Com a automação de documentos é possível criar documentos com mais rapidez e de acordo com os
padrões da empresa.
Quais os benefícios de criar documentos com mais rapidez e precisão?
É fato que a realização das atividades empresariais implica em ter relações múltiplas com clientes, fornecedores, parceiros da cadeia de produção, inclusive com prestadores de serviços logísticos. No dia a dia dos negócios, não há dúvida que, para manter todas essas relações, é necessário criar e assinar documentos. Para realizar os pedidos de suprimento e reposição de estoque, gerar guias de transporte, firmar contratos ou emitir documentos fiscais, em qualquer desses processos, as empresas demandam esforços na elaboração de documentos de forma ágil, precisa e segura. Já em grandes empresas, os funcionários criam inúmeros documentos, apresentações e e-mails comerciais todos os dias.
É nesse contexto da criação eficiente e assertiva de documentos que a automação será cada vez mais necessária e adotada por grandes e pequenos negócios. Sem um sistema de automação de documentos, a criação de documentos recorrentes pode levar a horas de trabalho desnecessárias. Contudo, a automação de documentos, em tempos de digitalização acelerada dos processos, não deve se limitar tão somente à desmaterialização, ou seja, a eliminação do papel, pastas e arquivos-morto. É indispensável que as novas ferramentas para automação de documentos eliminem o trabalho operacional das equipes, permitindo mais tempo para acelerar os negócios e fortalecer as relações e a satisfação dos clientes.
Como a automação transforma seu fluxo de trabalho?
Os fluxos de trabalho automatizados de documentos otimizam o processo de criação de documentos, aumentando a eficiência e a conformidade no local de trabalho. As empresas podem agilizar a criação de contratos, cotações e materiais de vendas compatíveis e levar a produtividade de sua empresa para o próximo nível.
Os funcionários podem criar documentos de que precisam com muito mais rapidez e dentro da conformidade com as diretrizes visuais da empresa. Isso leva a um perfil mais consistente e profissional, bem como garante que a marca da empresa seja facilmente reconhecível.
As empresas diferem-se quanto aos processos e documentos gerados, construídos a partir de suas características e peculiaridades. É por isso que a fase de análise inicial é essencial para definir cada aspecto, em detalhes, da ferramenta de automação de documentos.
Considere, por exemplo, os seguintes tipos de documentos que podem ser criados de maneira automatizada:
- Pedidos de compra;
- Faturas;
- Contratos emitidos pelo departamento jurídico e de compras;
- Solicitações diversas dos colaboradores ao departamento de pessoal;
- Emissão de circulares e normativas dentro da empresa;
- Documentos para participação em licitações;
- Petições e peças processuais;
- Procurações
- Atas de reunião e assembleia
Como a automação de documentos vincula conformidade e produtividade?
A automação de documentos economiza tempo ao criar documentos complexos, automatizando e otimizando fluxos de trabalho de criação de documentos com base em decisões específicas tomadas pelos colaboradores.
Os administradores podem configurar modelos de documentos avançados, como contratos e cotações, para que todos os operadores sejam orientados por opções simples que permitem a criação automática de documentos adaptados às suas necessidades.
As empresas são capazes de garantir um alto nível de governança e garantia de qualidade para documentos complexos produzidos pelos departamentos de vendas e jurídico.
Os funcionários podem criar documentos muito complexos muito rapidamente com modelos dinâmicos e podem ter certeza de que estão usando o conteúdo mais atualizado.
Em poucos cliques de maneira muito intuitiva, a automação ajuda você e a sua equipe:
- obter a versão final de um documento;
- eliminar o trabalho operacional;
- padronizar as cláusulas;
- aumentar a gestão de sua equipe;
- criar documentos de forma segura e confiável.
Concluindo, você pode criar documentos complexos rapidamente com modelos dinâmicos e pode ter certeza de que estão usando o conteúdo mais atualizado e de acordo com o padrão da sua empresa.
