Ninguém melhor que uma equipe jurídica para saber que o ciclo de vida do contrato é determinado por detalhes que requerem atenção especial antes de serem firmados, visto que a gestão de contratos inclui tarefas típicas, como arquivamento de documentos e obtenção e estruturação de informações que são importantes para a elaboração e execução de um contrato.
Para o setor jurídico, se os contratos não forem gerenciados adequadamente, os riscos legais e de conformidade aumentam drasticamente. Nesse sentido, com o intuito de evitar a ocorrência de erros na elaboração dos contratos bem como facilitar o acompanhamento do ciclo de vida, implementar uma solução de gestão de contratos é, sem dúvida, a síntese de muitas horas de trabalho.
Quais as principais funcionalidades de um software de gestão de contratos?
Elaborar e arquivar documentos, monitorar contratos e alterações contratuais – todas essas são tarefas costumam integrar a gestão automatizada. Em síntese, o foco está no arquivo central do contrato e isso resulta nas seguintes tarefas :
☑ Acompanhamento de prazos
☑ Pesquisa
☑ Planejamento de liquidez
☑ Arquivamento
☑ Os dados do arquivo de contrato podem ser usados como base de informações para avaliações de risco adicionais (controle de contrato).
Quais são as vantagens da gestão de contratos?
O gerenciamento profissional de contratos economiza tempo e libera recursos. à medida que as informações obtidas com base na gestão inteligente de contratos estão disponíveis de forma estruturada e podem servir de base para novas avaliações.
Acima de tudo, a gestão inteligente de contratos pode economizar custos – custos que surgem se prazos ou obrigações contratuais são negligenciados ou são tomadas decisões de negócios que mais tarde se revelam erradas, visto que com a experiência adequada, seria possível tomar uma decisão diferente com base em um gestão pensada de contratos.
Ao mesmo tempo, as ferramentas de gestão de contratos também são capazes de recriar espaços de trabalho virtuais para as equipes que desejam digitalizar sem perder eficiência e os prazos dos contratos.
Dito isso, vamos aos principais benefícios da adoção de software de gerenciamento de ciclo de vida de contratos no setor jurídico.
Benefício 1. Todo o ciclo de vida de um contrato a um clique de distância
Os advogados podem elaborar contratos com apenas um clique graças ao sistema é capaz de gerar contratos automaticamente. A edição intuitiva e os modelos personalizáveis também facilitam a fase de revisão.
Assim, as equipes jurídicas concentram-se nos fatores mais estratégicos, visto que os recursos de criação automática garantem contratos e conformidade sólidos, permitindo que os advogados concentrem sua atenção em outras atividades
Benefício 2. Fluxo de trabalho simplificado e ágil
A centralização de todos os documentos relativos a uma determinada prática permite consultá-los e modificá-los a qualquer momento, onde quiser. Além disso, o sistema quando avançado permite visualizar o histórico e o acompanhamento de todos os contratos, incluindo rascunhos, apêndices e anexos, personalizando sua exibição por meio de um sistema de tags inteligentes.
Benefício 3. Minimiza riscos e garante a conformidade com mais facilidade
A conformidade é um aspecto significativo para os advogados que lidam com contratos. Isso ainda é mais significativo em grandes contratos envolvendo várias partes. Muitas equipes destacam que acompanhar a evolução da conformidade regulatória tem sido um desafio contínuo (e caro) para os consultores jurídicos.
Uma solução de gerenciamento de contratos permite que os advogados acompanhem todas as etapas e ações realizadas pelos vários usuários envolvidos. Além disso, poder registrar todas as etapas operacionais de um determinado contrato é uma grande vantagem em caso de problemas ou auditorias.
Benefício 4. Eficiência e economia de tempo
Receber notificações quando o prazo se aproxima, assinar documentos digitalmente e ter acesso a um arquivo personalizado são apenas algumas das vantagens que o software digital para departamentos jurídicos pode oferecer. A economia de tempo dedicada a ações de baixo valor agregado é significativa e aumenta drasticamente a eficiência e a produtividade.
Benefício 5. Transparência e visibilidade
Mais transparência em função da tecnologia aplicada. Sistemas automatizados para gerenciar contratos permitem identificar riscos e oportunidades por meio de dados contratuais otimizados. O rastreamento de despesas e os relatórios de desempenho garantem a conformidade, enquanto painéis intuitivos e confiáveis ajudam a prever possíveis gargalos em um fluxo de processo.
Benefício 6. Contratos certos no lugar certo
Graças ao repositório central, os advogados não precisam mais perder tempo procurando os documentos do contrato, mas saberá exatamente onde encontrá-los. Com os contratos digitais, os advogados podem reduzir diretamente os custos e o volume de negócios graças a análises.
Conclusão
A gestão tradicional de contratos em papel é cara em termos de tempo e produtividade: o arquivo ocupa espaço, a entrada de dados e a procura de informação demoram muito e o não cumprimento dos prazos acarreta multas.
É por isso que existem soluções de processos de gestão de contratos de forma digital , com uma metodologia que permite otimizar processos, simplificar atividades e obter maior eficiência no workflow.
Com o processo digital, todas as complexidades do processamento manual são removidas. A digitalização de contratos simplifica o arquivamento e a recuperação de informações, colocando os contratos em um único banco de dados central.
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