A automação de documentos, em vários níveis e formas, é utilizada em diversos setores da economia. Confira!
O que é automação de documentos?
A automação é o uso da tecnologia para reduzir o esforço na execução de tarefas ou processos específicos. Na gestão administrativa de empresas dos mais diferentes setores, todo o processo e fluxo de trabalho envolvido na produção e elaboração de documentos pode ser automatizado. Essa evolução tecnológica na automação de documentos tem permitido aos usuários criar documentos de forma rápida, prática e assertiva, ao mesmo tempo, que oferece segurança e agilidade necessária para uma relação mais produtiva entre prestadores de serviços e clientes.
Por que automatizar documentos e contratos?
Entre os principais motivos para implementar um sistema de automação de documentos nas organizações e empresas é principalmente a capacidade de melhora na eficiência dos fluxos de trabalho, comunicação e relação dos envolvidos.
A automação dos documentos em uma organização ou empresa oferece maior rapidez, segurança e garantia para que os documentos sejam criados sempre com perfeição.
Benefícios da automação
Na prática, podemos categorizar os benefícios da automação de documentos em benefícios funcionais – relacionados à economia de tempo e à geração de documentos de maneira segura – e comerciais.
Entre os principais benefícios funcionais, destacam-se:
- Velocidade: elaboração de um ou vários documentos ao mesmo tempo.
- Precisão: configurações e permissões dos usuários personalizadas, o que diminui a chance de cometer erros e reduz os ciclos de revisões.
- Redução da codificação: um sistema de automação de documentos bem estruturado pode automaticamente importar dados e arquivos externos de outras fontes de dados, o que significa menos erros e melhor produtividade.
- Análise de dados e informações: a automação ajuda a manter os documentos organizados e dados contratuais estruturados, o que facilita, por exemplo, a execução de relatórios e a verificação de resumos dos termos comerciais e qualquer outro do interesse da organização.
- Aprovação e auditoria: os documentos automatizados podem ser configurados para incorporar (e acelerar) processos internos de aprovação, abrindo caminho não apenas para a celeridade, mas também para garantir documentos seguros e auditáveis.
Já entre os benefícios comerciais na automatização de documentos, podemos elencar:
- Mais tempo para dedicar a metas relevantes: equipes com mais tempo podem prover mais esforços em tarefas complexas e de alto valor para empresa e organização. Assim aumenta-se a eficiência da organização, à medida que elimina-se o trabalho repetitivo exigido na elaboração, arquivamento e segurança dos documentos.
- Melhor relacionamento e experiência com os clientes: os clientes esperam que o trabalho seja concluído de forma rápida e conveniente, mas entregue com qualidade e segurança.
Setores que usam a automação de documentos
Meios de comunicação
A comunicação e a mídia estão por todos os lados, são uma constante no nosso dia a dia, e isso significa que este setor está cada vez mais sob pressão para proporcionar ao público campanhas, projetos e informações com precisão impecável, longe de qualquer equívoco que coloque seu trabalho em xeque.
Isso por si só representa um desafio assustador, e ainda necessita a geração manual de muitos documentos e cumprimento de formalidades contratuais. Com a automação de documentos, esse desafio tem se tornado muito mais simples de enfrentar.
Os profissionais da indústria de mídia e comunicação estão utilizando a automação de documentos para auxiliar nos seguintes projetos:
- Acordos de aquisição de conteúdo;
- Licenças de conteúdo;
- Legendagem e dublagem;
- Contratos de venda com patrocinadores.
Produção e comercialização de softwares
A automação de documentos permite a interação entre as empresas de tecnologia envolvidas nos processos de produção de softwares e aplicativos, bem como agiliza os contratos com os novos clientes. A carteira de clientes recebe notificações e pode agendar atualizações e upgrades de seus produtos e serviços.
Outras maneiras que a indústria de tecnologia usa a automação de documentos incluem:
- Contratos para diferentes níveis de prestação de serviço;
- Declarações de trabalho;
- Acordo de distribuição de licenças, produtos e serviços.
