O gerenciamento de contratos se tornou um conceito cada vez mais importante no processo de planejamento de negócios. Abrangendo diferentes sub-processos direcionados, este sistema de gestão é uma das chaves para o sucesso e a eficiência de uma empresa.
Para levar seu negócio a um nível mais alto, economizar recursos e realizar seus projetos da maneira mais contratual possível, você pode construir um processo de gestão eficaz. Vamos dar uma olhada nesse conceito juntos.
O que é gerenciamento de Contratos?
Um contrato pode ser definido como um documento escrito que define as condições e demandas das partes do contrato antes da execução dos projetos. O contrato inclui detalhes como o tipo de trabalho a ser realizado, o prazo de entrega, os procedimentos e cronogramas a serem seguidos, o que será feito em caso de disputas, os valores de indenização, entre outros.
O gerenciamento de contratos, por outro lado, pode ser definido como a criação, execução e análise de contratos com clientes, fornecedores, parceiros e funcionários. Esse conceito ajuda a entender os objetivos principais do contrato, definir o escopo do projeto e estabelecer claramente as obrigações das partes para a melhor conclusão do contrato. Isso inclui encontrar outras partes interessadas com quem trabalhar e preparar um cronograma para a implementação do contrato. O gerenciamento de contratos, que visa reduzir riscos, garante o máximo desempenho para a execução ideal do projeto.
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Objetivos do gerenciamento de contratos
O gerenciamento de contratos, um dos pontos-chave para o sucesso organizacional, visa garantir que o projeto planejado seja executado de acordo com os termos e documentos do contrato. Isso facilita a resolução de quaisquer disputas que possam surgir, reduz os riscos que podem ocorrer durante o projeto e permite uma ação mais rápida em caso de problemas potenciais. A implementação do contrato é padronizada, além de economizar custos, esforços e recursos.
O que os Processos de Gerenciamento de Contratos Abrangem?
O gerenciamento de contratos abrange todos os processos desde a fase de ideia do projeto até sua avaliação.
Esses processos consistem basicamente em quatro etapas:
Processo de solicitação
O processo de solicitação é definido como o processo pré-contratual onde o escopo geral, os documentos e o orçamento do trabalho a ser realizado são criados; os riscos são identificados, os acordos são preparados, a divisão de riscos é discutida e o tipo de contrato é determinado de acordo com os riscos, proprietário, projeto e local do mercado.
Processo de Criação de Contratos
O processo de criação de contratos envolve as negociações entre o contratante e a assinatura do contrato. Nessa etapa, é importante que as partes expressem seus desejos de forma clara e cheguem a um acordo comum.
O processo de criação do contrato ocorre em quatro etapas:
- Elaboração do rascunho do texto do contrato;
- Compartilhamento do contrato com as partes;
- Realização de negociações contratuais;
- Assinatura do contrato.
Processo de Implementação em Campo
O período que vai desde a assinatura do contrato até a conclusão do projeto é denominado processo de implementação em campo. Para o gerenciamento bem-sucedido desse processo, é fundamental que os contratos e subcontratos sejam executados de forma correta e que as partes contratantes cumpram com suas obrigações de forma mútua e harmoniosa. Durante a implementação do projeto, podem surgir diversos problemas, como:
- Atrasos nos pagamentos adiantados;
- Atrasos na entrega do projeto;
- Novos desacordos sobre preços;
- Aprovações de materiais;
- Aumento ou diminuição da carga de trabalho;
- Surgimento de novas demandas;
- Interpretações diferentes das cláusulas do contrato;
- Mudanças na manufatura e no projeto.
Diante desses problemas, as partes devem trabalhar juntas para encontrar soluções adequadas ao contrato.
Como as Empresas Podem Tornar o Gerenciamento de Contratos Mais Eficaz?
Embora alguns acreditem que o gerenciamento de contratos seja apenas para grandes empresas, esse sistema de gestão é de grande importância para qualquer empresa. Um gerenciamento eficaz pode transformar as operações de uma empresa e oferecer cinco benefícios principais:
- Reduz os custos administrativos;
- Aumenta a responsabilização;
- Oferece previsões mais consistentes;
- Garante a satisfação do cliente;
- Ajuda a prevenir disputas futuras.
Então, como as empresas podem gerenciar contratos de forma mais eficaz?
O acompanhamento de contratos pode se tornar cada vez mais complexo à medida que uma empresa cresce. A complexa-ção do processo pode levar ao esquecimento de datas importantes ou à perda de dados importantes. O uso de softwares pode facilitar o acompanhamento de contratos, reduzir custos, evitar perdas de tempo e aumentar a eficiência.
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