Confira na íntegra o artigo publicado no Artificial Laywer sobre como a falta de automação tem prejudicado a receita de milhares de empresas.
Pesquisa mostra que empresas perdem milhões em receita por falta de automação
Horas não-faturáveis referem-se ao tempo que as empresas e seus colaboradores passam no trabalho envolvidos em atividades não lucrativas. Isso pode incluir tudo, desde a criação de material de marketing, escrever e assinar documentos, responder a e-mails e varrer o chão!
Uma nova pesquisa sobre trabalho não-faturável sugere que muitas empresas estão perdendo milhões em receitas que poderiam ser recuperadas por meio da automação de tarefas de rotina. Essa ineficiência também está sobrecarregando seus colaboradores desnecessariamente.
A análise realizada pela Zero (www.https://zerosystems.com/), empresa especialista na aplicação da inteligência artificial e automação, está compreensivelmente promovendo a importância de organizar o registro de tempo faturável (e pode-se argumentar que deveríamos abandonar essa abordagem – mas isso é outra história).
No entanto, há uma história mais profunda sobre como a dependência de métodos de trabalho manual reduz a produtividade e, para simplificar, está tirando dinheiro do bolso das empresas. Isso também faz com que os responsáveis pelas rotinas trabalhem ainda mais horas do que o necessário e de maneiras que muitas vezes não ajudam ninguém.
Agora, o antigo ditado afirma que os escritórios de advocacia não precisam se preocupar muito com a falta de produtividade uma vez que a venda de tempo faturável depende de não fazer as coisas muito rapidamente. (E se as coisas realmente precisam ser feitas rápido, então você coloca mais colaboradores e paralegais na tarefa, o que de forma geral implica em aumentar os faturáveis.) Mas, o outro lado dessa estratégia toda é o tempo gasto no trabalho – ainda feito de uma maneira muito manual – o que não gera receita faturável.
Dê uma olhada na Figura 1.
Figura 1: 41,2% dos que recebem honorários despendem 35% ou mais do seu tempo em tarefas não-faturáveis.
O gráfico mostra que 41,2% dos que recebem honorários gastam 35% ou mais do seu tempo em tarefas que não são consideradas faturáveis, com cerca de 70% dos profissionais avaliados gastando ao menos 20% da sua jornada semanal com tarefas que simplesmente não poderiam ser cobradas dos clientes.
Dado que, pelo menos no momento, os escritórios de advocacia estão trabalhando muitas horas por causa do aumento na demanda dos clientes, isso não significa apenas perda de tempo que poderia estar gerando receita para a empresa – já que os advogados poderiam ter sido contratados de forma mais útil – mas que esses advogado, além disso, estão fazendo um trabalho que eles realmente poderiam prescindir no momento.
Ou seja, um grupo de advogados associados em uma equipe de negociação já está trabalhando em seu limite físico e mental, cronometrando o tempo faturável, mas, se tomarmos os resultados desta pesquisa apresentada, muitos deles estão dedicando muito tempo extra “no escritório” em atividades que não geram retorno financeiro.
Dedicar-se ao máximo para o trabalho faturável que talvez possa resultar em significativos bônus é uma coisa (embora essa seja uma forma bem questionável de trabalhar…), mas fazer trabalho faturável e, em seguida, adicionar uma tonelada de outro trabalho que não será reconhecido por seu empregador, porque é invencível, é outra coisa. Não é bom para os donos da empresa, tampouco para os que recebem honorários que recebem essa carga adicional.
Figura 2: 2/3 dos profissionais avaliados sentem que já trabalham “muitas horas”.
Conforme mostrado na Figura 2, dois terços dos entrevistados disseram que já se sentiam trabalhando “muitas horas”. Portanto, claramente há uma consequência no mundo real além da perda financeira.
Afinal de contas, em que esses advogados estão gastando seu tempo? A Tabela 1 mostra uma variedade de tarefas que estão absorvendo esse esforço, detalhadas abaixo em termos de horas gastas por semana, englobando trabalhos faturáveis e não-faturáveis.
Tabela 1: Horas por semana dedicadas a uma variedade de tarefas – algumas faturáveis, outras não.
