Sob o gerenciamento de contratos, muitos imaginam o puro armazenamento e arquivamento de documentos contratuais. No entanto, a gestão de contratos profissionais envolve muito mais, como veremos neste artigo.
O que é gestão do ciclo de vida dos contratos? Aqui está uma introdução
A gestão do ciclo de vida dos contratos refere-se aos meios utilizados para centralizar o armazenamento do contrato, melhorar a conformidade e automatizar a criação, execução e gerenciamento de todos os compromissos contratuais.
Em particular, a falta de padronização e a alta complexidade dos contratos dificultam a gestão. Os contratos podem ser estruturados e concebidos de forma diferente, com diferentes parceiros contratuais e, invariavelmente, envolvendo desde a iniciação à gestão do ciclo de vida do contrato em distintas áreas e setores da empresa.
Portanto, há fortes desvios entre a maioria dos contratos, razão pela qual a gestão de contratos é muitas vezes mais difícil do que originalmente assumimos que seja, embora as estatísticas não mintam e apontam, por exemplo, que as empresas perdem 9,2% de seus resultados financeiros por meio de uma gestão de contratos ineficaz.
Mesmo assim entre 55% e 70% das organizações não têm sistemas eficazes de gestão de contratos, mas tem centenas de contratos para administrar. Diante disso, a tecnologia voltada para o gerenciamento de contratos prepara as empresas para todos os estágios de sua progressão.
Visão geral do gerenciamento do ciclo de vida do contrato
Embora seja difícil, é fundamental para o sucesso do negócio gerenciar o ciclo de vida do contrato. Os contratos nascem com obrigações e direitos que devem ser monitorados o tempo todo. Por exemplo, se uma empresa não cumprir o prazo do contrato, isso pode ter consequências caras.
O termo gestão do ciclo de vida do contrato inclui essencialmente a divisão da gestão do contrato em várias fases. As fases cobrem todos os processos essenciais de gerenciamento de contratos, desde a iniciação e criação até o monitoramento. A principal finalidade da gestão do ciclo de vida do contrato é otimizar o tratamento dos contratos corporativos em relação aos seus objetivos de negócios e relação com os clientes.
A gestão do ciclo de vida dos contratos automatiza e agiliza os processos durante as principais etapas e fases de condução dos contratos, como você verá a seguir.
Quais as fases do gerenciamento do ciclo de vida do contrato?
No geral, o gerenciamento do ciclo de vida do contrato pode ser dividido em 6 fases essenciais. Essas etapas estão resumidas a seguir.
1. Concepção
O ciclo de vida do contrato começa com a primeira ideia para o contrato. Aqui são definidos os aspectos essenciais como o objetivo, o conteúdo e o parceiro do contrato. Nesta fase, por exemplo, documentos de contratos antigos também podem ser analisados para determinar se eles podem ser usados como modelos para os novos contratos.
Se uma empresa usa um aplicativo de software moderno para gerenciamento de contratos, os documentos digitais do contrato podem ser pesquisados em alguns segundos.
2. Criação
Após o desenvolvimento do conceito inicial, a próxima etapa no ciclo de vida do contrato é elaborar a primeira minuta (draft) dos contratos. Mesmo que os modelos de contrato existentes possam ser usados com vantagem no quesito agilidade, eles ainda precisam ser adaptados e revisados.
Alguns aplicativos de software suportam a adaptação de contratos padronizados usando formulários de consulta. As informações mais importantes do contrato (por exemplo, parceiro contratual) são consultadas e registrados por meio de um formulário usando um campo de entrada e, em seguida, são atualizadas automaticamente no ponto correto do contrato.
3. Aprovação
Devido à grande importância dos contratos corporativos, as minutas dos contratos geralmente precisam ser revisadas detalhadamente pelos superiores ou pelo departamento jurídico e, se necessário, reajustadas. Se as responsabilidades não estiverem claramente definidas, esse processo pode se arrastar rapidamente.
Fluxos de trabalho definidos ajudam a acelerar todo o processo de criação de contratos. Isso significa que os rascunhos podem ser encaminhados automaticamente para os responsáveis, por exemplo, após sua criação.
4. Implementação
Depois de aprovado o contrato, segue-se a parte mais importante do ciclo de vida do contrato. Esta é a implementação final do contrato. Isso significa que o contrato é assinado pelos parceiros envolvidos.
5. Arquivo
Após a assinatura do contrato, ele deve ser salvo na empresa. Os aplicativos de software para gerenciamento de contratos contêm seu próprio banco de dados de contratos para esse fim. Todos os contratos corporativos podem ser armazenados em repositório digital. Isso significa que os contratos podem ser visualizados pelo usuário a qualquer momento e não correm riscos de ser perdidos.
6. Monitoramento
No entanto, arquivar contratos não é o fim da história. Como os contratos geralmente têm um prazo longo, os prazos, por exemplo, podem ser esquecidos rapidamente. Para evitar isso, o uso de uma solução de software adequada é muito vantajoso.
O software de gerenciamento de contratos ajuda a garantir que todos os prazos e direitos sejam verificados. Por exemplo, notificações automáticas podem alertar os usuários de que um contrato está prestes a expirar.
Conclusão
Os contratos e acordos são uma parte importante das operações de qualquer empresa. Alguns tratam das obrigações legais entre a empresa e outras partes e alguns estão relacionados à compra/venda de produtos e serviços, entre outras formalidades.
Como os contratos são negociados individualmente e as alterações são feitas caso a caso, eles exigem revisões legais e aprovações da administração. Depois que um contrato está em vigor, ele precisa ser monitorado quanto à conformidade, expiração e renovações e eventos acionados conforme necessário. E emendas e subcontratos precisam ser gerados conforme necessário ao longo da vida de um contrato.
Por tudo isso, as organizações de todos os portes e setores estão olhando cada vez mais para sistemas de gestão do ciclo de vida do contrato. Da mesma forma, o setor jurídico tem buscado entender e adotar cada vez essas ferramentas.
Quer saber mais como essa transformação está acontecendo. Complete sua leitura com o nosso artigo: 6 benefícios da gestão de contratos para os departamentos jurídicos.
