Como vimos em artigos anteriores, o gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) ajuda as organizações a manter uma abordagem disciplinada na gestão de seus de negócios. Através de um processo estruturado e eficiente, o CLM garante que cada etapa, desde a pré-contratação até a pós-execução, seja gerenciada com expertise e proatividade.
Ter um forte processo de gerenciamento do ciclo de vida de contratos Isso ajuda a reduzir o risco e a aumentar a probabilidade de contratos importantes serem concluídos conforme planejado. Neste âmbito, as soluções de gerenciamento do ciclo de vida do contrato visem resolver todas as partes do ciclo de vida do contrato e impactar de forma rápida e conveniente partes específicas do processo.
O software de gerenciamento do ciclo de vida de contratos foi projetado para oferecer às equipes uma maneira simples e direta de assinar, armazenar, rastrear e relatar contratos empresariais, ajudando a:
- minimizar os riscos do contrato;
- cumprir as regulamentações;
- auditar compromissos quanto ao desempenho; e
- manter-se organizadas do início ao fim.
Fases de gerenciamento do ciclo de vida do contrato
O gerenciamento do ciclo de vida do contrato consiste basicamente em seis etapas.
1. Planejamento Estratégico:
A jornada do CLM inicia com uma análise meticulosa das necessidades, objetivos e recursos da empresa. Essa avaliação abrangente serve como base para a definição da estratégia ideal de gerenciamento de contratos. A partir da análise, objetivos SMART (específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporizáveis) são estabelecidos para nortear o processo de CLM e garantir o sucesso da estratégia.
Por fim, se faz necessário a alocação eficiente de recursos humanos, financeiros e tecnológicos para a implementação eficaz da estratégia de CLM.
2. Implementação Eficaz
Um processo de gestão de contratos bem definido, documentado e implementado garante clareza, consistência e eficiência em todas as etapas do CLM. Todos os envolvidos no processo, desde os colaboradores da equipe de compras e jurídicos até as partes contratadas, são treinados para compreender seus papéis, responsabilidades e o funcionamento do sistema de CLM.
A partir disso, uma comunicação transparente e frequente entre todas as partes interessadas evita falhas de comunicação e garante o alinhamento.
3. Pré-Contrato
Nesta etapa, uma análise profunda da contraparte, do mercado e dos riscos potenciais é realizada para embasar a estratégia de negociação e garantir a proteção dos interesses da empresa. Será aqui que os negociadores conduzem o processo de forma estratégica, buscando alcançar termos vantajosos e equilibrados para todas as partes.
Nesta etapa ocorre também a documentação, ou seja, o contrato é redigido de forma clara, concisa e juridicamente, garantindo que todas as obrigações, responsabilidades e expectativas estejam claramente definidas.
4. Pós-Assinatura
Monitoramento e gestão ativa praticamente define a fase pós-assinatura. Aqui o desempenho do contrato é monitorado de perto, com acompanhamento regular dos prazos, marcos e obrigações de todas as partes. Riscos potenciais são identificados proativamente e medidas eficazes são tomadas para mitigá-los e minimizar seus impactos negativos.
5. Pré-Renovação
O desempenho geral do contrato é avaliado de forma abrangente, considerando os objetivos iniciais, os resultados alcançados, o nível de satisfação das partes e as mudanças no mercado. Com base na avaliação, decisões estratégicas são tomadas sobre a rescisão, renegociação ou renovação do contrato, priorizando o melhor interesse da empresa.
6. Pós-Contrato
As lições aprendidas ao longo do ciclo de vida do contrato são documentadas e analisadas para identificar oportunidades de aprimoramento dos processos e da estratégia de CLM. As melhores práticas são implementadas para otimizar o processo de CLM e garantir a entrega de resultados cada vez melhores.
Benefícios do software para gerenciar o ciclo de vida do contrato
O software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato facilita o gerenciamento dos vários processos envolvidos no ciclo de vida do contrato. Quase todos os aspectos dos processos relacionados ao gerenciamento do ciclo de vida do contrato podem ser executados manualmente, mas a incorporação de software específico economiza tempo e reduz riscos. Também permite fornecer mais informações sobre os detalhes de sua carteira de contratos.
Aqui estão alguns motivos pelos quais as organizações têm usado um software de gerenciamento do ciclo de vida de contratos:
- Assinatura de contrato mais rápida e fácil;
- Organização, acesso e visibilidade dos contratos;
- Acompanhamento e relatórios automatizados de contratos;
- Elimina o trabalho manual para cumprir os prazos dos contratos;
- Recursos do software, como notificação e envio automático de e-mail para datas que precisam ser lembradas e vencimento de contratos;
Conclusão
O gerenciamento eficaz do ciclo de vida do contrato é um investimento estratégico que gera benefícios duradouros para as empresas. Através de um processo estruturado, proativo e focado na otimização, o CLM contribui para o aumento da eficiência operacional, a mitigação de riscos, a maximização do retorno sobre o investimento e a construção de relacionamentos sólidos e duradouros com as partes contratadas.
