Um contrato não deve ser apenas criado, mas também gerenciado, digitalizado e controlado – é assim que você pode ter sucesso no processo. Saiba mais!
O que é gestão de contratos: definição
O termo gestão de contratos inclui o tratamento de negociações contratuais, a implementação de contratos e quaisquer alterações nos mesmos, incluindo contratos internos e externos da sua empresa.
Na prática, é assim, projetos diferentes resultam em acordos diferentes. Elas são registradas em contratos. A gestão de contratos cuida da correta criação desses contratos e abrange desde sua análise e avaliação até o controle dos mesmos.
A gestão de contratos é muitas vezes confundida erroneamente com a administração de contratos. No entanto, a administração de contratos lida apenas com o arquivamento classificado dos contratos concluídos. A gestão de contratos, por outro lado, envolve mais tarefas, como veremos a seguir.
Por que a gestão de contratos é relevante?
A gestão de contratos constitui a base da administração empresarial da sua empresa. Como parte do gerenciamento de projetos , ele serve para otimizar seus processos, garante mais transparência e economiza custos. O gerenciamento estruturado de contratos ajudará você enormemente a aumentar a eficiência.
Se você tiver um fluxo de processo uniforme na gestão de contratos , também reconhecerá os riscos e o potencial econômico de seus relacionamentos contratuais mais rapidamente.
Tarefas importantes na gestão de contratos
Três tarefas ou subáreas são relevantes na gestão de contratos:
- gestão de contratos;
- controle de contratos;
- arquivamento de contrato;
Tarefas importantes na gestão de contratos são administração, controle e arquivamento.
Gestão de contratos
A gestão de contratos consiste principalmente em inventário e execução. Para que os contratos sejam celebrados, geralmente são necessários primeiro vários outros documentos. Isso inclui digitalizar ou escanear todos os documentos relevantes que estão disponíveis apenas em papel. Todos os departamentos que lidam com contratos devem ter acesso a este inventário.
O gerenciamento de contratos garante que as versões mais recentes dos modelos de contrato estejam sempre disponíveis. Essa gestão estruturada e uniforme facilita o acesso aos modelos. Ao mesmo tempo, é importante verificar todas as informações do contrato e garantir que estejam completas .
Em resumo, essas tarefas fazem parte do gerenciamento de contratos:
- Atribuição de direitos e acesso controlado aos contratos;
- Rascunhos de contratos com base em negociações anteriores;
- Criação e atualização de modelos;
- Verificação da integralidade de todos os contratos;
- Controle de informações contratuais;
- Digitalização de documentos relevantes para o contrato.
Contrato de controle
É aqui que o controle de contratos entra em ação, o que significa principalmente a avaliação de risco dos contratos. O foco está na análise e avaliação dos diversos contatos e parceiros contratuais. É assim que você determina quais contratos são lucrativos e quais parceiros contratuais garantem boas vendas para a empresa.
Em geral, o controle de contratos inclui os seguintes pontos:
- avaliação dos parceiros contratuais;
- potencial para novas negociações contratuais;
- proporção entre novos clientes e clientes existentes
- avaliação e avaliação de contratos existentes;
- avaliação de oportunidade e risco;
- minimizando possíveis fatores problemáticos;
- rescisão de contrato;
- monitoramento de compromissos e prazos;
- criação correta de faturas;
- planejamento financeiro.
Arquivamento de contratos
O arquivamento de contratos é uma das partes mais importantes do gerenciamento geral de contratos. Suas tarefas estão relacionadas ao arquivamento sistemático e armazenamento seguro de todos os documentos contratuais relevantes.
Uma estratégia de arquivamento clara ajuda você a manter uma visão geral e, ao mesmo tempo, atender aos requisitos legais de retenção. Isso aumenta a transparência e a rastreabilidade. Um arquivo de contratos devidamente mantido especialmente para revisões legais ou em caso de disputas é primordial.
Os softwares modernos de gerenciamento de contratos geralmente oferecem recursos especiais de arquivamento que facilitam a digitalização, o reconhecimento de texto e a categorização. Isso significa que documentos contratuais importantes são digitalizados, armazenados de forma organizada e protegidos contra acesso não autorizado.
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