Sua empresa celebra vários contratos todos os anos, muitos dos quais podem ser com clientes. Por exemplo, as empresas de SaaS celebram acordos de assinatura e de nível de serviço com clientes novos e renovados. Esses contratos contêm dados contratuais importantes que não são apenas úteis, mas vitais para o processo de tomada de decisão do seu negócio.
Este artigo explica como você pode coletar, organizar e analisar dados de contrato. Discutiremos os benefícios desse processo e forneceremos um guia passo a passo detalhado para que você possa implementar a análise de contrato hoje mesmo.
O que são dados de contrato?
Os dados do contrato são informações contidas em contratos ou acordos legais. Esses dados podem abranger uma ampla gama de detalhes, como termos e condições do contrato, informações pessoais de ambas as partes e valores do contrato. Esses dados podem ser coletados a partir de diferentes tipos de contratos e acordos, incluindo contratos de trabalho, contratos de serviços e contratos de funcionários, utilizando tecnologias como a ingestão de dados por streaming .
Alguns dados típicos coletados de contratos incluem:
- Partes contratuais: nomes, endereços e detalhes de contato do administrador do contrato ou fornecedor e do cliente ou cliente.
- Termos e condições: os direitos, obrigações, responsabilidades e expectativas de cada parte.
- Duração do contrato: a data de início e término.
- Detalhes de pagamento: condições de pagamento, valores, frequência e forma de pagamento.
- Escopo do trabalho: produtos, serviços ou entregas a serem fornecidos no âmbito do contrato.
- Condições de renovação e prorrogação: o que acontecerá quando o contrato terminar e como será renovado?
Quais são os benefícios da captura de dados de contratos para as empresas?
Tomada de decisão baseada em dados
Com os dados do contrato, sua empresa pode obter insights sobre detalhes importantes, como preferências do cliente e padrões de uso, bem como demandas gerais do mercado. Com esses dados que você possui, você pode usá-los para fazer isso e tomar decisões baseadas em dados para uma variedade de estratégias, desde marketing até negociações de contratos.
Preços otimizados
Você pode otimizar seus modelos de precificação analisando valores e termos do contrato. Os dados do contrato fornecem uma visão detalhada de como os clientes interagem com diferentes recursos ou camadas do seu produto SaaS. A análise dessas informações permite entender o valor percebido de cada componente e orienta no ajuste de preços de acordo com as expectativas do cliente.
Conformidade regulatória
Qualquer empresa que contrate clientes ou consumidores deve estar ciente das conformidades legais e regulatórias que acompanham os contratos. A coleta e análise regular de dados contratuais ajudará você a ficar alerta a possíveis riscos legais ou disputas contratuais e a criar uma trilha de auditoria para prestação de contas.
Desenvolvimento de produto responsivo
As necessidades e preferências dos clientes são vitais para o desenvolvimento de produtos novos ou melhorados. A análise de dados de contrato pode ajudá-lo a descobrir essas necessidades e a prestar atenção em quais são as reais necessidades do usuário. Você também pode usar esses dados para criar estruturas de priorização para decidir quais funções são importantes e o que pode ser adiado para lançamentos futuros.
Estratégias proativas de renovação
Os dados do contrato ajudam a prever tendências de renovação e padrões de rotatividade. Com essas informações, as empresas de SaaS podem implementar estratégias proativas para reter clientes. Isso pode incluir comunicações direcionadas com melhorias de recursos ou incentivos personalizados. Você também pode usar esses dados para ajudar a negociar renovações com base em padrões como época do ano ou comportamento anterior do usuário.
Vantagem competitiva
SaaS é um mercado competitivo e as empresas precisam de todos os dados que puderem reunir para obter vantagem sobre seus concorrentes. Os dados do contrato não apenas permitem que você forneça ofertas focadas no cliente e preços otimizados para vencer seus concorrentes, mas também pode usá-los para desenvolver recursos e serviços diferenciados.
Por exemplo, os dados contratuais muitas vezes descrevem compromissos específicos assumidos com os clientes. Ao personalizar recursos e serviços com base nesses compromissos, você pode demonstrar seu compromisso em atender às necessidades individuais dos clientes e ajudar a criar e desenvolver uma experiência personalizada que o diferencie de seus concorrentes.
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Como coletar e analisar dados de contratos
1. Crie um armazenamento central de contratos
Todos os contratos devem ser mantidos num repositório digital que seja seguro e acessível a quem necessita de analisar os seus dados.
- Escolha um sistema de gerenciamento de contratos: pesquise e selecione um CLM que atenda às necessidades e à escala do seu negócio SaaS e considere se você precisará de ferramentas de dados aceleradas.
