência de conhecimento mais fácil
Com a ajuda de uma poderosa ferramenta de pesquisa, os funcionários podem acessar o conhecimento existente, as abordagens de melhores práticas e os processos armazenados se tiverem dúvidas ou problemas. A colaboração cria espaço para a solução conjunta e inovadora de problemas.
Melhorias na comunicação
Equipes mais fortes por meio de melhor comunicação e coordenação: melhor visão geral do compartilhamento de tarefas, progresso, entrada ausente, etc. e, por conseguinte, maior será a oportunidade de melhorias no produto e maiores serão os riscos potenciais contidos. Informações importantes podem ser compartilhadas com todos os funcionários prontamente e independentemente da localização.
Um local de trabalho moderno
Todos os processos de trabalho relevantes são digitalizados. Os funcionários podem trabalhar a qualquer hora e em qualquer lugar, independentemente do dispositivo, e participar dos desenvolvimentos mais recentes. Da mesma forma, todo funcionário tem acesso a todos os documentos relevantes.
Independente de tempo e lugar
Um ponto forte das ferramentas de colaboração é a flexibilidade que elas oferecem aos funcionários. Dia e hora não importam mais. Nem mesmo se o colega trabalha em home office a cinco quilômetros de distância, está sediado no Texas ou está diretamente no local com o cliente. Todos têm acesso ao sistema e podem documentar o andamento do projeto.
Informação para todos em tempo real
Mudanças nos prazos, novos requisitos legais, resultados da reunião do conselho, mudanças técnicas, etc. são exibidos a todos os participantes do projeto em uma única interface. ou seja informações importantes não desaparecem dentro de um histórico de e-mail, mas estão disponíveis para todos de forma clara e estruturada. Esta função por si só é um fator importante para um trabalho eficiente.
Aumento da produtividade
Estudos mostram um aumento significativo na produtividade com o uso de tais ferramentas. Cria um alto nível de transferência de conhecimento, especialmente para equipes interdisciplinares. Uma mão sabe o que a outra está fazendo. Os mal-entendidos devido a níveis desiguais de conhecimento são minimizados, as decisões podem ser tomadas de forma mais válida e, portanto, mais rápidas. Isso se aplica a coisas grandes e pequenas.
Automação de documentos como ferramenta de colaboração para toda a empresa
Longe vão os dias em que as equipes trabalhavam juntas em um escritório das 8h às 18h todos os dias. Hoje, as equipes se comunicam em vários continentes e fusos horários. Por último, mas não menos importante, as empresas precisam ser muito flexíveis. Um sistema de automação de documentos oferece suporte à colaboração e permite que as empresas troquem informações e conhecimento rapidamente.
