Diga adeus aos contratos em papel e dê boas-vindas à eficiência com o gerenciamento digital de contratos. Simplifique o armazenamento, a pesquisa e a aprovação, reduza custos e riscos e melhore a governança. Saiba mais!
Desafios da gestão de contratos baseada em papel
Os contratos constituem a base de quase todos os relacionamentos comerciais, desde clientes, fornecedores e parceiros até funcionários. Eles constituem a base da confiança e da compreensão. No entanto, a gestão de contratos é muitas vezes negligenciada nos processos de digitalização, deixando as empresas no escuro e expostas aos riscos inerentes aos processos manuais.
Os contratos não são fáceis de gerir da forma tradicional e baseada em papel. O arquivamento ocupa espaço de escritório, a entrada de dados e as pesquisas são demoradas e o não cumprimento de prazos pode levar a penalidades por não conformidade. O software de gestão de contratos pode ajudar levar seus processos de gestão de contratos para uma nova era com as suas soluções digitais. As soluções de gerenciamento de contratos digitais ajudam as organizações a gerenciar todos os documentos de contratos corporativos de maneira mais simples e a aumentar a eficiência do fluxo de trabalho.
Provavelmente não há nada mais fundamental para os negócios do que um contrato. Se as finanças são a força vital de uma organização, os contratos são o tecido conjuntivo de confiança e compreensão que mantém tudo unido. No entanto, em muitas empresas, os contratos representam um problema inflexível, desde que permaneçam vinculados a processos desatualizados baseados em papel. Isso produz os seguintes resultados:
- Os processos baseados em papel exigem um arquivo físico que ocupa uma quantidade significativa de espaço, exige muita mão-de-obra e exige tempo e recursos;
- As pesquisas de documentos são demoradas;
- Não é possível fornecer uma visão geral oportuna e relevante;
- Prazos críticos ou períodos de contrato podem ser facilmente ignorados;
- A falta de prazos de cancelamento pode resultar em extensões indesejadas do contrato, levando a custos desnecessários e maior flexibilidade;
- O uso indevido pode levar a penalidades por não conformidade, oportunidades perdidas e auditorias regulatórias potencialmente dispendiosas.
Resolva desafios com gerenciamento de contratos digitais
Como qualquer pessoa que lida com cópias impressas de contratos lhe dirá, isso exige muito trabalho. Todas as dificuldades do processamento manual são eliminadas com a gestão digital de contratos. A digitalização de contratos elimina o papel do processo e simplifica o armazenamento e a recuperação, colocando os contratos em um banco de dados central.
Com a gestão digital de contratos, todos os documentos são digitalizados e indexados automaticamente, e funcionários, partes e signatários são notificados. Todos os contratos são armazenados em um único banco de dados para que tudo fique em um só lugar. Todo mundo sabe o que está acontecendo. Os benefícios desse gerenciamento de contratos incluem menos erros humanos, controle de versão e aprovações mais rápidas. Desde a pesquisa de texto de todo o conteúdo de um contrato até a análise das condições do contrato, valor e parâmetros do contrato, você pode encontrar todas as informações necessárias com o toque de um botão.
Benefícios para toda a sua empresa
Com uma solução digital para gestão de contratos, suas equipes tornam-se livres e a recuperar o controle sobre documentos e contratos. Isto não só ajuda a acelerar processos, poupar dinheiro e deixar os funcionários à vontade, mas também ajuda a melhorar o relacionamento com outras partes interessadas da empresa. O sistema padroniza e automatiza todas as fases da gestão de contratos, desde as solicitações de contratos até os fluxos de trabalho de redação e execução, por meio de assinaturas eletrônicas.
Reduz o risco de custos legais ou de auditoria e ajuda no controle financeiro. O sistema envia notificações marcando prazos, aprovações, alterações ou cancelamentos, e suas equipes de gestão podem aproveitar ao máximo todos os benefícios do contrato. Apoia a conformidade e a proteção de dados através de autorização e direitos de acesso pessoal – um nível de segurança muito além do tradicional arquivo em papel.
Saiba mais sobre os benefícios do software de gestão de contratos aqui: Principais benefícios do gerenciamento de contratos em um ambiente digital
É hora de uma abordagem mais eficiente de contratos?
A gestão de contratos é uma função comercial central que abrange questões operacionais e jurídicas e sustenta todos os relacionamentos importantes, desde clientes a fornecedores, parceiros, funcionários e fornecedores. No entanto, a tarefa organizacional vital da Gestão de Contratos para muitas empresas continua a ser uma tarefa manual, baseada em papel, altamente intensiva em mão-de-obra e ineficiente.
E na sua empresa? Agende uma demonstração com a aDoc e descubra-se você precisa de uma abordagem mais eficiente.