Negócios Imobiliários
A compra e venda de imóveis de forma ágil e segura para todas as partes é um desafio enfrentado no dia-a-dia das imobiliárias. Neste sentido, a tecnologia de automação de documentos ajuda a administrar a demanda massiva da criação e preparação de documentos que envolvem o fluxo de atividade dos negócios imobiliários.
Gerenciar todos esses documentos em um sistema de automação gera eficiência, melhora a produtividade e, sobretudo, consome menos tempo das equipes de trabalho.
Para as imobiliárias, a automação de documentos auxilia nos seguintes fluxos:
- Contratos de aluguel;
- Contratos de compra e venda;
- Armazenamento de escrituras;
- Fiança e seguro aluguel.
Setor Financeiro
O setor financeiro lida com muitos dados confidenciais que não apenas precisam ser mantidos em segurança, mas também usados com precisão. Vários são os processos que envolvem a documentação, como revisão, entrada de dados, auditoria e rastreamento de documentos para efetivar o serviço de empréstimos pelas financeiras ou bancos. Neste contexto, a automação de documentos aprimora a agilidade e precisão na prestação de serviços das financeiras, como empréstimos e seguros.
Exemplos de como os bancos podem usar as melhores ferramentas:
- Contratos de empréstimos;
- Documentos de segurança;
- Governança corporativa.
Saúde
Poucos setores têm uma necessidade mais urgente de tecnologias de automação de fluxo de trabalho, como o da saúde, visto que os clientes de clínicas médicas e hospitais exigem serviços cada vez mais personalizados e eficientes. Assim, a automatização dos fluxos de trabalho podem ajudar as organizações de saúde a substituir tarefas repetitivas e tediosas, permitindo que os funcionários se concentrem em fornecer níveis mais elevados de atendimento ao paciente.
O papel da automação de processos nas organizações de saúde ajuda, principalmente, simplificar processos relacionados à conformidade e aliviar funcionários de algumas das tarefas que eles realizam de forma repetitiva.
As organizações de saúde podem usar a automação para criar:
- Contratos de trabalho
- Contratos de serviços
- Remuneração e benefícios dos colaboradores
- Contratos de parceria
- Contratos de fornecedores
Educação
Muitos documentos em papel ainda são utilizados em escolas e outras instituições educacionais, como faturas, planilhas de horas e documentos para os funcionários, contratos de ensino, entre outros. Entretanto, digitalizar informações no setor de educação tornou-se um requisito crucial para ampliar a velocidade e a facilidade de acesso às informações. A automação de documentos é uma maneira de manter os processos administrativos em execução, permitindo que as pessoas responsáveis por esses processos economizem muito tempo.
Algumas situações que as escolas podem utilizar a automação de documentos:
- Processos de inscrição de alunos
- Preencher formulários e documentos remotamente
- Extrair dados e resumos para relatórios
Jurídico
Por fim, a automatização da criação de documentos faz parte da transformação do trabalho jurídico e ocupa cada vez mais um lugar de destaque na lista de prioridades no setor jurídico.
A automatização permite atualizar modelos, padronizar cláusulas e gerar documentos no menor tempo possível, ajudando os advogados a substituir tarefas repetitivas, armazenar suas informações digitalmente e evoluir para processos menos dependentes de papel e, inclusive, adotar assinaturas eletrônicas em seus processos.
Alguns documentos que o jurídico pode automatizar:
- Acordos de Confidencialidade
- Petições
- Contestações
- Recursos
- Contratos comerciais
- Contratos de trabalho
- Procurações
Com certeza, as oportunidades de automação de documentos nos diferentes setores da economia são muito mais amplas. Tentamos delinear algumas possibilidades para ajudá-lo a mostrar o quanto a automação pode se tornar um recurso importante para economizar tempo e custos na criação de documentos, além de ajudar na conclusão de relatórios, coletar informações para auditorias de conformidade e localizar dados rapidamente.
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