Neste artigo, apresentaremos o Lawgile, seus benefícios e algumas técnicas que podem ser usadas pelos departamentos jurídicos.
O que é Lawgile?
Agile é uma metodologia que busca dividir o trabalho em etapas para serem entregues de forma iterativa, com a premissa de que, ao estabelecer um fluxo de trabalho, tal estratégia permitirá atender aos clientes de forma mais rápida. Daí surge o termo “Lawgile”, um conceito que representa a aplicação de práticas ágeis para a prestação de serviços jurídicos e legais.
Lawgile é uma abordagem inovadora na gestão de processos jurídicos utilizada por departamentos jurídicos e escritórios de advocacia com intuito de melhorar seus serviços e atender às demandas dos clientes de maneira célere. Avanços e transformações cada vez mais rápidas em processos e tecnologia estão desafiando os resultados das organizações.
Como surgiu o conceito de gestão ágil?
A gestão ágil de projetos tem se firmado como uma metodologia de sucesso na melhoria contínua dos processos de negócios. Nesse contexto, nasceu a necessidade de entrega mais rápida e barata em setores como a Tecnologia da Informação (TI). A TI usa processos repetidos para obter entregas mais rápidas e planejamento de projetos mais flexível.
Como funciona a metodologia Agile
A metodologia Agile é uma forma de gerenciamento de projetos que envolve a divisão de tarefas em fases curtas de trabalho, associando avaliações frequentes e a necessidade de mudanças de planos. Essa capacidade de se adaptar às transformações recorrentes torna o Agile uma estratégia ideal para projetos jurídicos.
É mais do que um conjunto de ferramentas – é uma mudança no mindset da organização. Portanto, os principais stakeholders das organizações são vitais no processo de transformação para o Agile, que destaca os indivíduos e as interações por meio da atenção aos clientes e da promoção do trabalho em equipe multifuncional nos projetos.
Nisso, o feedback é um instrumento crucial em todas as fases e permite a avaliação dos gestores ao longo do desenvolvimento do projeto em reuniões regulares.
Por exemplo, um possível produto é configurado para ser entregue em uma caixa de tempo chamada sprint, que geralmente é programada para duas, três ou às vezes quatro semanas. Agile é trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. Trata-se de gerar mais valor com menos trabalho. Como tal, presta-se bem ao gerenciamento de projetos jurídicos.
Dito isso, vamos explorar algumas das muitas técnicas ágeis que podem beneficiar os processos legais
Algumas das técnicas ágeis que podemos usar
Histórias
Os métodos ágeis enfatizam a comunicação e a colaboração sobre a documentação para garantir uma entrega mais rápida por meio da eliminação do desperdício. Para atingir esse objetivo, a equipe se concentra em dissecar um projeto nos menores componentes possíveis, conhecidos como “histórias”. As histórias do mundo ágil procuram responder às necessidades do cliente.
Kanban
Uma das formas mais puras da metodologia Agile é o uso de quadros Kanban, que consistem em uma lista visual de “to-do” para uma equipe. Cada quadro Kanban deve conter várias colunas que representam os estágios de trabalho do projeto. Cartões ou notas adesivas mostram as tarefas que a equipe precisa concluir. A forma mais simples de um quadro Kanban tem as colunas “A Fazer”, “Fazendo” e “Concluído”. Com algumas exceções, o objetivo é terminar uma tarefa antes de iniciar outra. A razão para isso é que um dos principais objetivos do Kanban é restringir a quantidade de trabalho em andamento (WIP) e evitar uma sobrecarga. Nos termos do Agile, queremos que a tarefa anterior “puxe” em vez de “empurrar” a próxima.
É fácil ver como esses conceitos se aplicam ao Direito. “Puxar”, e não “empurrar”, pode ter um impacto positivo na pontualidade dos advogados, evitando desperdícios desnecessários, trabalho excessivo ou duplicado, trabalho que o parceiro ou o cliente não solicitou, etc.
Além disso, em qualquer dia típico, não é incomum que um advogado lide com dezenas de e-mails, telefonemas e reuniões. Um sistema Kanban pode melhorar a eficiência e o fluxo à medida que um escritório de advocacia lida com essas tarefas de maneira mais sistemática.
Caixas de tempo
Um time define quando uma tarefa deve ser concluída; em outras palavras, determina quanto tempo durará um sprint. Por exemplo, você pode decidir dedicar quinze minutos a reuniões semanais de sprint ou que um projeto deve ser feito em duas semanas. O objetivo é definir e limitar o tempo dedicado a uma atividade específica.
Retrospectivo
No final de um sprint, sua equipe deve se envolver no processo retrospectivo e discutir o que aconteceu na última iteração e revisar o que deu errado e o que deu certo para determinar o que precisa ser melhorado. Todos devem refletir sobre o processo para descobrir desperdícios ou problemas a serem resolvidos na próxima fase.
Benefícios ágeis para o Direito
Processos ágeis tornam as equipes jurídicas mais eficientes e proativas, com menos tempo de inatividade e atrasos. Isso resulta em tempo de entrega mais rápido, dinheiro economizado para o cliente e melhoria contínua do processo.
De acordo com Woldow e Richardson (2013, p. ix) em seu livro Legal Project Management in One Hour for Lawyers, os clientes desejam o seguinte de seus advogados:
- Valor conferido visto pelos olhos dos clientes
- Eficiência na gestão do orçamento com pessoal enxuto e eficiente e menores gastos legais externos
- Previsibilidade para que não haja surpresas caras e menos eventos inesperados
- Comunicação oportuna, responsiva, precisa e completa
- Compreender todos os aspectos de seus negócios, não apenas suas necessidades legais
- Alinhamento entre os interesses dos clientes e da empresa
Resumindo, os processos e ferramentas ágeis ajudam os escritórios de advocacia a ouvir seus clientes e entender o que eles querem e precisam. Com isso, eles descobrem as partes de seu fluxo de trabalho a serem reduzidas ou removidas para oferecer melhor valor a seus clientes e no que se concentrar para obter maior eficiência e melhores resultados.
