A gestão de contratos sempre foi um dos pilares fundamentais na organização e estruturação das atividades corporativas. Contudo, métodos tradicionais baseados em documentos físicos e processos manuais frequentemente consomem recursos e tempo consideráveis, além de estarem sujeitos a erros e atrasos. É aqui que surge a revolução trazida pelos softwares de gestão de contratos, que podem economizar até 80% do tempo em atividades relacionadas à criação, revisão, assinatura e armazenamento de contratos.
Ao longo deste artigo, exploraremos como essa economia de tempo é alcançada, destacando as funcionalidades que tornam esse benefício possível.
A economia de tempo com softwares de gestão de contratos
Segundo estudos recentes, a automação de processos contratuais com ferramentas de Contract Lifecycle Management (CLM) pode reduzir drasticamente o tempo gasto na gestão de contratos, liberando recursos valiosos para outras atividades estratégicas. Desde a elaboração até a assinatura, esses softwares otimizam cada etapa, eliminando as barreiras impostas por processos tradicionais.
Por exemplo, em um ambiente tradicional, a localização de documentos muitas vezes exige deslocamento físico, consultas extensivas em arquivos e trocas de e-mails entre departamentos. Essas atividades não apenas demandam tempo, mas também comprometem a produtividade da equipe. Um dado alarmante mostra que um trabalhador típico pode gastar entre 30% e 40% de seu tempo diário apenas procurando documentos em papel.
Os softwares de gestão de contratos resolvem esse problema armazenando todos os documentos em um repositório digital centralizado, acessível de qualquer lugar e a qualquer momento.
Funcionalidades do software de gestão de contratos que garante eficiência
Centralização de Documentos
Todos os contratos e documentos relacionados são armazenados em uma única plataforma digital, garantindo que as informações sejam facilmente acessíveis.
Automação de processos
Com recursos como templates de contratos, fluxos de trabalho automatizados e lembretes para prazos críticos, o software minimiza a necessidade de intervenções manuais.
Revisão e aprovação remotas
A possibilidade de compartilhar documentos com membros da equipe, mesmo que estejam em locais diferentes, acelera revisões e aprovações, eliminando atrasos causados por trocas físicas de arquivos.
Assinaturas eletrônicas
As assinaturas eletrônivas eliminam a necessidade de imprimir, assinar e escanear documentos, permitindo que as assinaturas sejam feitas digitalmente, em segundos.
Relatórios e Analytics
Ferramentas integradas de análise oferecem insights sobre o desempenho dos contratos, ajudando as equipes a tomar decisões mais rápidas e informadas.
Reduzindo erros e aumentando a conformidade
Além de economizar tempo, os softwares de gestão de contratos contribuem para a redução de erros e na garantia da conformidade legal. Processos manuais estão sujeitos a falhas humanas, como perda de prazos, incorreções em cláusulas contratuais ou uso de versões desatualizadas de documentos. Problemas que, embora comuns, podem acarretar custos significativos para as empresas, tanto financeiros quanto reputacionais.
Com funcionalidades como notificações automáticas de prazos, revisões programadas e o uso de templates padronizados, os softwares minimizam drasticamente essas ocorrências. Cada contrato segue fluxos de trabalho pré-configurados que garantem a inclusão de cláusulas obrigatórias e o cumprimento de requisitos regulatórios, o que não apenas economiza tempo, mas também evita litígios e penalidades que poderiam comprometer a operação da empresa.
Em setores altamente regulamentados, como o financeiro, farmacêutico e de tecnologia, essa garantia de conformidade é um diferencial estratégico. A automatização oferece segurança jurídica e facilita auditorias, tornando os processos mais transparentes e rastreáveis.
Sustentabilidade e transformação digital
Outra vantagem muitas vezes negligenciada dos softwares de gestão de contratos é o impacto positivo na sustentabilidade das operações empresariais. A eliminação de documentos físicos reduz significativamente o consumo de papel, contribuindo diretamente para a preservação ambiental. Para empresas que buscam melhorar seus indicadores de sustentabilidade ou que desejam atender às expectativas de consumidores e investidores mais conscientes, essa transição digital representa um avanço importante.
Além disso, a digitalização dos contratos está alinhada com as tendências de transformação digital. Em um mercado cada vez mais competitivo, empresas que adotam ferramentas tecnológicas robustas têm maior capacidade de se adaptar às mudanças, melhorar sua eficiência operacional e gerar valor para seus clientes. Essa modernização não é apenas uma necessidade operacional, mas também um investimento na longevidade do negócio.
Leia também: Tendências em sustentabilidade e digitalização
Como medir o impacto da economia de tempo?
Adotar um software de gestão de contratos é apenas o começo. Para extrair o máximo valor da ferramenta, é importante medir e acompanhar os resultados alcançados. Indicadores como o tempo médio de aprovação de contratos, a redução no número de erros e o aumento na produtividade das equipes são métricas essenciais para avaliar o impacto da tecnologia.
Empresas que adotam essa abordagem analítica conseguem identificar pontos de melhoria contínua e otimizar ainda mais seus processos. Além disso, relatórios gerados automaticamente pelo sistema oferecem insights valiosos que ajudam na tomada de decisão estratégica que podem ser utilizados para justificar investimentos futuros em tecnologia e demonstrar o retorno sobre o investimento.
Por que adotar agora um software de gestão de contratos?
Em um mundo onde a competitividade está cada vez mais ligada à agilidade, não faz sentido continuar utilizando métodos obsoletos para gerenciar contratos. Além de economizar tempo, os softwares de gestão de contratos ajudam a reduzir custos operacionais, minimizar erros e melhorar a transparência nos processos.
Leia também: 6 benefícios do software de gestão de contratos para os departamentos jurídicos
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