O software de gerenciamento de contratos, ou gerenciamento do ciclo de vida de contratos (CLM), permite que os contratos sejam monitorados continuamente de maneira automatizada. Também otimiza cada etapa do ciclo de vida do contrato.
Por que é necessário este tipo de solução para gerenciar contratos?
Porque os contratos são os pilares da empresa. Eles gerenciam riscos, relacionamentos e, até certo ponto, receitas. Eles existem para serem usados ou explorados de uma forma que seja benéfica para o seu negócio e seus parceiros de negócios.
Somente em uma empresa de médio porte, você pode ter dezenas de milhares de contratos ativos a qualquer momento. E o que acontece se esta empresa armazenar esses documentos em computadores, servidores, chaves USB ou até mesmo em armários de armazenamento? Como posso saber o que está em todos esses contratos?
É quase impossível. É por esta razão que todas as empresas devem ter uma solução eficaz de gestão de contratos para:
- gerenciar todo o ciclo de vida do contrato;
- apoiar a melhoria da gestão de riscos e despesas;
- em última análise, contribuir para os resultados.
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O software de gestão de contratos é um sistema de monitoramento
Os contratos são documentos dinâmicos que requerem uma gestão ativa ao longo da sua existência para garantir que permanecem consistentes com os seus objetivos. A gestão do ciclo de vida dos contratos é um processo contínuo que visa garantir:
- estrutura adequada;
- revisões relevantes;
- cumprimento de suas cláusulas;
- cumprimento de seus objetivos e;
- identificação e correção de eventuais deficiências.
De acordo com a IACCM (Associação Internacional de Gestão de Contratos e Comercial), um software eficaz de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos deve ter as seguintes características mínimas:
- armazenamento central e um processo estruturado para gerenciar a criação e execução de contratos para toda a empresa;
- funções de alerta automático para gerenciar com eficiência os marcos do contrato;
- um fluxo de trabalho automático para verificação e validação de contratos;
- recursos de gerenciamento de obrigações, bem como indicadores-chave de desempenho para melhorar a conformidade e o desempenho do contrato.
As funcionalidades citadas acima facilitas a identificação de um subconjunto de desafios para cada fase, como veremos a seguir.
1. Solicitação de contrato
Um processo de ciclo demasiado longo pode comprometer a eficácia dos contratos, sendo esta duração muito influenciada pela facilidade ou complexidade associada à criação de um novo contrato, à sua entrada na fila e à retomada da sua transmissão às partes envolvidas, com todos os seus trâmites. informações necessárias. Tempos de ciclo estendidos podem fazer com que a receita seja transferida para o próximo trimestre e dificultar o processo de compra.
Neste âmbito, um software de gestão de contratos bem desenhado integra-se perfeitamente com os sistemas das diferentes áreas de negócio da organização. Desta forma, todos em uma organização podem criar contratos facilmente usando aplicativos e dispositivos familiares e encontrar as informações contratuais necessárias, sem que o acesso ao sistema se torne um gargalo.
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2. Elaboração de contrato
Novos contratos não utilizam a linguagem ou os modelos aprovados mais recentemente. Torna-se, portanto, difícil aplicar normas sem realizar uma revisão jurídica demorada e dispendiosa. Isto gera gargalos ou mesmo contratos ilegais nos piores casos.
O software de gestão de contratos integra recursos de formatação em sua interface. Os usuários têm então a opção de escolher entre uma seleção de modelos disponíveis e adicionar conteúdo arrastando e soltando, com base em uma biblioteca de cláusulas e condições pré-aprovadas. Muitas vezes, um guia prático os auxilia nesse processo, seja para a criação de uma solicitação de contrato, um aditivo ou uma renovação. Além das opções colaborativas de elaboração e anotação, soluções avançadas de gerenciamento de contratos automatizam muitas tarefas.
Por exemplo, eles podem inserir dinamicamente informações necessárias para termos e condições específicos, monitorar alterações em termos e disposições legais, configurar alertas e configurar fluxos de trabalho de validação. O principal objetivo é garantir a conformidade e, ao mesmo tempo, minimizar o esforço necessário.
3. Negociação de contrato
As concessões feitas para acordar disposições contratuais refletem o papel dominante da negociação no ciclo de vida de um contrato. Mas problemas de comunicação via e-mail, bem como a comparação manual de versões anotadas para identificar alterações e o motivo dessas alterações, podem adicionar atrasos facilmente evitáveis.
Ao identificar alterações em metadados estruturados e conteúdo não estruturado, o software de gerenciamento de contratos permite que os usuários recebam contratos anotados eletronicamente, prontos para serem transmitidos e marcados para revisão pelas partes interessadas do contrato. Além disso, oferece a capacidade de comparar versões anotadas lado a lado.
