Com a solução de gerenciamento de contratos aDoc, processos como solicitação de contrato, preparação, avaliação jurídica, revisão, rastreamento de responsabilidade, renovação de contrato e extensão de prazo são gerenciados por meio do fluxo de trabalho. O processo desde a criação dos contratos até sua assinatura é acompanhado no sistema.
Por que gerenciar contratos é importante?
A gestão de contratos é parte estratégica dentro das organizações. Cada contrato formaliza obrigações, prazos e condições que precisam ser cumpridos para garantir a segurança jurídica e o bom funcionamento das operações comerciais.
Quando esse processo não é otimizado, surgem riscos como:
- Retrabalho e perda de tempo na busca de documentos.
- Desalinhamento de versões e falhas na comunicação por e-mail.
- Atrasos em aprovações ou assinaturas, prejudicando negociações e relacionamentos com parceiros.
- Erros de conformidade que podem acarretar sanções legais e danos à reputação.
Nesse contexto, a aDoc surge como a forma mais fácil e confiável de gerenciar contratos ao digitalizar etapas que anteriormente eram manuais, demoradas e pouco seguras.
Como funciona a aDoc?
A aDoc simplifica e gerencia todas as etapas do ciclo de vida de um contrato: solicitação, preparação, avaliação jurídica, revisão, rastreamento de responsabilidade, renovação e extensão de prazos. Cada etapa acontece dentro de um fluxo de trabalho definido, garantindo que nada seja esquecido ou atrasado. A plataforma faz o acompanhamento completo do contrato, desde a criação até a assinatura final.
- Solicitação de contrato: é feita dentro do sistema, eliminando e-mails e papéis dispersos.
- Preparação e avaliação jurídica: advogados e equipes de compliance podem revisar e propor alterações de maneira colaborativa.
- Revisão: partes interessadas visualizam o histórico de mudanças em tempo real, sem precisar garimpar versões antigas salvas em diferentes lugares.
- Assinatura: por meio de assinaturas digitais, o processo se torna mais ágil e seguro, dispensando a necessidade de imprimir e enviar documentos físicos.
- Rastreamento de prazos e renovação: aDoc emite alertas automáticos quando um contrato se aproxima do vencimento ou precisa de revisão, minimizando o risco de vencimentos não controlados ou oportunidades perdidas de renegociação.
Principais funcionalidades e benefícios
1. Sistema central
A aDoc atua como um hub central, reunindo todas as fases e documentos contratuais em uma única plataforma.
- Aumenta a conformidade: todos os envolvidos utilizam o mesmo sistema, reduzindo riscos de extravio de informações.
- Eleva a eficiência: ao consolidar dados e processos, evita-se a duplicação de trabalho e facilita-se a colaboração entre departamentos.
- Melhora a acessibilidade: documentos e históricos de versão ficam disponíveis de forma organizada e segura, permitindo o acesso de qualquer lugar.
2. Economia de tempo
Gerenciar contratos por meio de armários, pastas ou trocas de e-mail frequentes pode ser extremamente demorado. Com aDoc:
- Busca de documentos: deixa de ser um problema, pois tudo está armazenado digitalmente.
- Compartilhamento simplificado: a plataforma permite que as partes relevantes encontrem a versão atualizada em segundos.
- Aprovação mais rápida: fluxos automáticos direcionam o contrato para os responsáveis certos, reduzindo filas de espera.
3. Redução de erros
Erros na revisão e aprovação dos documentos geram custos, multas e insatisfação do cliente. Ao utilizar o sistema:
- Transações mais seguras: aDoc mantém histórico de alterações e notifica os aprovadores na ordem correta.
- Satisfação do cliente: a confiabilidade do processo gera segurança e aumenta a taxa de negócios bem-sucedidos.
5. Rastreamento de processos
Cada etapa (solicitação, revisão e aprovação) é registrada, tornando simples a identificação de gargalos ou pendências.
- Criação automática de contratos: a partir de modelos e rascunhos pré-aprovados, garantindo padronização.
- Rastreamento de processos: a criação automática de contratos a partir de rascunhos de contratos e os processos de rastreamento de processos reduzem o tempo de processamento.
Conclusão
Com a plataforma de gerenciamento de contratos aDoc, as empresas podem centralizar, automatizar e otimizar todo o ciclo de vida contratual. A solução proporciona economia de tempo, redução de erros, maior segurança jurídica e melhor satisfação dos clientes, pois torna os processos mais eficientes e transparentes. Além disso, ao adotar fluxos de trabalho digitais, a empresa reforça suas práticas sustentáveis, diminui riscos de conformidade e amplia seu desempenho nos indicadores-chave de cada etapa contratual.
Assim, se a sua organização busca modernizar seus procedimentos, reduzir despesas operacionais e minimizar riscos legais, a aDoc se apresenta como a resposta ideal. Ao integrar todas as etapas de contrato em um só lugar e contar com recursos de inteligência artificial para automação, é possível garantir que sua equipe trabalhe de maneira coordenada e produtiva, impulsionando não apenas a eficiência interna, mas também a satisfação dos clientes e a competitividade de sua empresa no mercado.
Com a aDoc, você pode tornar os processos de gerenciamento de contratos das empresas mais eficientes, melhorando significativamente a satisfação do cliente e o desempenho dos negócios. Agende hoje mesmo uma demonstração.
