A automação de documentos está revolucionando o setor de Recursos Humanos (RH), substituindo tarefas manuais repetitivas por processos digitais eficientes. Essa mudança traz diversos benefícios, como aumento da produtividade, redução de erros e custos, e melhor experiência para colaboradores.
Em que consiste a automação de documentos de RH?
Muitas das atividades do departamento de Recursos Humanos [RH] que envolvem a criação de documentos são realizadas manualmente, mas a tecnologia agora oferece muitas oportunidades para automatizar os processos de RH. Como é de conhecimento de todos nós, aplicativos para impressão e arquivos físicos cheios de pastas complicam a rotina de qualquer departamento.
Mas as empresas já estão substituindo esses sistemas baseados em papel por processos digitais, movendo tudo para a nuvem. E a automação de documentos de Recursos Humanos alavanca a tecnologia para substituir as tarefas tradicionalmente manuais, como você poderá ver a seguir. Acompanhe e aproveite a leitura.
Quais são as vantagens de automatizar os documentos de RH?
Primeiro, o objetivo de automatizar os documentos e fluxos de trabalho de RH é libertar os funcionários das tarefas manuais mais tediosas. Neste sentido, a automação tem um impacto inegável na produtividade. Em vez de gastar tempo com a papelada e sua organização, os colaboradores podem se concentrar em atividades mais importantes, como criar estratégias e analisar dados.
Quando as empresas transferem as tarefas de RH que exigem horas de processamento manual para um sistema automatizado, os funcionários ficam livres para trabalhar em outros projetos. Esses ganhos de eficiência desempenham um papel importante no aumento da produtividade geral do departamento de recursos humanos.
Segundo, a precisão melhora com a automação de RH. O erro humano é inevitável com processos manuais, mas a automação pode eliminar esses problemas, por isso a automação também agrega valor aos documentos e aprimora a qualidade e conformidade. Esse último benefício, por sinal, se torna cada vez mais importante no ambiente corporativo, à medida que processos organizados de RH são essenciais para contratação, treinamento e respeito à legislação trabalhista.
Assim, uma empresa pode automatizar e melhorar muitos processos de RH, em todas as etapas da vida funcional de seus colaboradores: recrutamento, contratação, gestão de talentos, integração, gestão da força de trabalho e processamento da folha de pagamento. Neste sentido, a automação no setor de recursos humanos é essencial para agilizar o trabalho e os fluxos de documentos, sendo um elemento chave para colaboradores mais satisfeitos e motivados.
Qual a documentação ou processo que pode ser automatizada no RH?
A grande maioria dos processos do RH envolve documentos e esses processos costumam ser gerenciados com papel ou e-mails. Como resultado, demoram mais do que o esperado. Além disso, às vezes, documentos e formulários e até mesmo emails podem ser perdidos. Isso obriga os funcionários a solicitá-los várias vezes, gerando mais carga e estresse para os gestores de recursos humanos.
Entretanto, a automação para esses procedimentos, é muito fácil e pode ser usada para:
- Recrutamento de pessoal;
- Integração de novos funcionários;
- Saída de funcionários;
- Solicitação de treinamento e gerenciamento de habilidades;
- Avaliação de desempenho;
- Solicitação de Férias;
- Aviso de ausência e atestados;
- Mudança de cargo / local de trabalho
- Solicitação de documentos de RH (certificado de trabalho, recibos, etc.)
Veja como fazer isso com um sistema de automação de documentos que permite criar, colaborar em tempo real e definir fluxos de trabalho.
Etapa 1 – Defina o fluxo
Primeiro, defina seus formulários. Determine quais campos coletarão informações relevantes para o fluxo de trabalho. Por exemplo, em um pedido de licença: data de partida, data de retorno, etc. Em seguida, defina seu fluxo de trabalho. Então, determine as tarefas que sua equipe precisa realizar: atribua usuários e funções a cada tarefa. Por exemplo, em um pedido de licença: a pessoa que aprovará os pedidos, etc.
Etapa 2 – Integre os sistemas
Em seguida, identifique os sistemas que entram em jogo em seu fluxo de trabalho (ERP, bancos de dados, …). Determine de onde as informações virão e onde serão salvas para a criação e preenchimento de seus documentos.
Etapa 3 – Implemente a automação
Por fim, use a automação de documentos para lidar com cada uma dessas tarefas de forma rápida, confiável e consistente para tornar o processo de integração mais gerenciável, promovendo a colaboração e evitando possíveis problemas de conformidade ao criar documentos sem erros e de forma mais eficiente.
A automação também poderá oferecer aprovações seguras e em tempo real enquanto se atualiza imediatamente um documento. Distribuir automaticamente os documentos para o armazenamento correto, definir e implementar uma estratégia digital para assinaturas eletrônicas e acelerar os processos de recrutamento, monitorando e aprovando todas as solicitações com rapidez e eficiência, deixando todos mais satisfeitos com a comodidade do processo.
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