A Tabela 1 não tem a pretensão de apresentar as tarefas faturáveis vs. não-faturáveis, ou quais tarefas faturáveis podem ser consideradas de baixo valor, ou que provavelmente poderá vir a ser canceladas pelo cliente, mas podemos extrair algumas coisas bem interessantes. Por exemplo, gerenciamento de e-mail e entrada de tempo são difíceis de colocar na conta dos clientes. Algumas outras tarefas listadas na Tabela podem ou não ser cobradas, como alguns tipos de pesquisa. E mesmo que algumas tarefas sejam faturáveis, fazer os advogados associados ou sua equipe passar dias coletando assinaturas para fechar um negócio é uma aplicação útil do seu tempo?
Entretanto, as principais áreas de contenção aqui são claramente os cronogramas em si e o gerenciamento de e-mail – novamente, muitas vezes relacionado a descobrir quais itens estão relacionados ao trabalho faturável e quais não. Cerca de 80% dos que recebem honorários disseram que gastam até quatro horas por semana no registro do tempo laboral.
Bem, essa deve ser uma das maiores ironias do mundo jurídico: advogados trabalhando em uma economia baseada no tempo, mas desperdiçando os honorários potenciais da empresa no processo de detalhar e registrar essas mesmas horas.
A Zero conclui que a resposta é aumentar, sempre que possível, a automação das tarefas manuais nas rotinas. Não apenas pelas questões de registro do tempo e gerenciamento de e-mail, mas em todas as tarefas da empresa. E neste ponto haveria 100% de concordância.
Figura 3: ‘Você tem ferramentas de automação que abordam o seguinte?’ A Figura acima mostra onde a resposta é: ‘sim’.
Então, onde a pesquisa apresentada espera ver melhorias? Eles elencam:
- Pesquisa;
- Elaboração de documentos;
- Revisão de contratos;
- Execução do negócio / processo de assinatura;
- Finalização / vinculação do negócio;
- Gerenciamento de e-mail (incluindo classificação de e-mail)
- Registro de tempo
Agora, é justo dizer que existem muitas ferramentas de software que podem ajudar com todas essas coisas – ou onde o processo já é totalmente digital, como a pesquisa, pode ser aprimorado com ferramentas mais sofisticadas.
A realidade é que a resposta a esse desafio não é complexa. Os escritórios de advocacia só precisam investir em “automação”, se você quiser chamar assim, ou poderíamos simplesmente chamar de “software de produtividade legal”, que ajuda nessas áreas.
A parte complexa surge quando se pergunta: o que o impede de comprar essas ferramentas? Agora, a resposta, conforme observado, sempre foi: nós não sentimos a necessidade, pois o tempo faturável esconde uma infinidade de pecados oriundos da ineficiência. Mas, se você olhar para o assunto da perspectiva do tempo perdido, ou do tempo desperdiçado, ou mesmo do trabalho entediante que está causando o esgotamento de sua equipe e que poderia ser tratado de uma maneira melhor, então talvez tenhamos uma nova linha de argumentação para adoção de ferramentas de automação.
Claro, uma forma mais direta de colocar isso é esclarecer que as empresas estão perdendo milhões de dólares em ganhos potenciais. E isso é verdade. O tempo gasto em trabalho que não gera receita financeira para empresa é perda de produtividade econômica em todos os setores jurídicos e escritórios de advocacia.
Ou como a Zero informa em seu relatório: “[Os dados mostram que há] pelo menos 700 horas por ano que os avaliados estão gastando em tarefas administrativas rotineiras que não estão ajudando a empresa a aumentar sua receita – o que soma mais de $200.000 por ano em perdas de tempo faturável para um advogado com uma taxa de faturamento modesta. “
Para um grande escritório de advocacia, com centenas de pessoas que pagam honorários, estamos realmente falando sobre deixar de ganhar milhões de libras / dólares em honorários potencialmente perdidos.
No momento, algumas empresas podem dizer: ‘Ei, nunca estivemos tão ocupados, quem se importa?’ Bem, os associados que estão pensando em se demitir por causa da enorme carga de trabalho podem se importar muito. Além disso, quando esse aumento repentino de trabalho cair, o que acontecerá? As empresas buscarão aumentar os lucros dos parceiros. Investir em automação pode, portanto, ajudar de várias maneiras a longo prazo.
Fonte: Artificial Lawyer