- Defina permissões de acesso: defina funções e permissões de usuário no seu sistema de contratos. Defina quem pode acessar, editar ou aprovar contratos para garantir a segurança dos dados.
- Importe contratos existentes: importe contratos existentes para o CMS e garanta a migração e categorização corretas de dados.
- Use o controle de versão: o controle de versão permite rastrear alterações nos contratos ao longo do tempo. Isso garante que as informações mais atualizadas e precisas sejam facilmente obtidas.
2. Desenvolva um modelo de contrato padronizado
Seus contratos devem ter um formato padrão onde os campos de dados principais permaneçam os mesmos em todos os lugares. Isso o ajudará a extrair e analisar dados de contrato.
- Identifique os principais campos de dados: identifique as informações críticas necessárias dos contratos, como duração do contrato, detalhes de preços e acordos de nível de serviço.
- Crie um modelo: desenvolva um modelo de contrato padronizado com campos predefinidos. Isso garante consistência em todos os contratos.
- Dê instruções aos funcionários: inclua instruções claras para os criadores do contrato preencherem o modelo padrão. Isso minimiza erros e garante uma coleta de dados abrangente.
Confira também: Benefícios de automatizar contratos e torná-los digitais
3. Automatize a extração de dados
Em vez de depender de esforços manuais, aproveite a tecnologia que pode extrair informações automaticamente dos principais pontos de dados e até mesmo classificá-las para você.
- Escolha ferramentas de automação: escolha um CLM que ofereça recursos de extração automática de dados. Você deve procurar soluções que se integrem perfeitamente aos seus sistemas existentes e que ofereçam uma interface amigável, e procurar alternativas.
- Configurar regras de automação: defina regras para extração automática de dados. Especifique quais pontos de dados extrair, como datas de contrato, partes envolvidas e detalhes de preços. Em seguida, especifique as condições sob as quais ocorrerá a extração de dados. Por exemplo, você pode querer extrair datas de renovação apenas para contratos que expirarão nos próximos 90 dias.
Utilize ferramenta de análise de dados
Seus dados são coletados e classificados; Agora é hora de analisá-los. Você não precisa fazer isso sozinho; Existe tecnologia para facilitar o processo.
- Escolha ferramentas analíticas: escolha ferramentas que se integrem perfeitamente ao seu CMS e tenham painéis e relatórios fáceis de visualizar. Em seguida, conecte seu CMS a essas ferramentas.
- Defina as principais métricas: identifique os principais indicadores de desempenho (KPIs) e as medidas que você deseja acompanhar. As métricas comuns incluem taxas de renovação de contrato e receita por contrato.
Crie relatórios personalizados
Os relatórios devem ser elaborados para atender às necessidades de equipes ou partes interessadas específicas. Por exemplo, suas equipes de vendas podem precisar de relatórios focados em receitas, enquanto as equipes jurídicas irão querer relatórios de conformidade.
- Identifique as necessidades da equipe e das partes interessadas: identifique as necessidades específicas de diferentes equipes e partes interessadas, como executivos, equipes de vendas, equipes de marketing e departamentos jurídicos.
- Escolha ferramentas de relatórios: escolha ferramentas de relatórios em seu CMS ou integre ferramentas externas que permitam personalização. Certifique-se de que essas ferramentas atendam às necessidades exclusivas de cada grupo.
- Crie relatórios personalizados: crie relatórios que apresentem dados relevantes para cada grupo. Para fornecer informações acionáveis para aqueles que usam esses relatórios, você precisa personalizar recursos visuais, principais métricas e filtros.
Qual o papel do software CLM nesta abordagem?
O software de Gestão de Ciclo de Vida de Contratos (CLM) surge como uma ferramenta poderosa para auxiliar as empresas nesse processo, otimizando a eficiência, a segurança e a lucratividade das operações contratuais. O CLM é uma abordagem estratégica e abrangente para gerenciar todos os aspectos do ciclo de vida de um contrato, desde a criação e negociação até a assinatura, execução, monitoramento e renovação ou término.
Neste sentido, essa ferramenta desempenha desempenha um papel fundamental na fidelização de clientes e na conquista da satisfação do cliente, impactando diretamente no crescimento e na lucratividade do negócio. A padronização de processos, a transparência das informações e a rastreabilidade das ações garantem uma gestão de contratos mais eficiente, transparente e segura.
Os insights valiosos extraídos dos dados de contratos auxiliam na tomada de decisões estratégicas mais assertivas, impulsionando o crescimento e a lucratividade da empresa.
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