Imagine o seguinte cenário! Um representante de negócios sai em viagem para participar de uma conferência ou visitar clientes e, de repente, surge uma oportunidade de negócio. A conversa avança e há a necessidade de apresentar um contrato rapidamente para formalizar o acordo. Entretanto, o modelo mais recente de contrato está com a equipe de compras, cujo responsável está de férias.
Sem acesso imediato ao documento atualizado, o vendedor recorre a um e-mail antigo que encontrou em sua caixa de entrada. Essa situação ocorre com frequência e evidencia a importância de se ter um repositório centralizado de contratos por meio de uma solução de Contract Lifecycle Management (CLM).
Uma das maiores vantagens de um software CLM é a possibilidade de guardar e disponibilizar todos os documentos e dados contratuais em um único local, acessível a qualquer hora do dia, para qualquer membro da equipe autorizado. No caso descrito, bastaria ao vendedor baixar o contrato certo, sem depender de trocas de e-mails ou da disponibilidade do profissional de compras.
A seguir, você verá como a adoção de um repositório centralizado de contratos pode tornar a gestão desses documentos muito mais eficiente.
Acesso ininterrupto aos modelos de contrato mais recentes
Uma das maiores vantagens de um software CLM é a possibilidade de armazenar e disponibilizar todos os documentos e dados contratuais em um só lugar, 24 horas por dia, 7 dias por semana, para qualquer pessoa da equipe com acesso autorizado à Internet.
No exemplo citado, se o vendedor tivesse esse recurso, poderia ter baixado o modelo de contrato atualizado — mesmo que o responsável por compras estivesse de férias. Assim, evitariam-se problemas como o uso de versões incorretas ou com cláusulas específicas de outro cliente e não haveria necessidade de trocar diversos e-mails para encontrar o contrato correto.
Transparência de alteração e atualização
Quando alguém utiliza um contrato antigo ou desatualizado, a inserção de novas cláusulas sem o devido conhecimento gera riscos ocultos que podem trazer implicações legais ou financeiras. Um sistema de CLM oferece rastreamento de todas as mudanças realizadas no documento, respondendo às perguntas “quem modificou?”, “o que foi alterado?” e “quando?”. Tal visibilidade protege a empresa de surpresas desagradáveis, visto que com o CLM, é possível:
- registro histórico de cada versão;
- maior segurança em revisões e aprovações;
- redução de retrabalho na localização de divergências.
Trilha de auditoria
Além da transparência, o CLM fornece registros que auxiliam na manutenção da conformidade. Processos automáticos podem ser configurados para notificar a equipe em caso de desvio de cláusulas pré-aprovadas, reduzindo falhas humanas.
Ter todo o histórico em uma única plataforma simplifica auditorias e mostra de forma clara o status de cada contrato, bem como os responsáveis pelas etapas de revisão e aprovação.
Criação facilitada de contratos
Muitos documentos antigos podem estar em formatos difíceis de editar, como PDF. Nem sempre a equipe tem acesso ou conhecimento de ferramentas específicas para edição, o que torna lento o processo de revisão.
Uma solução CLM robusta oferece compatibilidade com ferramentas para que qualquer integrante da equipe possa criar, revisar ou atualizar cláusulas sem complicações.
Conclusão
De acordo com pesquisas do Aberdeen Group, empresas de alta performance conseguem reduzir em 15% a 20% o tempo de ciclo de criação e aprovação de contratos ao adotar soluções de CLM. Isso ocorre, em grande parte, por causa da centralização dos dados e das automações que essas plataformas oferecem.
Centralizar seus contratos não só evita a ineficiência e o risco de usar documentos desatualizados, mas também promove transparência, conformidade e colaboração entre equipes. Com processos mais ágeis e confiáveis, a empresa pode focar naquilo que realmente importa: construir relacionamentos sólidos e duradouros, impulsionando o crescimento do negócio com segurança e profissionalismo.
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