As soluções mais avançadas também incluem funcionalidades probatórias que podem detectar alterações entre versões não anotadas, desencorajando assim alterações ocultas que possam comprometer a integridade de um contrato. Um estudo da IACCM descobriu que as empresas que utilizam uma solução de gestão de contratos poderiam reduzir os seus custos de criação de contratos em 50% ou mais.
4. Aprovação do contrato
Contratos complexos resultantes de negociações difíceis muitas vezes exigem múltiplas aprovações por diferentes funções dentro de uma organização. As regras que regem o setor de atividade, o tipo de contrato, o valor em euros, o número de contratos celebrados com determinado fornecedor, etc. também pode adicionar variáveis à equação de aprovação. Geralmente, quanto mais complexas as aprovações se tornam, mais demorado é o seu processo.
Soluções de gestão de contratos mais sofisticadas oferecem um processo de aprovação dinâmico baseado em múltiplos critérios. A partir da interface da solução, os usuários podem personalizar circuitos de validação paralelos ou seriais para atender às especificidades de um contrato, eliminando gargalos e minimizando atrasos dispendiosos. As soluções mais sofisticadas permitem que as aprovações sejam feitas a partir de dispositivos móveis, ajudando a organizar e otimizar o processo de aprovação à medida que as condições de negócios mudam, ao mesmo tempo que mantém o controle e aplica os padrões.
5. Execução do contrato
Em comparação com os processos de negociação e aprovação, a fase de execução deve ser muito fácil. Mas, novamente, as aprovações incompletas e a falta de assinaturas muitas vezes atrasam esta etapa fundamentalmente simples.
Aqui, o software de gestão de contratos pode controlar e encurtar o processo de assinatura integrando aplicativos de assinatura eletrônica de terceiros, eliminando a necessidade de transferência de documentos em papel. Deve também fornecer uma função para carregar documentos em papel como parte de um processo eletrônico amplamente automatizado.
6. Gestão das obrigações contratuais
Não importa quão bem-sucedida seja a negociação ou quão favoráveis sejam os termos e condições, os benefícios de um contrato podem ser rápida e completamente arruinados quando ele for arquivado e esquecido. Lembre-se, um contrato é muito mais do que um acordo único, suas consequências positivas ou negativas permanecem por muito tempo após sua execução.
Como solução, o software para gerenciar contratos normalmente oferece dois benefícios principais durante o ciclo de vida de um contrato: visibilidade e controle. Os recursos da solução, como rastreamento de cumprimento, alertas automatizados para vencimentos, renovações e outros eventos importantes, fluxos de trabalho pós-execução e análises e relatórios sofisticados, ajudam os administradores a maximizar o valor do contrato.
7. Renovação de contrato
A renovação de contratos deve ser uma oportunidade para aperfeiçoar, melhorar e, se necessário, rescindir os contratos existentes. Mas para muitas empresas, os períodos de renovação passam completamente despercebidos.
Uma solução de gerenciamento de contratos pode ajudar as empresas a aproveitar todas as oportunidades de renovação, identificando candidatos à renovação de contratos, alertando os gerentes sobre as ações a serem tomadas e criando automaticamente novas minutas de contratos com base na força contratual atual.
8. Auditoria e relatórios de contrato
Para uma trilha de auditoria, nenhum documento comercial é mais importante que um contrato. Mas os processos manuais ad hoc raramente dão suporte ao registro de eventos exigido pelas trilhas de auditoria. Da mesma forma, reportar o desempenho do contrato exige que o sistema seja capaz de agregar dados ao longo do tempo.
As soluções de gestão de contratos oferecem às organizações uma seleção de opções de auditoria e relatórios, como alertas de conformidade de contratos, acompanhamento de auditorias de campo, criação de contratos sob demanda, acesso com um clique de relatórios a registros de contratos e fácil integração com ferramentas de relatórios de terceiros.
9. Modificação do contrato
Os contratos raramente escapam às alterações. A maioria dos contratos sofrerá modificações para refletir a evolução do mercado e das relações entre os seus signatários. Sem uma visão consolidada de um contrato e de todas as suas alterações, fica difícil acompanhar as ações e seus motivos, principalmente em relacionamentos de longo prazo.
Assim como na fase de gestão de obrigações, ter uma visão global de 360 graus de uma relação contratual permite uma gestão eficaz do processo de modificação do contrato. Uma solução de gestão de contratos deve oferecer uma fonte única de dados integrados e precisos, proporcionando uma visão abrangente de um relacionamento comercial. Esta visão deve definir claramente a linguagem e as condições gerais que se aplicam a todas as alterações contratuais e documentos associados.
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